Jak działają skrzynki współdzielone?

Skrzynka współdzielona to ważna część usługi Microsoft Exchange. Pozwala na wygodną współpracę grupy osób w obrębie jednej, wspólnej skrzynki pocztowej, a co za tym idzie - nie wymaga udostępniania loginów i haseł osobom, które mają mieć do niej dostęp. Skrzynka współdzielona to zwyczajne konto pocztowe w usłudze Exchange, do którego dostęp ma więcej niż jedna wskazana przez nas osoba. Można powiedzieć, że zasada działania wspólnej skrzynki jest podobna do Grupy usługi Microsoft 365, z tą różnicą, iż w Grupie poza skrzynką mamy także dostęp do biblioteki plików, witryny SharePoint i innych wspólnych obszarów.

Niewątpliwą zaletą współdzielonych skrzynek pocztowych jest poprawa bezpieczeństwa. Dzięki nim prawdopodobieństwo, że hasło wycieknie, jest znacznie mniejsze. W razie potrzeby po prostu usuwamy uprawnienia użytkownika. Co więcej, w Exchange Online skrzynki współdzielone nie wymagają podpiętej licencji, aby działać.

Jak zatem obsługiwać skrzynki współdzielone w Microsoft 365 i Exchange Online? Najpierw musimy utworzyć współdzieloną skrzynkę z adresem funkcyjnym, na przykład: kontakt@firma.pl, a następnie nadać uprawnienia poprzez Centrum administracyjne. W zależności od potrzeb mogą być to uprawnienia tylko do wglądu w skrzynkę lub wysyłania. Sprawdźmy więc, w jaki sposób utworzyć skrzynkę, nadać do niej uprawnienia i jak ją obsługiwać.

Jak utworzyć współdzieloną skrzynkę w Microsoft 365?

1. Jako administrator logujemy się do portalu office.com i przechodzimy do Centrum administracyjnego.
2. Następnie przechodzimy do centrum administracyjnego usługi Exchange.
3. Rozwijamy sekcję Recipients i wybieramy pozycję Mailboxes.
4. Po prawej stronie klikamy opcję Add a shared mailbox.
5. W panelu po prawej stronie wpisujemy nazwę współdzielonej skrzynki, jej adres e-mail i klikamy przycisk Create.

Jak nadać uprawnienia do współdzielonej skrzynki pocztowej?

1. W centrum administracyjnym usługi Exchange na liście Mailboxes klikamy utworzoną wcześniej współdzieloną skrzynkę.
2. Następnie w panelu po prawej stornie przechodzimy do zakładki Delegation.
3. W tym miejscu możemy nadać dwa rodzaje uprawnień:
   • Send as - pozwala na odczytywanie i wysyłanie wiadomości e-mail.
   • Read and manage - pozwala jedynie na zarządzanie otrzymanymi wiadomościami. Wysyłanie wiadomości e-mail nie jest możliwe.
4. Po wybraniu jednego z dwóch poziomów uprawnień klikamy przycisk Add members i spośród użytkowników wybieramy tych, którzy mają mieć dostęp do współdzielonej skrzynki.
5. Zmiany zapisujemy, klikając najpierw Save, a następnie Confirm.
6. Nadanie uprawnień zwykle wdraża się w przeciągu 5 minut. Do tego czasu uzyskanie dostępu do współdzielonej skrzynki może nie być jeszcze możliwe.

Jak otworzyć skrzynkę współdzieloną w Outlook Web App?

1. Po zalogowaniu się do Outlook Web App w prawym górnym rogu klikamy nasz awatar/zdjęcie profilowe.
2. Wybieramy opcję Otwórz inną skrzynkę pocztową.
3. Teraz wpisujemy adres e-mail lub nazwę współdzielonej skrzynki pocztowej. Na liście wyników wyszukiwania wybieramy odpowiednią skrzynkę.
4. Na koniec klikamy przycisk Otwórz.
5. W osobnej zakładce otworzy się nam drugie konto, z którego korzystać możemy podobnie jak z indywidualnej skrzynki.

