Podstawowym elementem aplikacji Microsoft Teams są zespoły, czyli obszary robocze nastawione na pracę w grupie. Oferują one wspólną przestrzeń do czatowania, pracy z plikami, notatkami i wieloma innymi aplikacjami nie tylko z portfolio Microsoftu. Tworzenie nowych zespołów jest stosunkowo proste i polega na wybraniu opcji Utwórz zespół, wprowadzeniu jego nazwy i zaproszeniu współpracowników.
Niestety taka swoboda tworzenia zespołów z czasem może prowadzić do niezamierzonego bałaganu w strukturze Microsoft 365 w naszej firmie. Ten chaos będzie tym bardziej pogłębiany im więcej będzie zakładanych nowych witryn w SharePoincie, grup usługi Microsoft 365 w aplikacji Outlook, a nawet nowych harmonogramów zadań w aplikacji Planner.
W wielu firmach dochodzi do sytuacji, gdy jeden pracownik, przykładowo z działu marketingu, przyjmuje, że potrzebuje wspólnej skrzynki pocztowej i kalendarza dla swojego zespołu i zakłada nową grupę w Outlooku. Inny pracownik tego samego działu może potrzebować wspólnej przestrzeni na dokumenty i grafiki, nad którymi pracuje marketing, a sam koordynator zamierza przygotować przejrzysty plan pracy w Plannerze. Na dodatek ktoś inny decyduje się na utworzenie zespołu w Teams dla całego działu marketingu. Te wszystkie działania prowadzą do zdublowania przestrzeni roboczych, wprowadzają chaos i utrudniają pracę. Wynika to ze struktury, którą świetnie obrazuje poniższa tabelka.
| Aplikacja | Nowa grupa w Outlook | Nowa witryna w SharePoint | Nowy plan w Plannerze | Nowy zespół w Teams |
|---|---|---|---|---|
| Outlook | Tak | Tak | Tak | |
| SharePoint | Tak | Tak | Tak | |
| Planner | Tak | Tak | Tak | |
| Teams | Częściowo | Tak | Tak | Tak |
Jak łatwo dostrzec, utworzenie nowego zespołu w Teams powoduje utworzenie nowej grupy w Outlooku i nowej witryny w SharePoint. Z kolei założenie nowej witryny w SharePoint także utworzy nową grupę w Outlook czy plan w Plannerze. Będą to zupełnie osobne, niepołączone ze sobą byty, które tylko wprowadzą zamieszanie i nie ułatwią pracy. Dlatego też w sytuacji, gdy dla danego działu została przygotowana wcześniej witryna/grupa/plan, a dodatkowo zależy nam na możliwościach Teams z zachowaniem jednolitej struktury i połączenia z naszymi dotychczasowymi obszarami, to musimy utworzyć zespół w Microsoft Teams właśnie na podstawie tejże grupy/witryny.
Aby tego dokonać, spełnić musimy dwa kluczowe warunki:
- po pierwsze musimy być założycielem lub właścicielem grupy/witryny,
- po drugie grupa/witryna nie może jeszcze posiadać swojego odpowiednika w Teams.
Jeżeli spełniamy oba warunki, to śmiało możemy przystąpić do konwersji standardowej grupy na pełnoprawny zespół w komunikatorze Microsoft Teams.
Jak utworzyć zespół w Teams na podstawie grupy lub witryny?
- W aplikacji Teams przechodzimy do sekcji Zespoły.
- W dolnej części okna aplikacji klikamy polecenie Dołącz do zespołu lub utwórz zespół.
- Następnie klikamy przycisk Utwórz zespół.
- W nowym okienku wybieramy opcję Na podstawie grupy lub zespołu.
- Teraz określamy na podstawie czego tworzymy nowy zespół. W naszym przypadku będzie to drugi wariant Grupa platformy Microsoft 365.
- Z listy wyświetlonych grup, których jesteśmy właścicielami i nie są one jeszcze zespołami, wybieramy ten, który chcemy przekonwertować do aplikacji Teams. Oczywiście działanie to nie spowoduje utraty danych z tej grupy w innych aplikacjach.
- Operację utworzenia zespołu na podstawie wybranej grupy potwierdzamy przyciskiem Utwórz.
- Po kilku chwilach nowy i pusty zespół zostanie utworzony i dodany do listy zespołów w Teams. Oczywiście jego członkami będą wszyscy dotychczasowi członkowie grupy, a pliki, wiadomości e-mail, kalendarz czy zawartość witryny SharePoint pozostanie zachowana.
