Jak efektywnie kontrolować projekt w Microsoft Project?

Zarządzanie, kontrolowanie i ocena postępu projektu to obszary, które odgrywają kluczową rolę podczas codziennej pracy w aplikacji Microsoft Project. Funkcje programu Project są niezastąpione w skutecznym raportowaniu oraz monitorowaniu postępu swoich projektów. Dlatego w tym artykule skupimy się na kluczowym aspekcie zarządzania projektem - kontroli.

Wielu menedżerów projektów boryka się z wyzwaniami związanymi z utrzymaniem harmonogramu, śledzeniem postępu, zarządzaniem zasobami i identyfikacją potencjalnych zagrożeń. To tutaj Microsoft Project wchodzi do gry, oferując funkcje, które umożliwiają kompleksową kontrolę projektów, co przekłada się na większą efektywność i osiąganie zamierzonych celów.

Ponadto ważne jest zrozumienie, że raportowanie projektu nie ogranicza się tylko do narzędzi i oprogramowania. Obejmuje również czynnik ludzki, to znaczy umiejętności, komunikację i zaangażowanie zespołu projektowego. Będziemy podkreślać znaczenie tych aspektów i przedstawiać praktyczne wskazówki, jak efektywnie wykorzystywać Microsoft Project w kontekście zarządzania projektem.

Umiejętność zarządzania projektami to domena menedżera projektów

Bez względu na to, czy jesteś doświadczonym menedżerem projektów, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z zarządzaniem projektami, ten artykuł przybliży Ci tematykę raportowania poszczególnych obszarów projektu, prognozowania ryzyka i podejmowania odpowiednich działań korygujących. Kontrola prac projektowych to bez wątpienia jeden z głównych procesów zarządzania projektami.

W tym artykule przedstawimy następujące etapy zarządzania projektami:

1. Jak utworzyć raport przedstawiający stan realizacji projektu?
2. W jaki sposób kontrolować koszty projektu, zadań i zasobów?
3. Jak kontrolować zadania krytyczne i punkty kontrolne?
4. Jak przygotować czytelne podsumowanie całego projektu?
5. Jak wygenerować raport dotyczący wykorzystania zasobów?
6. Jak wydrukować i wysłać raport z programu Project?

W poprzednich artykułach z tej serii pokazaliśmy najważniejsze zagadnienia dotyczące pracy z projektami, konfigurowania kalendarzy i czasu pracy nad projektem, utworzyliśmy zadania oraz zasoby, a także opisaliśmy metody skutecznego zarządzania realizacją projektu w Microsoft Project. Linki do poprzednich części znajdziesz poniżej:

• Od czego rozpocząć pracę w Microsoft Project?
• Jak prawidłowo tworzyć zadania i przydzielać zasoby w Microsoft Project?
• Jak skutecznie zarządzać realizacją projektu w Microsoft Project?

Jeśli jeszcze nie wiesz, czy Microsoft Project jest właśnie dla Ciebie, to gorąco odsyłamy do naszego pierwszego artykułu z serii: Microsoft Project – narzędzie, dzięki któremu oszczędzisz nie tylko czas.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Przedstawiane przez nas funkcje wspomagające zarządzanie projektami w Microsoft Project dostępne są w klasycznej aplikacji w wersjach Standard i Professional. W tym artykule, jak i w poprzednich z serii, wykonujemy poszczególne kroki, wykorzystując rozwiązanie Project Professional 2021. Aplikację Project możesz nabyć w licencji dożywotniej, jak i w planach subskrypcyjnych:

• Project 2021 Standard
• Project 2021 Professional
• Project Plan 3
• Project Plan 5

Jak utworzyć raport przedstawiający stan realizacji projektu?

Generowanie raportów w Microsoft Project pozwoli Ci przygotować precyzyjne dane w czytelnej formie dla inwestora lub innej osoby zainteresowanej, która na co dzień nie posiada dostępu do rozwiązania Project. Wygenerowany raport będzie można w wygodny sposób wydrukować lub wysłać w wiadomości e-mail.

Pierwszym wartym uwagi raportem jest Postęp realizacji. Raport ten przedstawia wskaźniki postępu projektu i pozwala na bieżąco kontrolować projekt. Łatwo tutaj dostrzec, które z zadań pozostały do wykonania w kontekście roboczogodzin, liczby dni i poszczególnych dni miesiąca.

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk Pulpity nawigacyjne.
3. Na koniec wybierz opcję Postęp realizacji.

Kontrola nad kosztami projektu, zadań i kontrola zasobów?

W tym raporcie czytelnie widać między innymi, jaki jest łączny koszt całego projektu, jaka wartość kosztu pozostała do końca realizacji oraz jaki jest procentowy stopień zaawansowania przedsięwzięcia.

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk Pulpity nawigacyjne.
3. Na koniec wybierz opcję Przegląd kosztów.

Kontrola kosztów zadań

Z kolei raport kosztów zadań wyróżnia wyłącznie kwoty w kontekście zadań. Widzimy podział na zadania sumaryczne, a także szczegółowe wartości w czytelnej tabeli.

