Microsoft Office Project 2007 jest narzędziem, które pomoże optymalnie zorganizować harmonogram pracy w firmie i nie tylko. Dzięki niemu perfekcyjnie zaplanujemy i dogramy czasowo wszystkie zadania oraz przydzielimy je odpowiednim pracownikom, a wszystko to w przyjemnej i intuicyjnej otoczce.
Połączenia między zadaniami
Załóżmy, że jesteśmy właścicielami firmy zajmującej się projektowaniem i budową mostów. Na tym przykładzie przekonamy się o ogromnej funkcjonalności programu. Budując most nie możemy oczywiście zrobić wszystkiego naraz, musimy zachować pewną kolejność wykonywanych czynności. Najpierw konstruujemy most zastępczy, a dopiero potem rozbieramy istniejący. W przeciwnym przypadku doprowadzilibyśmy do ogromnych utrudnień w ruchu drogowym. Program Project 2007 oferuje 3 różne rodzaje połączenia ze sobą istniejących zadań. Mogą one rozpoczynać się lub kończyć jednocześnie albo następować jedno po drugim. Aby dodać połączenie wybieramy zadanie nadrzędne, po czym zaznaczamy drugie. Następnie z menu Edycja wybieramy Połącz zadania lub po prostu naciskamy [Ctrl+F2]. Domyślnie program ustalił, że czynność, którą wskazaliśmy jako podrzędną, powinna zacząć się w momencie zakończenia nadrzędnej. Jeśli jednak chcielibyśmy to zmienić, klikamy dwukrotnie na tę podrzędną i przechodzimy do zakładki Poprzedniki. Widnieje tam lista zadań, od których uzależnione jest aktualnie edytowane. W kolumnie Typ możemy wybrać sposób połączenia. Po wszystkim zamykamy okno. W przypadku wybrania większej ilości czynności jednocześnie, najwcześniej wykonywaną będzie ta, którą zaznaczyliśmy jako pierwszą, a ostatnią, wskazaną na samym końcu.
Informacje o zadaniu
Sama nazwa zadania oraz czas jego rozpoczęcia i zakończenia, a nawet kolejność wykonywania to jeszcze dość skąpe informacje na temat pracy. Oczywiście możliwości programu Microsoft Office Project 2007 na tym się nie kończą. Oferuje on dostęp do kompleksowych informacji na temat każdej czynności w projekcie. Zaznaczając zadanie a następnie wybierając z menu Projekt opcję Informacje o zadaniu wyświetlone zostają wszystkie informacje na jego temat. Z zakładki Poprzedniki już korzystaliśmy. W karcie Ogólne możemy aktualizować postępy procentowe w pracy nad konkretnym zadaniem oraz zmienić jego priorytet. Przydaje się on w przypadku, gdy jeden pracownik ma do wykonania dwa lub więcej zajęć równocześnie. Domyślnie priorytet jest równy 500, a możemy mu przypisać dowolną liczbę całkowitą z zakresu od 0 do 1000. Bardzo przydatna jest zakładka Zaawansowane. Tutaj możemy ustalić termin ostateczny dla każdego zadania oraz typ ograniczenia. Dodatkowo mamy dostęp do mini-notatnika (zakładka Uwagi), gdzie możemy zapisać wszystkie ważne szczegóły dotyczące danej czynności.
