Jedną z bardziej przydatnych funkcji służących do organizacji czasu pracy jest znajdujący się w programie Outlook, w ramach usługi Exchange Online, Asystent planowania. Wyświetla on szczegółowy harmonogram, umożliwiając szybki i wygodny podgląd zaplanowanych wydarzeń. Dzięki opisywanemu narzędziu zyskasz ponadto możliwość tworzenia nowych spotkań w relatywnie prosty i ergonomiczny sposób, co prowadzi jednocześnie do zmniejszenia ilości czasu, jaki musisz finalnie poświęcić na czynności organizacyjne.
Co istotne, korzystając z asystenta planowania, w prosty sposób możesz podejrzeć nie tylko to, kiedy możesz umówić się na spotkanie ze współpracownikiem, lecz również skorelować to z dostępnością sprzętu oraz pomieszczeń konferencyjnych. Jeśli zestawisz ze sobą te możliwości okaże się, że asystent planowania znakomicie poprawi Twój komfort pracy. Gdy do wydarzenia dodasz jakiegokolwiek użytkownika bądź salę, terminy ich niedostępności oznaczone zostaną fioletowym paskiem lub białym zawierającym tytuł spotkania (jeżeli masz do tego odpowiednie uprawnienia). A szczegóły spotkania poznasz, najeżdżając na dane pola kursorem myszy.
Aby przejść do asystenta planowania:
- Uruchom aplikację Outlook.
- Przejdź do modułu Kalendarz.
- Kliknij przycisk Nowe spotkanie.
- W wyświetlonym oknie, na karcie u góry, kliknij Asystent planowania.
Aby stworzyć wydarzenie przy pomocy asystenta planowania:
- Zacznij od powtórzenia kroków zawartych w instrukcji dotyczącej przejścia do asystenta planowania.
- Znajdując się już na jego karcie, należy wypełnić wymagane dane. Jeżeli w głównym oknie tworzenia wydarzenia wypełniłeś chociaż część z nich, zostaną one przeniesione do asystenta planowania. Co istotne, jest to jedyny sposób, by zmienić nazwę tworzonego właśnie spotkania. Będąc w głównym oknie asystenta, możesz manipulować ramami czasowymi wydarzenia przy pomocy rubryk znajdujących się u góry okna - odpowiadają one za datę jego rozpoczęcia oraz zakończenia. Jeśli jednak postanowisz po prostu je zmienić, wystarczy, że klikniesz wybraną godzinę na wyświetlonym harmonogramie dnia/tygodnia. Jeżeli chcesz wydłużyć spotkanie bądź je skrócić, możesz też kliknąć i przeciągnąć brzeg zaznaczonego niebieskiego obszaru. Oczywiście nadal możliwe jest zaznaczenie opcji Cały dzień, co sprawi, iż domyślny czas jego trwania określony zostanie po prostu jako cały dzień w kalendarzu.
- Aby dodać kolejnych użytkowników do spotkania, wystarczy, że klikniesz przycisk Dodaj uczestników, po czym wybierzesz odpowiednią pozycję z listy lub możesz też ręcznie wpisać adres e-mail użytkownika w polu na dole okna.
- Przycisk Dodaj pomieszczenia pozwala określić, w którym miejscu ma się odbyć spotkanie. Również w tym przypadku znajdziesz informację, czy dane pomieszczenie jest wolne.
- Gdy wszystko już przygotujesz, wystarczy, że klikniesz przycisk Wyślij znajdujący się w lewym górnym rogu.
