Udostępnienie kalendarza wszystkim użytkownikom w Outlook umożliwia łatwe i wygodne zarządzanie spotkaniami, planowanie czasu i koordynację działań między różnymi osobami lub grupami. Dzięki temu inni użytkownicy mogą zobaczyć Twoje plany i wiedzą, kiedy jesteś dostępny lub zajęty. To ułatwia planowanie spotkań i umawianie się na wspólne terminy.
Domyślnie w usłudze Microsoft 365 nasz kalendarz jest udostępniany, jednak użytkownicy widzą tylko status, kiedy nasz czas jest zarezerwowany. Ale oczywiście możemy to zmienić tak, aby pozostali współpracownicy w ramach naszej organizacji widzieli bardziej szczegółowe informacje.
Jak udostępnić kalendarz w Outlook wszystkim użytkownikom?
- Wewnątrz modułu Kalendarz kliknij przycisk Udostępnij kalendarz znajdujący się w sekcji Zarządzanie kalendarzami na karcie Narzędzia główne.
- Z rozwiniętej listy wybierz kalendarz, który chcesz udostępnić.
- W wyświetlonym okienku zaznacz pozycję My Organization.
- Określ poziom dostępu do informacji zapisanych w kalendarzu. Dostępnych jest pięć poziomów uprawnień:
- Brak – oznacza, że osoby z organizacji nie będą posiadały żadnych informacji dotyczących Twoich zdarzeń w kalendarzu;
- Może wyświetlać mój czas wolny/zajęty (domyślny) – oznacza, że osoby z organizacji będą widziały tylko informacje o tym, czy jesteśmy dostępni czy zajęci;
- Może wyświetlać tytuły i lokalizacje – ten poziom dostępu wiąże się z poprzednim, ale dodatkowo współpracownicy będą mogli zapoznać się tematami naszych wydarzeń i sprawdzić miejsca, w których się one odbywają;
- Może wyświetlać wszystkie szczegóły – oznacza, że osoby z przydzielonym dostępem będą mogły zapoznać się z tematem wydarzenia, datą oraz godziną, lokalizacją, opisem i listą osób zaproszonych do uczestnictwa w wydarzeniu;
- Może edytować – oprócz możliwości sprawdzenia wszystkich szczegółów wydarzenia, wszystkie osoby w Twojej organizacji z takim poziomem dostępu do kalendarza mogą również edytować poszczególne informacje w nim zawarte.
- Po wybraniu stosownego poziomu uprawnień kliknij przycisk OK.
- Wewnątrz modułu Kalendarz kliknij przycisk Dodaj kalendarz.
- Wybierz pozycję Otwórz kalendarz udostępniony.
- Wpisz adres e-mail osoby, której kalendarz chcesz otworzyć lub wybierz tę osobę z listy, klikając przycisk Nazwa.
- Na końcu kliknij przycisk OK.
Kalendarz został prawidłowo udostępniony. Teraz każda osoba może go dodać do swojej listy kalendarzy tak, aby mieć stały podgląd na zapisane wydarzenia.
Jak dodać kalendarz innej osoby w aplikacji Outlook?
Udostępniony kalendarz powinien pojawić się na liście kalendarzy w lewej dolnej części ekranu. Od teraz masz możliwość przełączania się pomiędzy Twoim a udostępnionym kalendarzem.
