Ankiety, kwestionariusze, quizy i głosowania to ważne elementy komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Wewnątrz, szczególnie w okresie dużej popularności pracy zdalnej, a poza organizacją, kiedy chcemy zwiększyć zaangażowanie klientów w prowadzone projekty.
W świecie, w którym dane są złotem, narzędzia do ich zbierania i analizowania są kluczowe w pracy każdej firmy. Potężnym i jednocześnie prostym w obsłudze narzędziem jest Microsoft Forms, stanowiące część usługi Microsoft 365. Tym samym Forms zintegrowane są z najważniejszymi aplikacjami, takimi jak Teams, Outlook i Excel, co jeszcze bardziej zachęca do pracy z Forms.
W tym artykule przybliżymy Wam najważniejsze założenia Microsoft Forms i powiemy:
- Jakie są najważniejsze zalety Microsoft Forms?
- Gdzie najlepiej sprawdzi się Microsoft Forms?
- Jak tworzyć formularze w Microsoft Forms?
- Metody analizy danych w Microsoft Forms
- Copilot w Microsoft Forms
- Jak przenieść Google Forms do Microsoft Forms?
- Forms istotnym składnikiem Microsoft 365
- W jakich planach Microsoft 365 dostępny jest Microsoft Forms.
Jakie są najważniejsze zalety Microsoft Forms?
Intuicyjna obsługa
Microsoft Forms wyróżnia się prostotą obsługi, co pozwala użytkownikom na szybkie tworzenie formularzy bez potrzeby specjalistycznej wiedzy technicznej. Interfejs jest intuicyjny, umożliwiając efektywne zarządzanie ankietami i zbieranie odpowiedzi.
Analiza danych
Forms oferuje zaawansowane narzędzia do analizy danych, które są łatwo dostępne dla wszystkich użytkowników. Możliwość eksportu danych do Excela umożliwia przeprowadzenie głębszej analizy i generowanie szczegółowych raportów.
Zgodność z przepisami o ochronie danych
Microsoft Forms zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, zgodny z międzynarodowymi standardami, w tym GDPR. Opcje zarządzania dostępem i zabezpieczeń chronią wrażliwe informacje i zapewniają spokój ducha użytkownikom.
Dostępność w Microsoft 365
Forms jest ściśle zintegrowany z innymi aplikacjami Microsoft, takimi jak Teams czy OneNote, co zwiększa jego funkcjonalność i ułatwia współpracę w zespołach.
Gdzie najlepiej sprawdzi się Microsoft Forms?
Edukacja: quizy, egzaminy, ocena zdalna
Forms są szeroko stosowane w edukacji do tworzenia quizów i testów, zastępując klasyczne sprawdziany czy kartkówki. Możliwa jest automatyczna ocena odpowiedzi na podstawie wcześniej ustalonych informacji, a dzięki funkcjom analitycznym Forms nauczyciele mogą śledzić postępy poszczególnych uczniów. Ostatnia aktualizacja Microsoft Forms dla Edukacji wprowadza do narzędzia m.in. takie udogodnienia jak synchronizacja z Excelem, tryb ćwiczeń, czy udostępnianie ankiet ze wstępnie wypełnionymi polami. Ciekawą nowością jest wprowadzenie formularzy i quizów w wideo Microsoft Stream, czego celem jest zwiększenie zaangażowania uczniów w oglądane materiały.
Biznes: ankiety satysfakcji, formularze rejestracyjna
Firmy korzystają głównie z klasycznych ankiet, pomagającym im zrozumieć potrzeby i oczekiwania pracowników lub klientów. Forms jest dużą pomocą dla działów handlowych, HR czy marketingu. Dzięki formularzom rejestracji na wydarzenie organizacja imprez czy webinarów, przy jednoczesnym zbieraniu opinii tuż po zakończeniu. Wszystkie te informacje pozostają w jednym miejscu – usłudze Microsoft 365 – dzięki czemu dostęp mają wszyscy zainteresowani.
Badania rynkowe: ankiety, badania preferencji
Microsoft Forms to cenne narzędzie dla analityków rynkowych. Stosunkowo prosta ankieta umożliwia przeprowadzenie badań opinii i preferencji konsumentów. Dane, zebrane szybko, poprawnie i estetycznie, pozwalają na bieżąco dostosowywać strategie marketingowe, produktowe oraz sprzedażowe w dynamicznie zmieniających się trendach.
Jak tworzyć formularze w Microsoft Forms?
Żeby rozpocząć pracę z Microsoft Forms wystarczy przejść do menu dodatkowych aplikacji w panelu użytkownika Microsoft 365. Następnie należy wybrać opcję tworzenia nowych formularzy lub nowych testów. Dodając kolejne pytania trzeba wybrać jeden z rodzajów – pytanie otwarte lub zamknięte czy wybór z listy. Możliwa jest dodatkowa konfiguracja pytań, w której można ustawić wymaganie odpowiedzi, ograniczenie liczby odpowiedzi czy dodawanie pewnych warunków.
