Aplikacje pakietu Office to od lat jedne ze sztandarowych produktów Microsoftu. Word, Excel, PowerPoint i Outlook. W 2023 roku naprawdę trudno znaleźć osoby, które kiedykolwiek z nimi nie pracowały, a jeszcze trudniej o takie, które o tych aplikacjach nie słyszały. Zapotrzebowanie na usługi biznesowe w ostatnich latach wzrosło tak drastycznie, że doprowadziło do powstania Microsoft 365, spełniającego potrzeby nowoczesnych przedsiębiorstw. Klasyczny Office 2021 wciąż jest w grze, ale celuje w inną grupę odbiorców. Który i kiedy wybrać? Na to pytanie odpowiemy w poniższym materiale.
Microsoft 365 – czym jest?
Jeszcze do niedawna Microsoft 365 można było spotkać pod nazwą Office 365. Microsoft zdecydował się wprowadzić nową nazwę jednego ze swoich flagowych produktów, aby jak najlepiej określić wszystkie programy i usługi dostępne w ramach platformy. Według producenta Microsoft 365 ma być synonimem wydajności aplikacji, efektywności pracy, komfortu użytkownika oraz bezpieczeństwa danych, co przekłada się na wzrost produktywności całego przedsiębiorstwa przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów oprogramowania.
Microsoft 365 pozwala pracować w dwóch trybach — online i hybrydowym. Usługa w trybie online dostępna jest wyłącznie z poziomu przeglądarki internetowej, część programów dostępna jest w edycjach z uproszczonym interfejsem użytkownika, ale dostarczających optymalne doświadczenie pracy z rozbudowanymi dokumentami, zaawansowanymi arkuszami i interaktywnymi prezentacjami. Tryb hybrydowy dopuszcza pracę bez stałego połączenia z siecią.
Usługa sprzedawana jest w modelu abonamentowym, co oznacza, że opłata za korzystanie z aplikacji pobierana jest z konta co miesiąc lub co roku. Najważniejszą i najkorzystniejszą cechą Microsoft 365 w modelu abonamentowym jest dostęp do zawsze aktualnych wersji aplikacji wchodzących w skład usługi. I nie chodzi tylko o poprawki dotyczące bezpieczeństwa czy stabilności pracy, ale przede wszystkim o regularne wdrażanie zupełnie nowych funkcji programów. Oznacza to, że użytkownicy Microsoft 365 będą zawsze o krok przed posiadaczami klasycznej wersji pakietu Office 2021.
Microsoft 365 – do domu i firmy
Chociaż model subskrypcyjny kojarzony jest głównie jako rozwiązanie dla biznesu, to Microsoft 365 dostępny jest również dla użytkowników domowych. Edycje Personal i Family stanowią zestaw narzędzi świetnie sprawdzających się w domowych biurach, dla uczniów i studentów. Na szczególną uwagę zasługuje Microsoft 365 Family, z którego może korzystać aż 6 użytkowników, a przestrzeń w chmurze OneDrive wynosi aż 6 GB.
I oczywiście — Microsoft 365 to usługa głównie dla firm. W związku z tym to właśnie klienci biznesowi czerpią najwięcej korzyści i mają dostęp do wielu dodatkowych opcji. Klasyczne aplikacje Office, czyli Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote itd. dostarczane są w standardzie. W edycjach biznesowych pojawia się dodatkowo komunikator Teams, który może działać jako samodzielna aplikacja lub za pośrednictwem przeglądarki. Istotne są usługi dostępne tylko online, czyli programy SharePoint i Exchange.
SharePoint jest platformą usprawniającą przechowywanie oraz wymianę dokumentów, danych i informacji wewnątrz firmy z wykorzystaniem chmury obliczeniowej. Poprawnie skonfigurowane pulpity, foldery i przepływy pozwalają osiągnąć niemal pełną automatyzację pracy z plikami.
Serwer Exchange odpowiada za pocztę elektroniczną w firmowej domenie. Aktualnie Exchange jest najczęściej wykorzystywaną platformą mailową przez przedsiębiorstwa, ponieważ spełnia wszystkie potrzeby. Serwer Exchange zapewnia pełną kontrolę nad zasadami i bezpieczeństwem poczty, załączników, folderów udostępniania i kontaktów. Pracownicy mają dostęp do skrzynek w firmowej domenie, a jeden adres e-mail (login) daje dostęp do innych zasobów Microsoft 365.
Pakiety Microsoft 365 dla firm:
- Microsoft 365 Business Basic - to wersja Microsoft 365 dostępna tylko w formie online. Użytkownik otrzymuje dostęp do przeglądarkowych wersji aplikacji takich jak Word, Excel, PowerPoint i Outlook. W formie stacjonarnej dostępny jest jedynie komunikator Teams.