Opóźnienia zadań
W rzeczywistości często zdarza się, że praca nie może być ukończona w terminie. Gdy okazuje się, że nastąpią pewne opóźnienia, musimy wprowadzić poprawki do projektu. Jeżeli zadanie jeszcze się nie rozpoczęło, musimy zmienić przewidywany czas jego trwania. W przypadku, gdy jest już ono wykonywane, możemy również wpisać nową, planowaną datę jego zakończenia. Zmiana ma oczywiście wpływ na pozostałe czynności z nią połączone. Może się więc zdarzyć, że ta modyfikacja spowoduje, iż któreś z zadań zakończy się później niż to wcześniej ustaliliśmy. Program Project 2007 oznacza je wykrzyknikiem. Taka komplikacja mogłaby oznaczać karę za niewywiązanie się z umowy w terminie. Aby temu zapobiec, możemy do zespołu pracowników wykonujących daną pracę, dodać nową osobę. Wystarczy kliknąć dwukrotnie na takie zadanie i przejść do zakładki Zasoby, a następnie wybrać pracownika i zatwierdzić tę zmianę klikając OK. Teraz, gdy najedziemy na pole uwag przy konfliktowej czynności, program pyta się, czym podyktowana była zmiana, którą dokonaliśmy. W naszym przypadku nastąpiło opóźnienie pracy, więc zaznaczamy opcję Zmniejsz czas trwania, nie zmniejszaj ilości pracy całkowitej. Mamy do wyboru również dwie inne opcje: Zwiększ pracę całk.- zadanie wymaga więcej osobogodzin, Nie zmieniaj czasu trw. bądź Zmniejsz dzienną liczbę godz. pracy zasobów. Nie zmniejszaj czasu trwania i pracy.
Dodawanie/ukrywanie kolumn
Może zdarzyć się, że informacje o zadaniu, które program Microsoft Project 2007 prezentuje domyślnie, nie są wystarczające. W tym przypadku chcielibyśmy wstawić dodatkowe kolumny, które obok standardowych, będą dostarczać niezbędnych danych. Za przykład weźmy ponownie opóźnienie w projekcie. Po wprowadzeniu nowej daty zakończenia czynności wiemy już, że inne, powiązane z nią, nie zostaną wykonane w terminie, jednak program nie pokazuje żadnych szczegółów, na przykład jak bardzo są one opóźnione. W tym wypadku klikamy na dowolnym polu w kolumnie, przed którą chcemy wstawić nową i z menu Wstaw wybieramy kolumna. Z listy Nazwa pola wybieramy Zapas czasu zakończenia, następnie nadajemy dowolną nazwę, na przykład Zapas czasu i klikamy OK. Widzimy teraz nową kolumnę. Zadania opóźnione mają wartość ujemną. Przy okazji możemy zobaczyć, jaką rezerwę mamy przy innych zadaniach, co pozwoli wykorzystać ten czas w inny sposób.
Widoki
Dotychczas w naszej pracy korzystaliśmy tylko z jednego widoku Wykresu Gantta. W programie Microsoft Office Project 2007 mamy jednak dostęp do wielu innych, oferujących inne istotne informacje na temat projektu. Ale po kolei, rozwińmy menu Widok. Pierwszym z dostępnych widoków jest Diagram sieciowy. Jak wskazuje nazwa, przedstawia on projekt w postaci diagramu przy czym zadania zakończone są skreślone podwójnie, te w trakcie wykonywania pojedynczo, a opóźnione zaznaczone są czerwoną obwódką. Bardzo czytelnie przedstawiona jest tu zależność pomiędzy czynnościami. Kolejny widok, czyli Kalendarz, dostarcza w sposób przejrzysty informacji co i kiedy jest wykonywane. Natomiast Obciążenie zadaniami to tabelka przedstawiająca łączny czas, jaki spędzą pracownicy nad obowiązkami, a także każdy z nich osobno. Następny jest wspomniany już Wykres Gantta, a dalej mamy widoki związane z zasobami. Pierwszy z nich, Arkusz zasobów, to lista, najczęściej pracowników, chociaż może tu wystąpić również Materiał lub Koszt. Wystarczy w polu Typ, wybrać rodzaj zasobu jaki chcemy dodać. Mamy tutaj również koszt pracy, podzielony na stawkę standardową oraz nadgodziny. W oknie tym, klikając dwukrotnie na wybraną osobę, mamy możliwość ustalenia jej dostępności, w przypadku, gdy na przykład jest ona zatrudniona tylko na pewien okres czasu. Dalej mamy Obciążenie zasobów, czyli listę pracowników i przypisanych im obowiązków wraz z czasem jaki w kolejnych dniach nad nimi spędzili. Ostatni widok, Wykres zasobów, ilustruje sumaryczny stopień obciążenia pracą wybranego pracownika w poszczególnych dniach.