Metody analizy danych w Microsoft Forms
Odpowiedzi w czasie rzeczywistym
Jedną z kluczowych funkcji Microsoft Forms jest możliwość przeglądania odpowiedzi w czasie rzeczywistym. Narzędzie dostarcza natychmiastowe podsumowania, prezentowane w formie łatwo przyswajalnych wizualizacji – wykresów kołowych, liniowych czy słupkowych. Monitorowanie wyników na bieżąco, zwłaszcza przy ogromnej próbie respondentów, może pomóc w szybkiej identyfikacji trendów i natychmiastowej reakcji.
Zaawansowana analiza w Excelu
Dokładniejszą analizę zebranych informacji umożliwia eksport wyników do Microsoft Excel. W kontekście analizy danych Excel to potężne narzędzie, dostępne we właściwie każdym poziomie usługi Microsoft 365. Stosowanie rozbudowanych funkcji, takich jak przetwarzanie danych statystycznych, tworzenie zaawansowanych modeli danych, praca z tabelami i wykresami przestawnymi. To narzędzia, dzięki którym wydobycie głębszych wniosków z ankiet będzie znacznie prostsze. Podejmowanie decyzji, szczególnie biznesowych, powinno być oparte właśnie na takim podejściu.
Dashboardy w Power BI
Ankiety, formularze, quizy czy badania przeprowadzane na dużej stałej próbie lub stale rosnącej warto eksportować do Power BI. To świetne narzędzie z kategorii Business Intelligence, pozwalające tworzyć przejrzyste dashboardy z analizą wyników. Power BI pozwala analizować wyniki z więcej niż jednego Formsa, co jest jego przewagą nad innymi narzędziami. Dashboardy mogą zostać skonfigurowane w taki sposób, aby prezentować dane w czasie rzeczywistym, wykluczając ingerencję użytkownika.
Alerty i powiadomienia
Ustawienie alertów i powiadomień na podstawie określonych kryteriów w Microsoft Forms pozwala menedżerom i członkom zespołu na bieżące otrzymywanie informacji o kluczowych zmianach w danych. Te automatyczne powiadomienia mogą być skonfigurowane do alarmowania o ważnych trendach lub nieoczekiwanych wynikach ankiet, co jest szczególnie wartościowe w szybko zmieniających się środowiskach biznesowych i edukacyjnych.
Copilot w Microsoft Forms
Copilot rewolucjonizuje doświadczenie pracy z aplikacjami Microsoft 365. Copilot dostępny jest nie tylko w najpopularniejszych programach, takich jak Word, Excel, Outlook czy PowerPoint. Ten system sztucznej inteligencji trafił też do Microsoft Forms. Jego zadaniem jest wsparcie użytkownika w tworzeniu składnych, logicznych i estetycznych formularzy lub ankiet.
Żeby wykorzystać Copilota do stworzenia ankiety w Forms, wystarczy podać temat i nadać kontekst. Po chwili usługa dostarczy odpowiednie pytania wraz z sugestiami, które można wykorzystać do dopracowania ankiety.
Obecność Copilota w Microsoft Forms to nie tylko oszczędność czasu i wysiłku. Ankiety i formularze tworzone w ten sposób mają zwiększyć zaangażowanie odbiorców i wskaźnik odpowiedzi. Przez to autorzy mają otrzymać bardziej interesujące informacje, przydatne w późniejszej analizie.
Jak przenieść Google Forms do Microsoft Forms?
Przechowywanie danych w różnych usługach nigdy nie jest dobrym rozwiązaniem. M.in. ze względów bezpieczeństwa Microsoft zaleca, aby użytkownicy Microsoft 365 przenosili swoje formularze Google Forms do Microsoft Forms. Od stycznia 2024 firma udostępniła specjalne narzędzie, pozwalające administratorom usługi zbiorowo migrować formularze i ankiety z jednej aplikacji do drugiej. Po zakończonej migracji użytkownicy mają dostęp do swoich ankiet przez webową aplikację Forms w Microsoft 365 lub w aplikacji Windows 11.
Forms istotnym składnikiem Microsoft 365
Microsoft Forms wydaje się narzędziem mało ważnym. Pozwala tworzyć ankiety, formularze, zbierać i analizować dane. I właśnie dane są to kluczowe, bo one stanowią istotny element budowania strategii biznesowej. Wiele może zależeć od tego, jak na ankietę odpowiedzą użytkownicy, a to znów zależy od rodzaju postawionych pytań. Dzięki obecności Copilota zadawanie dobrych pytań staje się łatwiejsze. Analiza odpowiedzi w Excelu czy Power BI pozwala wyciągnąć wnioski, które z pewnością pomogą w podjęciu dobrych decyzji. Firmy muszą też zwrócić uwagę na bezpieczeństwo danych, które w Microsoft 365 stoi na najwyższym poziomie.
W jakich planach Microsoft 365 dostępny jest Microsoft Forms?
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Office 365 A1
- Office 365 A3
- Office 365 A5
- Microsoft 365 / Office 365 F3
- Microsoft 365 Apps for business
- Outlook.com
Przeczytaj więcej:
- Mniej znane aplikacje Microsoft 365: Loop
- Mniej znane aplikacje Microsoft 365: Bookings
- Mniej znane aplikacje Microsoft 365: Clipchamp
Źródło: forms.microsoft.com, centrumxp.pl, opracowanie własne
