W firmach korzystających z ogromnych przestrzeni biurowych i tym samym z wielu sal konferencyjnych, ważne jest skuteczne zarządzanie ich wykorzystaniem. Zespoły potrzebujące takich sal, muszą rezerwować terminy ich wykorzystani, aby uniknąć sytuacji, kiedy w tym samym czasie z sali konferencyjnej chce skorzystać kilka grup na raz. Firmy posiadające usługę Office 365 mogą też zrezygnować z prowadzenia rozpiski rezerwacji przez sekretariat i przenieść tę czynność do Office 365, a konkretniej do modułu Kalendarza.
Dzięki zaawansowanemu kreatorowi wydarzeń, zarządzanie wykorzystaniem sal konferencyjnych jest niezwykle proste. Po wprowadzeniu wszystkich informacji o wydarzeniu, takich jak temat spotkania, data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia, a następnie zaproszeniu do udziału współpracowników, możemy przejść do Asystenta planowania (o tym narzędziu pisaliśmy w jednym z poprzednich poradników). Żeby do wydarzenia dodać również salę konferencyjną lub jakikolwiek inny pokój biurowy:
- Klikamy przycisk Dodaj pokój, znajdujący się w dolnej części okna.
- Wybieramy jedną z sal dostępnych na liście lub jeżeli nie jesteśmy pewni, że dana sala będzie w danym dniu i o danej godzinie wolna, klikamy polecenie Dowolny dostępny pokój.
Po wybraniu pomieszczenie zostaje ono dodane do listy uczestników. Następnie po zapisaniu wydarzenia w firmowym kalendarzu, inne zespoły będą widzieć, kiedy sala jest dla nich niedostępna.
