Ponieważ korzystanie z wiadomości email coraz częściej służy umawianiu spotkań i organizacji pracy, program Microsoft Outlook 2007 posiada zintegrowany z pocztą kalendarz i organizer, który pozwala na łatwe planowanie zadań i informowanie o nich innych.
Dostęp do kalendarza uzyskujemy po kliknięciu na kontrolkę Kalendarz, która znajduje się w lewym dolnym rogu ekranu, na pasku narzędzi.
Możemy oglądać nasz kalendarz w widoku obejmującym różne przedziały czasowe. Na pasku tuż nad datą znajdują się przyciski Dzień, Tydzień oraz Miesiąc, włączające odpowiednie widoki.
Dodawanie wpisów do kalendarza
Aby szybko dodać do kalendarza nowe wydarzenie, klikamy na interesującą nas godzinę i wpisujemy treść notatki.
Po dodaniu wydarzenia możemy wydłużyć czas jego trwania klikając na biały kwadracik i rozciągając go.
Notatki szczegółowe dodajemy po dwukrotnym kliknięciu na interesującą nas godzinę.
Panel Opcje zawiera kilka bardzo przydatnych funkcji:
- Pokaż jako - domyślnie: "zajęty". Zaznacza, czy w czasie tego wydarzenia jesteśmy zajęci, wolni czy "poza biurem". Informacje te mogą być wartościowe dla tych, którzy planują spotkanie z nami.
- Przypomnienie - ustawiamy, kiedy program Outlook przypomni nam o tym wydarzeniu.
- Cykl - zaznaczamy, że zdarzenie odbywa się regularnie i podajemy szczegóły.
- Strefy czasowe - narzędzie do obsługi stref czasowych.
- Kategoryzuj - nadajemy notatce kategorie, co ułatwia porządkowanie kalendarza.
- Prywatne (symbol kłódki) - zaznaczenie tej opcji powoduje, że zdarzenie to będzie niewidoczne dla osób, którym wyślemy nasz kalendarz.
- Wysoka ważność (wykrzyknik) i Niska ważność (strzałka w dół) - określamy priorytet zdarzenia.
Po kliknięciu przycisku Planowanie przechodzimy do panelu planowania spotkania. Będzie to jeszcze łatwiejsze, jeśli posiadamy kalendarze innych osób. Możemy także wysyłać nasz wpis do kalendarza jako wiadomość email, aby poinformować innych o naszych planach lub zaprosić na spotkanie. Wystarczy kliknąć przycisk Zaproś uczestników.
Oto jak teraz wygląda widok całego miesiąca, po dodaniu różnych cech do notatki oraz zaznaczeniu jej jako powtarzającej się raz w tygodniu:
