W życiu codziennym często wypełniamy różnego rodzaju formularze, podania i coraz częściej mają one formę elektroniczną. Serwisy internetowe proszą o opinię na różne tematy, firmy pytają o ocenę oferowanych przez siebie usług, a pracodawcy chcą znać kwalifikacje przyszłych pracowników. Jest to tak naturalne, że prawie nie zwracamy uwagi na te formularze. Problem zaczyna się, gdy sami stajemy przed zadaniem stworzenia elektronicznej ankiety. Nie każdy zna język HTML, a programy do ich tworzenia nie są zbyt popularne. Z pomocą przychodzi Microsoft Office Word 2007. Jest on doskonałym, prostym i intuicyjnym narzędziem, a jego możliwości są ogromne.
Przygotowanie programu Word do pracy
Pierwszym krokiem jest przygotowanie edytora, gdyż domyślnie narzędzie tworzenia formularzy jest niewidoczne. Klikamy przycisk Microsoft Office w lewym górnym rogu i z menu, które się rozwinęło wybieramy Opcje programu Word. Na zakładce Popularne zaznaczamy opcję Pokaż kartę Deweloper na Wstążce i zamykamy okno przyciskiem OK. Widzimy, że istotnie na wstędze programu pojawiła się nowa karta. Klikamy ją. Znajduje się na niej kilka grup - używać będziemy tylko dwóch: Formanty oraz Ochrona.
Kolejnym krokiem jest otworzenie szablonu lub dokumentu, na którym ma zostać oparty formularz. Klikamy ponownie przycisk Microsoft Office i Nowy. W kolumnie Szablony wybieramy Moje szablony. W następnym oknie zaznaczamy Normal i potwierdzamy wybór przyciskiem OK. Musimy teraz zapisać pracę, którą tworzymy. W tym celu używamy Zapisz jako z menu, które rozwinie się po kliknięciu na przycisk Microsoft Office, a następnie Dokument programu Word lub Szablon programu Word. Wybieramy nazwę pliku i miejsce, gdzie chcemy zapisać plik i wciskamy Zapisz.
Ostatnim krokiem jest stworzenie tabeli, która będzie bardzo pomocna w organizacji i zachowaniu przejrzystości formularza. Przełączamy się na zakładkę Wstawianie na wstędze, następnie w bloku Tabele klikamy narzędzie Tabela i wybieramy ilość jej rzędów i kolumn. Ten krok możemy oczywiście pominąć, możemy go również wykonać na końcu, jeśli jeszcze nie wiemy ile pól będzie miał formularz. Wystarczy po skończeniu pracy stworzyć odpowiednią tabelę i przesunąć elementy do jej odpowiednich pól.
Tryb projektowania
Bardzo użytecznym narzędziem przy tworzeniu formularza jest tryb projektowania. Aby go włączyć na zakładce Deweloper w bloku Formanty klikamy przycisk Tryb projektowania. Dzięki niemu możemy w łatwy sposób planować rozkład elementów ankiety oraz widzimy, gdzie zaczynają i kończą się poszczególne formanty oraz całe ich grupy.
Tworzenie formularza - opis formantów
Możemy już przystąpić do pracy. Przyjrzyjmy się grupie Formanty. Pierwsze dwa przyciski, czyli RTF oraz Tekst pozwalają wstawić pole tekstowe, w którym możemy prosić respondentów, aby wpisali na przykład swoje imię i nazwisko. Formant RTF domyślnie zezwala na wprowadzenie wielu linii, podczas gdy w zwykłym polu tekstowym piszemy tylko w jednej. W pierwszym przypadku nie możemy tego jednak zmienić, natomiast Tekst może pozwalać na użycie wielu linii. Aby to umożliwić zaznaczamy go i klikamy Właściwości w grupie Formanty, a następnie w obszarze Właściwości zwykłego tekstu zaznaczamy opcję Zezwalaj na powroty karetki (wiele akapitów). Zmianę zatwierdzamy przyciskiem OK. Główna różnica pomiędzy polem RTF a Tekst polega jednak na reakcji na formatowanie tekstu. Pierwsze pozwala na pogrubienie czy pochylenie części jego zawartości, podczas gdy w drugim taka zmiana będzie miała wpływ na całą treść w nim wprowadzoną. W przypadku wklejenia wcześniej przygotowanego tekstu formant RTF zachowa jego dokładny wygląd, natomiast w polu Tekst zostanie on sformatowany do takiej postaci, jak pierwszy znak. Pod kolejnym przyciskiem dostępny jest Formant zawartości w formie obrazu. Jak wskazuje nazwa, pozwala on ankietowanej osobie wybrać ze swojego dysku twardego obraz w jednym z wielu popularnych formatów graficznych i wstawić go do formularza. Dwa następne przyciski Pole kombi i Lista rozwijana umożliwiają dodanie rozwijanej listy wyboru. Aby wprowadzić elementy do wyboru zaznaczamy stworzony formant i w grupie Formanty wybieramy Właściwości. Następnie w obszarze Właściwości listy rozwijanej klikamy Dodaj i w polu Nazwa wyświetlana wpisujemy opcję do wyboru z listy, natomiast Wartość zostaje automatycznie uzupełnione tą samą nazwą, możemy jednak odpowiednim alternatywom przypisać dowolne wartości. Jeżeli przypadkiem wprowadzimy dwie opcje o tej samej etykiecie bądź wartości, program Microsoft Office Word 2007 zaprotestuje, informując o pomyłce. Po wpisaniu wszystkich możliwości wyboru zamykamy okno klikając OK.
Kolejnym przyciskiem na liście formantów jest Wybór daty, który pozwala respondentom w łatwy i przejrzysty sposób wybrać z kalendarza datę. Standardowo wyświetlona jest ona w formacie rok-miesiąc-dzień, ale oczywiście mamy możliwość zmiany go na niemal dowolny. Zaznaczamy pole wyboru daty i klikamy Właściwości. W obszarze Właściwości wyboru daty wybieramy jeden spośród kilkunastu dostępnych formatów i zatwierdzamy zmianę przyciskiem OK. Możliwe jest również stworzenie własnego. W tym celu we właściwościach formantu, zamiast wybierać z listy domyślnych, w rubryce Sposób wyświetlania dat wpisujemy własny format. Następnym formantem jest Galeria bloków konstrukcyjnych. Jest on polem tekstowym, które dodatkowo umożliwia respondentowi szybkie wstawienie bloku konstrukcyjnego, spośród wcześniej zapisanych w programie Microsoft Office Word 2007. Ostatnia ikona w grupie Formanty pozwala na użycie w ankiecie starszych narzędzi, zarówno formularzy z poprzednich wersji programu Word jak i formantów ActiveX.
Zmiana właściwości formantów
Do tej pory używaliśmy właściwości formantów, aby dodać opcje wyboru do listy rozwijanej, umożliwić wprowadzenie wielu linii w polu tekstowym czy zmienić format daty. Przyjrzyjmy się teraz, jakie jeszcze opcje udostępnia program Microsoft Office Word 2007. Kliknijmy na formancie, na przykład stworzonym wcześniej RTF. Następnie z grupy Formanty wybieramy Właściwości. W rubryce Tytuł możemy wprowadzić tytuł formantu. Gdy teraz klikniemy OK i zaznaczymy pole, pojawi się nad nim nazwa, którą wprowadziliśmy. Wracając do okna Właściwości pod rubryką Tag zaznaczamy Użyj stylu do formatowania zawartości. Możemy tu zmienić domyślny styl formatowania wprowadzonego tekstu. Dostępnych mamy kilka gotowych, ale oczywiście możemy zdefiniować również własne. Wystarczy kliknąć Nowy styl, wpisać nazwę stylu i wybrać sposób formatowania tekstu.
Dodawanie tekstu instruktażowego
Stwórzmy teraz nowy formant, na przykład pole RTF. Standardowo wyświetla się napis Kliknij tutaj, aby wprowadzić tekst. Jeśli jednak chcielibyśmy stworzyć ankietę dla obcokrajowców wymagamy, aby wyświetlał się on po angielsku. W tym celu zaznaczamy Tryb projektowania i wprowadzamy nowy tekst. Jeżeli chcemy, aby po jego wprowadzeniu formant był usuwany i zostawała sama zawartość klikamy na pole, następnie Właściwości i w obszarze Właściwości tekstu sformatowanego zaznaczamy opcję Usuń formant zawartości podczas edytowania zawartości.
Ochrona formularza
Program Microsoft Office Word 2007 umożliwia dwa rodzaje ochrony formularza przed edycją. Pierwszą z nich jest blokowanie poszczególnych formantów przed usunięciem, bądź również przed zmianą ich zawartości. Wybieramy jeden z nich, po czym przechodzimy do Właściwości. Następnie w obszarze Blokowanie zaznaczamy odpowiednią opcję spośród dwóch dostępnych Nie można usunąć formantu zawartości lub Nie można edytować zawartości. Minusem takiego rozwiązania jest to, że respondent może sam odznaczyć te opcje tym samym wyłączając ochronę pola ankiety. Drugim rozwiązaniem jest blokowanie całego formularza. W bloku Ochrona klikamy Chroń dokument a następnie Ogranicz formatowanie i edytowanie. Pod punktem 2.Ograniczenia edycji zaznaczamy opcję Zezwalaj tylko na tego typu edycję dokumentu: Do wyboru mamy Prześledzone zmiany, Komentarze, Wypełnianie formularzy oraz Bez zmian (tylko do odczytu). Zaznaczamy trzecią i klikamy Tak, zacznij wymuszanie ochrony. Program prosi teraz o wprowadzenie hasła oraz potwierdzenie go. Jeżeli tego nie zrobimy, każdy użytkownik będzie mógł bez problemu wyłączyć ochronę. Wpisując hasło pamiętajmy, aby nie było ono proste, krótkie ani zbyt oczywiste, najlepiej łączyć ze sobą litery, cyfry i znaki specjalne. Po wprowadzeniu hasła klikamy OK. Od tego momentu nie możemy edytować dokumentu, dodawać ani usuwać formantów - jedyne na co zezwala program to edycja ich zawartości. Jeżeli formularz jest jeszcze niekompletny lub nieaktualny i chcemy wprowadzić w nim poprawki klikamy ponownie Chroń dokument w bloku Ochrona, a następnie Ogranicz formatowanie i edytowanie i Zatrzymaj ochronę. Wprowadzamy wcześniej ustalone hasło i otrzymujemy pełen dostęp do edycji dokumentu.
Podsumowanie
Tworzenie formularza w programie Microsoft Office Word 2007 jest łatwe i intuicyjne. Dostęp do wszystkich opcji jest przejrzysty, stworzenie profesjonalnej ankiety nie powinno nikomu sprawić najmniejszego problemu.
