Od czego rozpocząć pracę w Microsoft Project?

Z definicji projekt to niepowtarzalne przedsięwzięcie ze zdefiniowanym punktem startowym i czasem trwania skierowanym na osiągnięcie założonego celu przy wykorzystaniu zasobów trwałych i nietrwałych. Właśnie aplikacja Project od firmy Microsoft została stworzona w taki sposób, aby ułatwić nam efektywne zarządzanie projektami i osiągnięcie zamierzonych celów z zachowaniem wyznaczonych ram czasowych.

Czas jest tutaj słowem kluczowym, bowiem Project wymaga od nas precyzyjnego skonfigurowania wszystkich parametrów dotyczących dat oraz czasu, dzięki którym obliczenia wykonywane na zadaniach będą precyzyjne. Koniecznie pamiętajmy, że każdą pracę z projektem musimy rozpocząć właśnie od ustalenia czasu projektu, a dopiero po tym zabiegu możemy przejść do właściwej fazy ustalania zadań, zasobów i przydzielania ich do realizacji.

W tym artykule przedstawiamy szczegóły kilku etapów planowania projektu, których zadaniem jest wskazanie aplikacji Project czasu pracy, w jakim realizowane będzie przedsięwzięcie, kiedy rozpoczyna lub kończy się inwestycja, w które dni wypadają święta i inne dni wolne od pracy. Przy tym warto także postawić na skrupulatność oraz rzetelność, ponieważ im dokładniej określimy parametry czasowe, tym więcej precyzyjnych informacji uzyskamy z obliczeń przeprowadzonych przez Project.

W tym artykule dotyczącym programu Microsoft Project dowiesz się:

1. Jak utworzyć pusty projekt w Microsoft Project?
2. Jak ustawić opcje dotyczące czasu pracy w Project?
3. Jak zdefiniować nowy kalendarz projektu?
4. Jak ustalić czas pracy dla projektu w Project?
5. Jak wprowadzić dni wolne i święta w projekcie?
6. Jak wskazać datę rozpoczęcia/zakończenia oraz domyślny kalendarz w Project?

Jeśli jeszcze nie wiesz, czy Microsoft Project jest dla Ciebie, to gorąco zachęcamy do przeczytania naszego pierwszego artykułu z tej serii: Microsoft Project – narzędzie, dzięki któremu oszczędzisz nie tylko czas.

Przedstawione przez nas funkcje i wskazówki możesz wykorzystać w klasycznej aplikacji Project w wersjach Standard, jak i Professional. Zarządzanie projektami w aplikacji Project nie wymaga posiadania Microsoft Project Server. Przedstawione przez nas możliwości programu, a także wszystkie czynności realizować będziemy w aplikacji Microsoft Project Professional 2021. Klasyczną aplikację Project znajdziesz także w planach subskrypcyjnych Project:

• Project 2021 Standard
• Project 2021 Professional
• Project Plan 3
• Project Plan 5

Zarezerwuj sobie odpowiednio dużo czasu, przygotuj ulubiony napój, nie spiesz się i przejdź do definiowania nowego projektu w Project, w czym pomogą Ci nasze dalsze wskazówki.

Jak utworzyć pusty projekt w Microsoft Project?

Bez wątpienia pracę musimy rozpocząć od uruchomienia aplikacji. Dla osób, które korzystają już z innych narzędzi Microsoft Office (takich jak Word, Excel czy PowerPoint) poruszanie się po aplikacji Project nie będzie stanowić dużego problemu. Warto na początku zapoznać się z zawartością poszczególnych wstążek i widokiem arkusza zadań. Jeśli jesteś gotowy do pracy, możemy przejść do kroków opisanych poniżej.

1. W pierwszej kolejności musimy uruchomić aplikację Project w wersji klasycznej (zainstalowanej na komputerze). Przechodzimy zatem do menu Start i odszukujemy zieloną ikonkę programu Project.
2. Po uruchomieniu aplikacji na stronie głównej klikamy pozycję Pusty projekt.
3. Załadowany zostanie pusty harmonogram, który od razu powinniśmy zapisać. W tym celu przechodzimy do menu Plik, klikamy opcję Zapisz jako, wybieramy lokalizację zapisu i wprowadzamy nazwę naszego pliku z projektem.
4. Tworzenie harmonogramu mamy już za sobą. Możemy rozpocząć pracę z projektem w Project.

Jak ustawić opcje dotyczące czasu pracy w Project?

Drugi etap przygotowania projektu dotyczy opcji programu Microsoft Project. O ile w aplikacjach Word czy Excel nie zaglądamy zbyt często do opcji, o tyle każdy nowy projekt wymaga od nas zdefiniowania kilku podstawowych parametrów, które znajdziemy właśnie we wspomnianych opcjach aplikacji Project. Ich prawidłowe ustawienie ułatwi nam na dalszym etapie poprawne definiowanie czasów realizacji zadań.