Jak podpiąć skrzynkę współdzieloną do listy folderów w Outlook Web App?

1. Po zalogowaniu się do Outlook Web App klikamy prawym przyciskiem myszy pozycję Foldery.
2. Następnie wybieramy pozycję Dodaj folder udostępniony.
3. W nowym okienku wpisujemy pełny adres e-mail współdzielonej skrzynki pocztowej i klikamy przycisk Dodaj.
4. Współdzielona skrzynka pojawi się po lewej stronie na liście wszystkich folderów.

Jak wysyłać wiadomości ze współdzielonej skrzynki w Outlook Web App?

1. W oknie tworzenia nowej wiadomości e-mail przechodzimy do zakładki Opcje i zaznaczamy pozycję Pokaż pole Od.
2. Następnie obok naszego adresu e-mail klikamy przycisk Od.
3. Teraz wystarczy kliknąć Inny adres e-mail i wpisać adres e-mail współdzielonej skrzynki pocztowej.
4. Na koniec tworzymy wiadomość e-mail, podajemy odbiorców oraz temat i możemy wysłać wiadomość ze współdzielonej skrzynki mailowej.

Jak otworzyć współdzieloną skrzynkę w klasycznym Outlook?

1. Mapowanie współdzielonej skrzynki powinno przebiec automatycznie, jednak może to zająć jakiś czas. Jeżeli nie chcemy czekać, możemy podpiąć współdzieloną skrzynkę samodzielnie. Najpierw musimy przejść do menu Plik.
2. Następnie w zakładce Informacje klikamy przycisk Ustawienia kont i wybieramy pozycję Ustawienia kont.
3. W nowym okienku w zakładce Adres e-mail zaznaczamy swoje konto i klikamy polecenie Zmień.
4. Teraz klikamy przycisk Więcej ustawień i przechodzimy do zakładki Zaawansowane.
5. W sekcji Otwórz dodatkowe skrzynki pocztowe klikamy przycisk Dodaj i wpisujemy dokładny adres e-mail współdzielonej skrzynki pocztowej.
6. Zmiany potwierdzamy przyciskiem OK, a następnie Zastosuj.
7. Na koniec wystarczy ponownie uruchomić aplikację Outlook. Współdzielona skrzynka pojawi się po lewej stronie na liście folderów.

Jak wysyłać wiadomości ze współdzielonej skrzynki w klasycznym Outlook?

1. W oknie tworzenia nowej wiadomości e-mail przechodzimy do zakładki Opcje i klikamy opcję Od.
2. Następnie obok naszego adresu e-mail klikamy przycisk Od.
3. Teraz wystarczy kliknąć Inny adres e-mail, wpisać adres e-mail współdzielonej skrzynki pocztowej i potwierdzić przyciskiem OK.
4. Od tej pory podczas tworzenia nowej wiadomości będziemy mogli wybrać współdzieloną skrzynkę pocztową.

Jak dodać współdzieloną skrzynkę jako osobne konto w Outlook?

1. W klasycznej aplikacji Outlook przechodzimy do menu Plik i klikamy przycisk Dodaj konto.
2. W nowym okienku wpisujemy adres skrzynki współdzielonej i klikamy przycisk Połącz.
3. Aplikacja poprosi nas o hasło do skrzynki współdzielonej. Ze względu na fakt, że skrzynka taka nie posiada własnego hasła, a bazuje na uprawnieniach, musimy więc kliknąć opcję Zaloguj się przy użyciu innego konta.
4. Teraz wpisujemy nasz indywidualny adres e-mail, przechodzimy dalej i podajemy hasło do naszego konta pocztowego.
5. Na koniec klikamy kolejno przycisk Zaloguj, a następnie Gotowe.
6. Po ponownym uruchomieniu programu Outlook skrzynka współdzielona pojawi się na liście skrzynek. Będzie ona posiadała swój odrębny plik danych, a także dostępne staną się wszystkie funkcje, znane ze zwykłych kont (podpisy, możliwość ustawienia skrzynki współdzielonej jako domyślnej, powiadomienia o nowych wiadomościach, itp.).