Raporty
W poprzednim artykule wspomniana już została możliwość tworzenia raportów z pracy nad projektem na przykładzie kosztu budżetowego. Przyjrzyjmy się teraz bliżej, jakie jeszcze możliwości daje Microsoft Office Project 2007 w kwestii raportowania efektów pracy. Po wybraniu menu Raport rozwija się lista z trzema opcjami. Pierwsza to Raporty wizualne. Z ich pomocą bez problemu tworzymy wykresy, które są następnie automatycznie otwierane w innym programie z pakietu Office 2007, Excelu lub Visio. Wybór aplikacji docelowej należy do nas. Możemy stworzyć raport z dostępności zasobów do pracy, kosztu i pracy budżetowej i ich zgodności z planem, przepływu gotówki czy wartości wypracowanej w czasie. Podsumujemy tutaj również zarobki i pracę zatrudnionych przez nas osób. Gdy już zdecydujemy się na jeden z raportów klikamy Wyświetl, co spowoduje wygenerowanie wykresu i otwarcie programu, w którym zostanie on zaprezentowany.
Druga, czyli Kopiuj obraz, daje możliwość wydrukowania na papierze, bądź wyeksportowania do pliku GIF, obrazu który aktualnie widzimy w programie Project 2007.
Ostatnia opcja nazwana jest po prostu Raporty. Służy ona do tworzenia zestawień gotowych do druku, które następnie możemy przedstawić zarządowi lub inwestorowi. Po kliknięciu otwiera się nowe okno, w którym wybieramy najpierw jaki rodzaj raportu chcielibyśmy wydrukować. Omówienie to ogólne dane podsumowujące projekt, czas wykonania, koszty i stan zasobów. Działania bieżące to wszystko to, co dotyczy aktualnego stanu budowy, czyli zadania rozpoczęte, nierozpoczęte, zakończone oraz te, które mają opóźnienia. Kolejna opcja do wyboru, czyli Koszty, oferuje kompleksowe informacje na temat wydatków, przepływu gotówki, zadań ponadbudżetowych oraz wartości wypracowanej. Raport Przydziały informuje o tym kto, co i kiedy robi, jakie czynności zostały przydzielone poszczególnym pracownikom oraz czy istnieją jakieś zasoby z nadmierną alokacją. Obciążenie pracą tworzy tabelę wszystkich zadań z przypisanymi im osobami, które je wykonują, bądź odwrotnie, tabelę pracowników i ich obowiązków. W obu przypadkach mamy również podaną informację kiedy i ile czasu pracownik poświęcił danemu zadaniu. Oprócz tych wszystkich standardowych raportów mamy też możliwość stworzenia własnych, w których zawrzemy inne, niezbędne informacje. Służy do tego ostatni przycisk w oknie Raporty nazwany Niestandardowe. Aby stworzyć własne sprawozdanie klikamy Nowy i wybieramy typ. Niech to będzie Kalendarz miesięczny. W kolejnym oknie wybieramy jego nazwę, filtr, który zastosujemy oraz kalendarz. Stwórzmy podsumowanie dla jednego z pracowników z zadań, które powinny rozpocząć się przed konkretną datą. W tym celu w polu Filtr wskazujemy Powinny rozpocząć się do..., a w polu kalendarz, nazwę pracownika, i klikamy OK. Raport o wybranej nazwie pojawił się na liście, wybieramy go więc a następnie klikamy Podgląd. Dopiero teraz ustalamy datę, do kiedy powinny rozpocząć się zadania, zawarte w sprawozdaniu. Następnie klikamy OK i mamy raport gotowy do wydruku.
Podsumowanie
Microsoft Office Project 2007 jest programem, który przyda się wszystkim, którzy prowadzą firmę, a więc nie obcy jest im problem optymalnego wykorzystania czasu i dostępnych zasobów. Z pewnością jednak pomoże on również zorganizować pracę zwykłym użytkownikom. Jest doskonałym narzędziem rozplanowania dnia pracy z uwzględnieniem zasobów jakimi dysponujemy, a przy całej swej funkcjonalności jest programem niezwykle intuicyjnym.