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk Koszty.
3. Na koniec wybierz opcję Przegląd kosztów zadań.

Kontrola kosztów zasobów

Drugim kosztowym raportem wartym uwagi jest przegląd kosztów zasobów. W odróżnieniu od powyższego raportu tutaj wartości finansowe są przypisane poszczególnym zasobom przydzielonym do realizacji zadań w harmonogramie.

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk Koszty.
3. Na koniec wybierz opcję Przegląd kosztów zasobów.

Zarządzanie budżetem projektu i kontrola nad kosztami

Warto także zainteresować się raportem o nazwie Przepływ gotówkowy. W odróżnieniu od poprzednich wykresów, w tym przypadku widzimy podział kosztów na koszt rzeczywisty, według planu bazowego, pozostały, a także odchylenie kosztowe.

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk Koszty.
3. Na koniec wybierz opcję Przepływ gotówkowy.

Jak kontrolować zadania krytyczne i punkty kontrolne?

Pierwszym raportem godnym uwagi jest raport punktów kontrolnych. Jeśli takowe posiadamy w projekcie, wygenerowane zostanie nam podsumowanie zawierające etapy projektu: listę opóźnionych, ukończonych i nadchodzących punktów kontrolnych. Co więcej, jeżeli w naszym projekcie jakiś kamień milowy został osiągnięty lub jest opóźniony, raport ten zobrazuje nam to w przejrzysty sposób.

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk W toku.
3. Na koniec wybierz opcję Raport punktów kontrolnych.

Monitorowanie i kontrola zadań krytycznych

Bardzo szczegółowym raportem jest podsumowanie zadań krytycznych. Zestawia ono podział na zadania wykonane i zaplanowane w najbliższym czasie, a także generuje tabelę ze wszystkimi zadaniami krytycznymi, datami ich rozpoczęcia i zakończenia, procentowym i godzinowym postępem realizacji, a także przydzielonymi zasobami. Podsumowując, otrzymujemy przejrzysty status postępu całej inwestycji.

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk W toku.
3. Na koniec wybierz opcję Zadania krytyczne.

Jak wygenerować raport dotyczący wykorzystania zasobów?

Raport wykorzystania zasobów pozwala nam zweryfikować stan pracy poszczególnych osób i innych zasobów typu praca w całym przedsięwzięciu. Dwa wykresy prezentują pracę rzeczywistą i pozostałą do wykonania, a także procentowy stopień realizacji zadań przez zasoby. Z kolei w formie tabeli możemy sprawdzić liczbę godzin pozostałej pracy przydzielonej do zasobów.

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk Zasoby.
3. Na koniec wybierz opcję Przegląd zasobów.

Jak przygotować czytelne podsumowanie całego projektu?

Ostatnim wartym uwagi raportem jest przegląd projektu. To skumulowany raport obrazujący ogólny stan naszego projektu. Znajdziemy w nim informację o procentowym wykonaniu inwestycji, stopień realizacji poszczególnych faz projektu, punktach kontrolnych oraz zadaniach opóźnionych (jeśli takowe występują w przedsięwzięciu).

1. Przejdź na zakładkę Raport.
2. Kliknij przycisk Pulpity nawigacyjne.
3. Na koniec wybierz opcję Przegląd projektu.

Jak wydrukować i wysłać raport z programu Project?

W kilka chwil wygenerowane raporty możemy wydrukować lub zapisać na przykład w postaci pliku PDF. W pierwszej kolejności na zakładce Projekt raportu w sekcji Ustawienia strony określamy marginesy, orientację oraz rozmiar strony, na której chcemy wydrukować nasz raport. Następnie przechodzimy do menu Plik i klikamy pozycję Drukuj. Z tego miejsca możemy już zlecić wydruk do podłączonej drukarki.

Aby zapisać raport do uniwersalnego pliku PDF, wystarczy w menu Plik przejść do opcji Eksportuj i kliknąć przycisk Utwórz plik PDF/XPS.

Teraz już wiesz, w jaki sposób efektywnie śledzić postępy prac i nadzorować swój projekt w aplikacji Microsoft Project. Dzięki całej serii artykułów jesteś gotowy do pracy ze swoimi pierwszymi projektami. Wiesz, jak zaplanować czas pracy i utworzyć kalendarze, jak zbudować harmonogram projektu, listę zadań i zasobów, a także poznałeś metody skutecznego zarządzania całym przedsięwzięciem za pomocą Microsoft Project. Przed Tobą jeszcze ostatni artykuł z tej serii, w którym podsumujemy wszystkie opublikowane do tej pory materiały.

Przypominamy także, że w dowolnym momencie możesz skorzystać z naszego zupełnie darmowego e-booka „Microsoft Project – jak zbudować projekt całkowicie od zera?”, w którym zebraliśmy najważniejsze informacje ułatwiające pracę i efektywne zarządzanie projektami.

Kliknij i odbierz zupełnie darmowy e-book „Microsoft Project – jak zbudować projekt całkowicie od zera?”

Źródło: opracowanie własne