1. Przechodzimy do menu Plik.
2. Następnie po lewej stronie na samym dole klikamy pozycję Opcje.
3. W wyświetlonym oknie przechodzimy do zakładki Harmonogram.
4. Wyświetlone opcje dotyczyć będą tylko naszego nowego projektu. Określamy w tym miejscu następujące parametry:
   • Tydzień roboczy rozpoczyna się w - ten parametr wskazuje na konkretny dzień, który jest pierwszym dniem tygodnia. W Polsce domyślnie jest to poniedziałek, jednak podczas tworzenia projektu dla zagranicznych inwestycji, konieczna może być zmiana tego parametru.
   • Rok obrachunkowy rozpoczyna się w miesiącu - kolejny z parametrów określa początek roku fiskalnego.
   • Domyślna godzina rozpoczęcia/zakończenia - te dwa parametry pozwalają wskazać domyślną godzinę rozpoczynania i kończenia pracy w roboczych dniach tygodnia. Warto je wstępnie ustawić zgodnie z prawdą, a następnie doprecyzować w dalszych etapach.
   • Liczba godzin dziennie/tygodniowo/miesięcznie - trzy kolejne opcje pozwalają ustalić bazową liczbę godzin roboczych w dniu i tygodniu oraz liczbę dni roboczych w miesiącu.
   • Jednostka czasu trwania - jeśli nasze zadania będą realizowane w ciągu kilku godzin, ustawiamy na przykład wariant Minuty lub Godziny. Z kolei jeśli projekt w głównej mierze składać się będzie z zadań realizowanych przez wiele dni, wybieramy opcję Dni lub Tygodnie. Najbardziej uniwersalną jednostką są Dni.
   • Jednostka pracy - podobnie jak w przypadku jednostki czasu trwania zadań ustalić musimy jednostkę pracy zasobów.
5. Po wprowadzeniu wszystkich ustawień klikamy przycisk OK. Ten etap prac mamy już za sobą, zatem możemy przejść do kolejnego etapu przygotowania naszego projektu, jakim jest zdefiniowanie kalendarza projektu.

Jak zdefiniować nowy kalendarz projektu?

Nasz nowy projekt posiada już poprawnie ustawione opcje. Każdy projekt posiadać musi swój unikatowy kalendarz czasu pracy. W tym etapie utworzymy swój własny kalendarz w Project. Czas pracy skonfigurujemy w kalendarzu w następnych etapach. Zasady tworzenia kalendarza są naprawdę proste.

1. Na początek przechodzimy na kartę Projekt i w sekcji Właściwości klikamy przycisk Zmień czas pracy.
2. W wyświetlonym okienku klikamy polecenie Utwórz nowy kalendarz.
3. Teraz nadajemy mu dowolną, ale jasno określającą przeznaczenie, nazwę i wybieramy opcję Utwórz nowy kalendarz bazowy.
4. Chęć utworzenia nowego kalendarza potwierdzamy przyciskiem OK.
5. Możemy już przystąpić do definiowania czasu pracy i dni wolnych od pracy.

Jak ustalić czas pracy dla projektu w Microsoft Project?

Czas określić tydzień roboczy wraz z godzinami rozpoczęcia i kończenia prac, przerwami i dniami tygodnia, w których prace przedsięwzięcia nie będą przeprowadzane.

1. Czas pracy projektu ustalamy w oknie Zmienianie czasu pracy. Aby do niego powrócić, należy przejść na kartę Projekt i kliknąć przycisk Zmień czas pracy.
2. Teraz z listy Dla kalendarza wybieramy kalendarz, który utworzyliśmy w poprzednim etapie.
3. Aby ustalić czas pracy dla projektu, u dołu okienka przechodzimy do zakładki Tygodnie robocze, a następnie klikamy wiersz tabelki o nazwie Domyślny i wybieramy opcję Szczegóły.
4. W wyświetlonym małym okienku możemy zdefiniować czas pracy dla każdego dnia tygodnia z osobna. Domyślnie Project używa czasu, który skonfigurowaliśmy w opcjach programu (w pierwszym etapie). Jeżeli jednak projekt nie będzie realizowany w dokładnie takich samych godzinach w każdym dniu, zaznaczamy opcję Ustaw dla dni określone poniżej godziny pracy, a następnie edytujemy domyślne godziny. Możemy także rozłożyć czas w taki sposób, aby uwzględnić przerwy w pracy.
5. Analogicznie postępujemy z kolejnymi dniami tygodnia.
6. Jeśli w niektórych dniach (na przykład w weekend) praca nad projektem w ogóle nie będzie wykonywana, wskazujemy odpowiedni dzień, a następnie zaznaczamy opcję Ustaw dni jako czas wolny.
7. Po zdefiniowaniu wszystkich godzin pracy zapisujemy zmiany przyciskiem OK i możemy przejść do zdefiniowania dni wolnych od pracy (wyjątków), a także świąt.

