Jednym z wyjątkowo przydatnych elementów pakietu Office 365 jest kalendarz Outlooka. Ułatwia on niesamowicie organizację pracy, zwłaszcza gdy działamy w grupie, bowiem możemy go bez trudu udostępnić współpracownikom. Co jednak wtedy, gdy musimy udostępnić go komuś spoza organizacji bądź nieposiadającemu konta w odpowiednich usługach? Odpowiedź jest bardzo prosta – wystarczy udostępnić swój kalendarz w formie liku URL, który od odbiorcy wymagać będzie jedynie wklejenia do paska adresu w przeglądarce. Co jednak przy tym istotne, wgląd do udostępnionego elementu zyska każdy posiadacz wygenerowanego linka, wobec czego warto zachować ostrożność. Jeżeli Wasz kalendarz zawiera jakiekolwiek szczegóły, które chcielibyście ukryć przed innymi, to również nie powinno być z tym problemu – podczas wyboru opcji udostępniania można wybrać poziom detali wyświetlanych w linku. Niestety, nie jest możliwe zastosowanie kilku różnych ustawień dla jednego harmonogramu. Warto przy okazji wiedzieć, że adres URL generowany jest każdorazowo po zmianie ustawień, jednakże nawet te utworzone wcześniej i odmienne nadal będą funkcjonowały.
Aby wygenerować link do naszego kalendarza w programie Outlook:
- Logujemy się do Office 365 przy użyciu danych naszego konta.
- Przechodzimy do naszego Kalendarza. Jeżeli nie posiadamy jego ikonki na stronie startowej, wystarczy wejść w aplikację Poczta, po czym wybrać ikonkę kalendarza w lewym dolnym rogu ekranu.
- Na ekranie zostanie wyświetlony nasz kalendarz. Następnym krokiem jest kliknięcie ikony koła zębatego znajdującej się w prawym górnym rogu ekranu, po czym z wysuniętej po prawej stronie listy wybranie elementu Kalendarz.
- Przeniesieni zostaniemy do Opcji kalendarza. Po lewej stronie ekranu wyszukujemy pozycję Publikowanie kalendarza, po czym wybieramy ją.
- Na ekranie pojawią się zaledwie dwie opcje, w których dokonać możemy zmian: Wybierz kalendarz oraz Wybierz uprawnienia. Rozwijając pierwszą z nich, określamy, który element zamierzamy opublikować. Druga opcja natomiast służy do wybrania poziomu szczegółowości informacji wyświetlanych na podglądzie kalendarza. Oczywiście domyślne Bez udostępniania całkowicie blokuje omawianą funkcję. Gdy zmienimy już poziom uprawnień, należy wybrać polecenie Zapisz.
- Poniżej ustawień pojawią się dwa ciągi znaków, HTML oraz ICS, stanowiące odnośniki do naszego kalendarza. Wystarczy teraz skopiować dowolny z nich i przesłać go do naszego adresata, by ten zyskał możliwość podglądu naszego harmonogramu.