- Microsoft 365 Business Standard - rozwiązanie najczęściej wybierane przez klientów z sektora MŚP. W tej wersji użytkownik może zainstalować aplikacje Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams i innych na dysku komputera. Dzięki temu możliwa jest praca również w trybie offline lub zapisywanie dokumentów w katalogach urządzenia.
- Microsoft 365 Apps for business - to rozwiązanie plasujące się pomiędzy Microsoft 365 Business Basic a Business Standard. W ramach pakietu Apps for business użytkownik otrzymuje dostęp do stacjonarnych aplikacji Office oraz 1 TB przestrzeni w chmurze OneDrive.
Każda wersja pakietu Microsoft 365 oferuje 1 TB przestrzeni w chmurze OneDrive. 50 GB przestrzeni w skrzynkach pocztowych Exchange dostępne jest w ramach pakietów Business Basic oraz Business Standard.
Co musisz wiedzieć o Office 2021?
Microsoft Office 2021 to komercyjna nazwa zestawu aplikacji i narzędzi biurowych niewymagających opłat abonamentowych. Oznacza to, że raz kupiona kopia zostaje z użytkownikiem na zawsze. Taka wersja pozwala zainstalować programy na komputerze i po prostu pracować z Wordem, Excelem, PowerPointem czy Outlookiem.
Model jednorazowego zakupu pakietu Office 2021 ma dla użytkownika pewne wady. Przez cały cykl życia produktu w aplikacjach nie pojawią się nowe funkcje. Stale dostępne są poprawki stabilności, wydajności i bezpieczeństwa. Niedostępne są też funkcje oparte o sztuczną inteligencję, poczta Exchange czy przestrzeń w chmurze OneDrive.
Trzon pakietu Office 2021 tworzą dobrze znane programy. Edytor tekstu Word, arkusze kalkulacyjne Excel, prezentacje PowerPoint, notesy OneNote i klient pocztowy Outlook. To zestaw podstawowy. W bardziej rozszerzonych edycjach, tym samym droższych, dostępna jest też aplikacja bazodanowa Access i świetne narzędzie do tworzenia materiałów reklamowych Publisher.
Dla kogo Office 2021?
Dla kogo Office 2021? Tym samym, w zależności od wersji pakietu Office 2021, użytkownik otrzymuje desktopowe aplikacje Word, Excel, PowerPoint, OneNote oraz Outlook, Access i Publisher. Są jednak osoby, którym taka forma odpowiada. Chociaż <<klasyczny>> pakiet Office nie daje takich możliwości jak Microsoft 365, to cały czas jesteśmy w kontakcie z klientami zainteresowanymi właśnie taką formą dostępu do narzędzi biurowych. Office 2021 doceniają zwłaszcza ci klienci, którzy nie chcą często zmieniać oprogramowania, preferują pracę w trybie offline lub chcą mieć swobodny dostęp na przykład tylko do Worda lub Excela.
Microsoft Office 2021 będzie dobrym rozwiązaniem dla małych firm, które chcą korzystać z profesjonalnych narzędzi, ale nie potrzebują dodatkowych funkcji czy zaawansowanych systemów bezpieczeństwa. Office 2021 sprawdzi się w również w domu, wśród uczniów i studentów lub nauczycieli. W porównaniu do Microsoft 365 pakiet Office 2021 może być prostym narzędziem, zapewniającym optymalne doświadczenie pracy.
Pakiety Office 2021 dla firm:
- Office 2021 Home & Business - to podstawowa i wersja pakietu Office 2021 dedykowanego firmom i użytkownikom domowym. W skład pakietu wchodzą wszystkie najważniejsze aplikacje biurowe - Word, Excel, PowerPoint, OneNote oraz Outlook.
- Office 2021 Professional - to najbardziej rozszerzona wersja pakietu. Poza standardowymi aplikacjami biurowymi w pakiecie Professional znajdują się dodatkowe programy, takie jak Publisher oraz Access.
Wybierając Office 2021, trzeba mieć na uwadze, że żadna z dostępnych wersji nie oferuje dostępu do poczty Exchange oraz chmury OneDrive.
Microsoft 365 czy Office 2021 – co wybrać?
Co więc wybrać: Microsoft 365 czy Office 2021? Odpowiedź na to pytanie nie może być jednoznaczna. Wszystko zależy od potrzeb, rozmiarów firmy, nakładów finansowych. Większe przedsiębiorstwa i duże korporacje chętniej sięgają po Microsoft 365, bo ta usługa zapewnia kompleksowe wsparcie w pełnym zakresie zapotrzebowania na aplikacje, bezpieczeństwo, aktualizacje i ciekawe rozwiązania chmurowe. Office 2021 jest ceniony przez małe firmy i odbiorców indywidualnych, potrzebujących prostych zestawów narzędzi, z którymi można pracować out-of-the-box.
Źródło: opracowanie własne
