Microsoft Teams to bez wątpienia potężny komunikator biznesowy agregujący w sobie masę funkcji i narzędzi pochodzących z portfolio produktów Microsoft. W Teams możemy także swobodnie korzystać z plików: zarówno magazynować je, przesyłać współpracownikom, jak i korzystać z dobrodziejstw pracy na żywo w plikach pakietu Office. Niestety nie wszystkie zalety Microsoft 365 w kontekście obsługi plików dostępne są wprost z Teams. Aby z nich skorzystać, musimy wiedzieć, gdzie właściwie zapisywane są pliki z Teams. W tym artykule przedstawiamy zarówno lokalizację plików zespołowych, jak i plików przesyłanych za pośrednictwem czatów.
Gdzie zapisywane są pliki z Zespołów?
Każdy kanał zespołowy posiada zakładkę o nazwie Pliki, która pełni funkcję miejsca do przechowywania i pracy z plikami z całym naszym zespołem. Zarówno pliki, które my przesyłamy do zespołu, jak i wszyscy inni członkowie, zapisywane są w jednym i tym samym miejscu.
Tym miejscem jest biblioteka dokumentów w witrynie SharePoint. Tworząc nowy zespół w Teams, zakładana jest równocześnie witryna usługi SharePoint o tej samej nazwie. Każda taka witryna posiada domyślną bibliotekę plików o nazwie Dokumenty. W ramach niej tworzone są katalogi o nazwie poszczególnych kanałów zespołu.
Tym samym w bibliotece najpierw zobaczymy folder o nazwie General, który odpowiada za przechowywanie wszystkich danych z kanału Ogólny. Dodając kolejne kanały do zespołu, sprawimy, że w bibliotece zostaną automatycznie utworzone nowe foldery dedykowane tworzonym kanałom.
Pamiętaj, że nie wszystkie funkcje dostępne są bezpośrednio z Teams. Między innymi, w plikach zespołowych nie znajdziemy dostępu do historii wersji. Możemy jednak błyskawicznie przejść do witryny i tam uruchomić historię. Jak tego dokonać?
- W aplikacji Teams przejdź do zespołu, a następnie kanału, w którym znajduje się właściwy plik.
- Następnie na zakładce Pliki kliknij przycisk Otwórz w programie SharePoint.
- Przeniesiony zostaniesz do biblioteki dokumentów w witrynie SharePoint. Teraz wystarczy odszukać właściwy plik i skorzystać z historii wersji.
Gdzie zapisywane są pliki z czatów?
Wszystkie pliki, które załączamy do konwersacji w czatach tak naprawdę zapisywane są w naszym dysku internetowym OneDrive dla firm. Podczas pierwszego przesyłania załącznika w naszym indywidualnym dysku tworzony jest katalog o nazwie Pliki z czatów w aplikacji Microsoft Teams. Następnie każde załączenie pliku powoduje zapisanie go w wyżej wspomnianym katalogu i nadanie uprawnień do niego osobie, której taki plik wysyłamy w Teams.
To oznacza, że jeśli zależy nam na zmianie nazwy takiego pliku, edycji jego uprawnień, udostępnieniu innym osobom czy nawet skorzystaniu z historii wersji, wystarczy uruchomić usługę OneDrive i przejść do katalogu o nazwie Pliki z czatów w aplikacji Microsoft Teams.
Pamiętaj także, że pliki, które zostaną wysłane do nas za pośrednictwem czatu nie są zapisywane u nas, a w dysku OneDrive nadawcy wiadomości z plikiem. To on ma do niego pełne prawa i on może nim zarządzać u siebie w usłudze OneDrive dla firm.
Ile miejsca na pliki otrzymujemy w Teams?
W związku z tym, że Teams korzysta z powierzchni magazynowej usług SharePoint oraz OneDrive dla firm, to przestrzeń magazynowa w Teams jest tożsama z powierzchnią z usług dyskowych. Przykładowo w Microsoft 365 Business Standard w OneDrive dla firm uzyskujemy dostęp do 1 TB powierzchni, a w SharePoint do 1 TB + (10 GB x liczba licencji).
Tym samym za pośrednictwem czatów w Teams możemy przesłać do 1 TB plików, a w zespołach zmagazynować łącznie do 1 TB + (10 GB x liczba licencji) danych.
