Microsoft Project w kilku słowach? Intuicyjna aplikacja wspomagająca zarządzanie projektami. Przejrzysta, skuteczna i tania (porównując do rynkowej konkurencji). To z pozoru proste narzędzie gwarantuje niemalże nieograniczone możliwości w kontekście zarządzania projektami. Daje nie tylko pełną kontrolę nad tym, co najważniejsze (zadania, zasoby, terminy, delegowanie), ale umożliwia też szybką i skuteczną analizę postępu prac poprzez tworzenie raportów i szczegółowe planowanie etapów projektów. Na co jeszcze pozwala Microsoft Project? Czy warto zacząć z niego korzystać? Od czego zacząć i jakie korzyści może dać Tobie i Twojej firmie? – odpowiedzi na te pytania znajdziecie w dalszej części materiału. Na jego końcu czeka na Was dodatkowa niespodzianka.
Microsoft Project – czym jest?
Microsoft Project to narzędzie, o którym często mówi się w kontekście zarządzania jednym bądź wieloma projektami. Jeżeli odpowiadasz za nadzór i planowanie działań w swojej firmie, jesteś właścicielem, projekt managerem, zarządzasz pracą zespołu lub po prostu chcesz skuteczniej monitorować to, co dzieje się z delegowanymi przez Ciebie zadaniami, to Microsoft Project jest aplikacją dla Ciebie. Jeśli mielibyśmy opisać ją w skrócie, to powiedzielibyśmy, że to intuicyjne, choć potężne narzędzie, które umożliwi Ci tworzenie projektów, zarządzanie zaawansowanymi projektami, monitorowanie procesów, planowanie działań, zarządzanie budżetem oraz generowanie raportów projektowych, co dodatkowo ułatwi efektywne zarządzanie projektami. I nie — nie musisz od razu korzystać z pełni jego funkcji. Czasem wystarczy zaledwie kilka z nich, aby uporządkować pracę swoją, pracę zespołu oraz zniwelować ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych, stresogennych sytuacji i porażek. Przykład?
Dzięki definiowaniu zadań możesz bez trudu stworzyć podzadania, których wykonanie będzie niezbędne w drodze do celu. Możesz przyporządkować do nich wykonawców, estymowane czas pracy, datę rozpoczęcia, datę zakończenia i nie tylko. Już to pozwoli Ci lepiej planować pracę swojej firmy bądź współpracowników oraz na bieżąco monitorować postępy. A to tylko jedna z najbardziej podstawowych funkcji.
Co Microsoft Project może dać Tobie i Twojej firmie?
Istnieje wiele argumentów, które przemawiają na korzyść programu Microsoft Project i jego wykorzystania w praktyce. Zapewne podobnie jak wiele firm na świecie – i Ty mierzysz się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem projektami, budżetami oraz raportowaniem i zastanawiasz się, co Microsoft Project może dać Tobie i Twojemu biznesowi. Poniżej znajdziesz 3 najważniejsze korzyści:
Korzyść #1 – Bo możesz mieć wszystko pod ręką, w jednym miejscu
Jeżeli jesteś project managerem i prowadzisz jeden bądź kilka projektów, z pewnością dużym wyzwaniem jest dla Ciebie porządkowanie danych. Są nimi nie tylko zadania, ale i zasoby, budżety, terminy. Wszystko, co niezbędne do prowadzenia projektu. Microsoft Project pozwoli Ci scentralizować informacje w ramach projektów, a nawet całej firmy, jeśli prowadzisz swój własny biznes.
Dzięki temu członkowie zespołów mają dostęp do niezbędnych dokumentów, harmonogramów, zadań i zasobów. Co więcej – mogą je bez trudu udostępniać, co znacząco przyspiesza wykonywanie zadań i podnosi efektywność. Istotną cechą są też aktualizacje w czasie rzeczywistym. Oznacza to pełną kontrolę nad projektem i znacznie szybszą reakcję na ewentualne opóźnienia oraz zmiany.
Korzyść #2 – Bo dzięki Microsoft Project analiza będzie jeszcze łatwiejsza
Podejmowanie skutecznych decyzji musi być poprzedzone konkretną analizą. Z Microsoft Project jest ona prostsza niż kiedykolwiek. Głównie za sprawą zaawansowanych narzędzi analizy i raportowania.
Aplikacja pozwoli Ci generować różnorodne raporty, wykresy i diagramy, które przedstawią kluczowe statystyki projektu (np. wykorzystanie zasobów, postęp prac, koszty). Ułatwia to identyfikację obszarów wymagających uwagi, monitorowanie ryzyka oraz podejmowania odpowiednich działań w celu naprawy sytuacji już na wczesnym etapie.