Jak wprowadzić dni wolne i święta w projekcie?

Poza standardowym tygodniem roboczym konieczne jest ustalenie wszystkich wyjątków określających święta ruchome, nieruchome, a także dni wolne od pracy w naszym przedsięwzięciu.

1. Dni wolne oraz święta definiuje się w tym samym okienku, co czas pracy dla projektu. W takim razie powracamy na kartę Projekt i klikamy przycisk Zmień czas pracy.
2. Z listy Dla kalendarza wybieramy kalendarz, który utworzyliśmy w jednym z poprzednich etapów i na dole okna przechodzimy do zakładki Wyjątki.
3. Możemy już przystąpić do definiowania wszystkich dni wolnych: zarówno świąt, jak i innych niestandardowych dni, w których nasz projekt nie będzie realizowany. W kolumnie Nazwa wpisujemy dowolną nazwę wyjątku, z kolei w kolumnach Rozpoczęcie oraz Zakończenie określamy od kiedy i do kiedy projekt nie będzie mógł być wykonywany.
4. Bez problemu możemy również włączyć cykliczność wybranych dni, na przykład świąt nieruchomych. Wystarczy kliknąć przycisk Szczegóły, a następnie włączyć wzorzec cyklu Roczny. Koniecznie zwiększ liczbę wystąpień do kilku w polu Zakończenie po. Ustawienie tej opcji jest tym bardziej konieczne, jeśli nasz projekt będzie realizowany kilka lat.
5. Po wprowadzeniu wszystkich dni wolnych i świąt klikamy przycisk OK w obu oknach i przechodzimy do ostatniego etapu, jakim jest ustawienie daty rozpoczęcia lub zakończenia projektu i domyślnego kalendarza.

Jak wskazać datę rozpoczęcia/zakończenia oraz domyślny kalendarz w Project?

Ostatni etap polega na oznaczeniu sposobu liczenia projektu w oparciu o utworzony wcześniej kalendarz.

1. Wszystkie niezbędne opcje dotyczące daty rozpoczęcia/zakończenia projektu oraz kalendarza ustawimy po przejściu na kartę Projekt i kliknięciu przycisku Informacje o projekcie.
2. W pierwszej kolejności z listy Kalendarz wybieramy ten, który przygotowaliśmy we wcześniejszych etapach.
3. Teraz musimy wskazać aplikacji Project, w jaki sposób ma obliczać nasz projekt:
   • projekt liczony od początku - w tej sytuacji znamy datę, w której rozpoczniemy realizację projektu, a aplikacja Project ma nam wyliczyć datę jego zakończenia,
   • projekt liczony od końca - w tym przypadku znamy deadline naszego projektu, ale chcemy poznać datę początkową, w której przystąpimy do prac przy realizacji zadań.
4. Jeżeli projekt liczymy od początku, to rozwijamy listę Harmonogram od, wybieramy opcję Data rozpoczęcia projektu i na koniec w polu Data rozpoczęcia określamy odpowiednią datę (dzień, w którym przystąpimy do rzeczywistych prac).
5. Jeśli jednak projekt liczymy od końca, to rozwijamy listę Harmonogram od, wybieramy opcję Data zakończenia projektu i na koniec w polu Data zakończenia określamy dzień, do którego chcemy, aby prace zostały zakończone.
6. Po wprowadzeniu wszystkich zmian zapisujemy plik projektu.

W tym momencie przeszliśmy przez cały proces przygotowania naszego projektu i jest on gotowy do definiowania zadań oraz zasobów. Dzięki ustaleniu czasu pracy, dni wolnych, a także bazowego kalendarza mamy pewność, że wszystkie zadania będą prawidłowo obliczane, wskazując nam precyzyjnie czas ich wykonania zgodnie z harmonogramem pracy.

W kolejnych artykułach z serii dowiesz się, jak prawidłowo tworzyć zadania, czym różnią się zasoby kosztowe i materiałowe od zasobów ludzkich, jak przydzielać zasoby, jak skutecznie zarządzać realizacją projektu oraz jak go efektywnie kontrolować.

Przypominamy także, że w dowolnym momencie możesz skorzystać z naszego całkowicie darmowego e-booka „Microsoft Project – jak zbudować projekt całkowicie od zera?”, w którym zebraliśmy najważniejsze informacje ułatwiające pracę i efektywne zarządzanie projektami.

Kliknij i odbierz zupełnie darmowy e-book „Microsoft Project – jak zbudować projekt całkowicie od zera?”

Źródło: opracowanie własne