Jak udostępnić kalendarz w Microsoft 365?

Korzystając z modułu Kalendarza w Microsoft 365, możesz szybko podzielić się zapisanymi tam wydarzeniami ze swoimi kolegami z zespołu, bez konieczności drukowania planu dnia, tygodnia czy miesiąca. Możesz też powierzyć prowadzenie swojego kalendarza zaufanej osobie, na przykład w czasie, gdy będziesz przebywać na urlopie lub zwolnieniu lekarskim. Funkcja ta przydaje się również wtedy, kiedy właściciel firmy chce udostępnić kalendarz swojej sekretarce tak, aby to ona ustalała spotkania z kontrahentami. W takich właśnie przypadkach z pomocą przyjdzie nam funkcja udostępniania kalendarza.

Jak udostępnić kalendarz, korzystając z Outlook Web App?

1. Wewnątrz modułu Kalendarz kliknij przycisk Udostępnij w górnym panelu nawigacyjnym.
2. Wprowadź adres e-mail lub nazwę osoby (osób), której chcesz udostępnić kalendarz.
3. Określ poziom dostępu do informacji zapisanych w kalendarzu. Dostępnych jest pięć uprawnień:
   • Może wyświetlać mój czas wolny/zajęty – oznacza, że osoba z przydzielonym dostępem będzie widziała tylko informacje o tym, czy jesteśmy wolni czy zajęci;
   • Może wyświetlać tytuły i lokalizacje – ten poziom dostępu wiąże się z poprzednim, ale dodatkowo osoba z przydzielonym dostępem będzie mogła zapoznać się z tematami naszych wydarzeń i sprawdzić miejsca, w których się one odbywają;
   • Może wyświetlać wszystkie szczegóły – oznacza, że osoba z przydzielonym dostępem będzie mogła zapoznać się z tematem wydarzenia, datą oraz godziną, lokalizacją, opisem i listą osób zaproszonych do uczestnictwa w wydarzeniu;
   • Może edytować – oprócz możliwości sprawdzenia wszystkich szczegółów wydarzenia, osoba z takim poziomem dostępu do kalendarza może również edytować poszczególne informacje w nim zawarte;
   • Pełnomocnik – może w naszym imieniu edytować terminy oraz dodawać i usuwać wydarzenia. Może także tworzyć zaproszenia na spotkania i odpowiadać w naszym imieniu. Jeżeli wybierzemy taki poziom uprawnień dla osoby, której udzielamy dostępu do kalendarza, dostępna stanie się też opcja zezwolenia pełnomocnikowi na wyświetlanie zdarzeń prywatnych, ale tylko na wyświetlanie.



4. Zakończ pracę, klikając polecenie Udostępnij. W tym momencie osoba, której udostępniłeś kalendarz dostanie powiadomienie w postaci e-maila z linkiem, gdzie będzie mogła zaakceptować udostępniany kalendarz i jednocześnie wyświetlić go na swojej liście kalendarzy.

Jak udostępnić kalendarz, korzystając z aplikacji Outlook zainstalowanej na komputerze?

1. Wewnątrz modułu Kalendarz kliknij przycisk Udostępnij kalendarz znajdujący się w sekcji Zarządzanie kalendarzami na karcie Narzędzia główne.
2. Z wyświetlonej listy wybierz, który kalendarz chcesz udostępnić.
3. W wyświetlonym okienku kliknij przycisk Dodaj.
4. Teraz wybierz odpowiednią osobę z Twojej listy kontaktów, klikając ją dwukrotnie lub wprowadź adres e-mail ręcznie i kliknij przycisk OK.
5. Określ poziom dostępu do informacji zapisanych w kalendarzu. Dostępnych jest pięć poziomów uprawnień:
   • Może wyświetlać mój czas wolny/zajęty – oznacza, że osoba z przydzielonym dostępem będzie widziała tylko informacje o tym, czy jesteśmy wolni czy zajęci;
   • Może wyświetlać tytuły i lokalizacje – ten poziom dostępu wiąże się z poprzednim, ale dodatkowo osoba z przydzielonym dostępem będzie mogła zapoznać się tematami naszych wydarzeń i sprawdzić miejsca, w których się one odbywają;
   • Może wyświetlać wszystkie szczegóły – oznacza, że osoba z przydzielonym dostępem będzie mogła zapoznać się z tematem wydarzenia, datą oraz godziną, lokalizacją, opisem i listą osób zaproszonych do uczestnictwa w wydarzeniu;
   • Może edytować – oprócz możliwości sprawdzenia wszystkich szczegółów wydarzenia, osoba z takim poziomem dostępu do kalendarza może również edytować poszczególne informacje w nim zawarte;
   • Pełnomocnik – może w naszym imieniu edytować terminy oraz dodawać nowe wydarzenia. Może także tworzyć zaproszenia na spotkania i odpowiadać w naszym imieniu. Jeżeli wybierzemy taki poziom uprawnień dla osoby, której udzielamy dostępu do kalendarza, dostępna stanie się też opcja zezwolenia pełnomocnikowi na wyświetlanie zdarzeń prywatnych, ale tylko na wyświetlanie.



6. Zakończ pracę, klikając przycisk OK. W tym momencie osoba, której udostępniłeś kalendarz dostanie powiadomienie w postaci e-maila z linkiem, gdzie będzie mogła zaakceptować udostępniany kalendarz i jednocześnie wyświetlić go na swojej liście kalendarzy.