Korzyść #3 – Bo możesz zintegrować go z istniejącymi narzędziami Microsoft 365, z których korzystasz
Project to narzędzie stworzone przez Microsoft, a to oznacza, że jeśli korzystasz z innych aplikacji Giganta z Redmond (np. tych, które wchodzą w skład usługi Microsoft 365), to bez trudu połączysz z nimi Project, a to pozwoli na harmonijną współpracę w ramach jednego środowiska. Nie ma więc przeszkód, aby zintegrować program z Excel, Power BI, Azure i SharePoint, zwiększając tym samym produktywność nie jednego, a nawet kilku zespołów. Prosty przykład?
Jeżeli Twoja firma pracuje w programie Microsoft Teams, to możesz wyświetlić w nim cały swój projekt w formie kart kanałów. Oznacza to, że praca z poziomu aplikacji Teams jest możliwa, a każda zmiana zostanie zsynchronizowana.
Microsoft Project – skąd pobrać?
Skoro znasz już zalety Microsoft Project, zapewne w Twojej głowie rodzą się pytania: „Skąd go wziąć?”, „Czy Microsoft Project jest darmowy?”.
Microsoft Project to narzędzie płatne. Co prawda dzięki wersji „trial” możesz wypróbować go zupełnie za darmo, jednak tak krótki okres nie pozwoli Ci zaznajomić się z większością przydatnych funkcji.
Już na wstępie warto zaznaczyć, że Microsoft Project możesz nabyć dzięki licencji dożywotniej, a zaliczamy do niej:
lub dzięki licencji subskrypcyjnej, w skład której wchodzą:
Zarówno licencje wieczyste, jak i model subskrypcyjny mają swoje wady i zalety.
Wybór licencji dożywotniej to zaleta w postaci jednorazowego zakupu i możliwości używania zakupionej wersji tak długo, jak tylko zechcesz. Subskrypcja może jednak okazać się dla Ciebie lepszym wyborem, jeśli zależy Ci na najnowszych aktualizacjach oraz nowych funkcjach, które pojawiają się wraz z rozwojem produktu. Warto przeprowadzić porównanie planów Microsoft Project.
Przed wyborem konkretnego planu warto też zastanowić się nad realnymi potrzebami Twojej firmy i poznać różnice w wersjach MS Project. Na przykład, Microsoft Project Plan 1, w przeciwieństwie do droższych planów, nie pozwoli na zarządzanie zasobami, optymalizację portfela czy działanie na wielu projektach jednocześnie.
Mam już Microsoft Project. Jak zacząć z niego korzystać?
Jeżeli dysponujesz już własną licencją na Microsoft Project, to nie pozostaje nic innego, jak zacząć z niego korzystać. Zanim jednak przejdziesz do praktyki, dobrze jest odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań.
- Czy Twój projekt ma już zdefiniowane cele?
- Czy cele są konkretne, mierzalne, osiągalne i istotne?
- Czy ma zdefiniowany czas rozpoczęcia i zakończenia?
- Jakie zadania będą konieczne do jego realizacji?
A to tylko kilka z wielu możliwych pytań. Jeśli chcesz skorzystać z aplikacji Project i odmienić planowanie projektów tak, aby były one przede wszystkim skuteczne, to mamy dla Ciebie coś, co może Ci w tym pomóc już na starcie.
To dedykowany, całkowicie darmowy e-book „Microsoft Project – jak zbudować projekt całkowicie od zera?”, który pomoże Ci przygotować wszystko, co niezbędne do działania z Microsoft Project.Kliknij i odbierz zupełnie darmowy e-book „Microsoft Project – jak zbudować projekt całkowicie od zera?”
Ale to dopiero początek! Już wkrótce możesz spodziewać się serii artykułów poświęconych Microsoft Project, w których specjaliści CentrumXP podzielą się sporą dawką wiedzy, przeprowadzając Cię krok po kroku przez to kompleksowe rozwiązanie i poszczególne etapy projektu. Dzięki nim dowiesz się, od czego zacząć pracę w Microsoft Project, jak prawidłowo tworzyć zadania i przydzielać do nich zasoby, jak skutecznie zarządzać realizacją projektu oraz jak go efektywnie kontrolować.
W ostatnim artykule z tej serii możesz wypatrywać specjalnej niespodzianki, którą szykujemy dla wszystkich osób, które pobiorą e-booka . Na ten moment nie możemy zdradzić nic więcej, ale zapewniamy, że to, co szykujemy pomoże przezwyciężyć wyzwania, z którymi mierzysz się w swojej pracy na co dzień.
Źródło: opracowanie własne
