W środowisku firmowym, gdzie korzystanie ze skrzynek udostępnionych jest powszechną praktyką, zachowanie porządku i przejrzystości w korespondencji jest kluczowe dla efektywnego zarządzania komunikacją. Skrzynki udostępnione w Exchange Online i w ramach biznesowych planów Microsoft 365 pozwalają wielu użytkownikom na dostęp i zarządzanie jednym kontem e-mail, co ułatwia koordynację i współpracę. Jednym z wyzwań, z jakim mogą się spotkać administratorzy i użytkownicy tych skrzynek, jest konieczność zapewnienia, że wszystkie wysłane wiadomości e-mail są odpowiednio archiwizowane i dostępne dla wszystkich członków zespołu.
Domyślnie, wiadomości wysyłane ze skrzynki udostępnionej nie są automatycznie zapisywane w folderze "Elementy wysłane" tej skrzynki, a w folderze Elementy wysłane skrzynki imiennej, tej, która uprawniona jest do korzystania ze skrzynki współdzielonej. Taka sytuacja może prowadzić do problemów z identyfikacją i śledzeniem korespondencji. W tym artykule omówimy, jak skonfigurować zapisywanie wysyłanych wiadomości w elementach wysłanych skrzynki udostępnionej w Exchange Online, co pozwoli na utrzymanie pełnej historii komunikacji i ułatwi zarządzanie wspólną skrzynką pocztową.
Jak włączyć zapisywanie wiadomości wysłanych w elementach wysłanych skrzynki udostępnionej?
- W pierwszej kolejności uruchamiamy PowerShell na prawach administracyjnych.
- Następnie wywołujemy następujące polecenie:
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement - Gdy wyświetli się zapytanie, wpisujemy literę Y oraz naciskamy klawisz Enter.
- W kolejnym kroku wywołujemy instrukcję Import-Module ExchangeOnlineManagement
- Teraz musimy się zalogować jako administrator globalny: wpisujemy zatem polecenie
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName nazwa.uzytkownika@domena.pl
W miejsce nazwa.uzytkownika@domena.pl wpisujemy pełny login administratora. - Po potwierdzeniu klawiszem Enter pojawi się klasyczne okienko logowania, w którym należy podać hasło do konta.
- Czas na ustawienie zapisywania wysłanych wiadomości.
- Jeżeli do skrzynki przydzielone są uprawnienia do wysyłania jako, wywołujemy instrukcję:
Set-Mailbox skrzynka@domena.pl -MessageCopyForSentAsEnabled $true
W miejsce skrzynka@domena.pl wpisujemy pełny adres e-mail skrzynki udostępnionej. - Jeżeli do skrzynki przydzielone są uprawnienia do wysyłania w czyimś imieniu, wywołujemy instrukcję:
Set-Mailbox skrzynka@domena.pl -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
W miejsce skrzynka@domena.pl wpisujemy pełny adres e-mail skrzynki udostępnionej. - Gotowe. Warto odczekać do 2 godzin, a następnie ponownie uruchomić aplikację Outlook. Od teraz wysłane wiadomości ze skrzynki udostępnionej będą zapisywane nie tylko w elementach wysłanych skrzynki imiennej, ale także w elementach wysłanych skrzynki udostępnionej.
CentrumXP - więcej niż licencje
Czy wiesz, że w Sklepie CentrumXP znajdziesz nie tylko licencje Microsoft, ale także nowoczesne usługi oraz szkolenia zaprojektowane z myślą o dynamicznie rozwijającym się biznesie? Zespół ekspertów z CentrumXP & Onex Group pomoże Twojej firmie m.in. w wykonaniu migracji skrzynek pocztowych do Exchange Online i skonfigurowaniu domeny w Microsoft 365, a także przeprowadzi kompleksowe szkolenie z wykorzystania usług i aplikacji Microsoft 365. Sprawdź naszą ofertę lub skontaktuj się z nami, a przygotujemy dla Ciebie indywidualne rozwiązanie.
Źródło: opracowanie własne
