Microsoft Outlook 2003 pozwala wysyłanie wiadomości e-mail. Takie listy elektroniczne można skomponować i odpowiednio dopasować do swoich potrzeb. W artykule zostaną omówione aspekty ich edytowania.
Aby utworzyć nową wiadomość należy wybrać z menu Plik podmenu Nowy, a następnie Wiadomość pocztowa. Ten sam efekt można uzyskać korzystając z przydatnego skrótu klawiaturowego [CTRL + N]. Jeszcze inną drogą jest kliknięcie przycisku Nowy na pasku narzędzi programu Microsoft Outlook.
Na ekranie pojawi się formularz komponowania wiadomości e-mail.
Przy pomocy programu Microsoft Outlook można wysyłać wiadomości w następujących formatach:
- HTML (Hypertext Markup Language) - pozwala formatować tekst, wstawiać obrazki, przydzielać style, stosować tła i papeterię, a także oferuje wiele innych opcji, jak np. wstawianie poziomej linii
- Tekst sformatowany - pozwala na formatowanie tekstu (zmianę czcionki, pogrubienia, stosowanie akapitów itp.) i wstawianie plików graficznych
- Zwykły tekst - nie pozwala na formatowanie tekstu oraz dodawanie plików graficznych
Aby wybrać odpowiadający format należy rozwinąć listę Format wiadomości, znajdującą się na górnym pasku narzędzi.
W polu Do... należy wpisać adres e-mail adresata. W przypadku rozsyłania listu do kilku odbiorców, ich adresy e-mail należy wpisać rozdzielając średnikami. Jeżeli w przeszłości użytkownik kontaktował się z danym odbiorcą, wpisując jego adres e-mail w nagłówku wiadomości, bądź dodał go do książki adresowej wypełniając stosowne pole, Microsoft Outlook automatycznie uzupełni adres odbiorcy, o ile użytkownik zacznie go wpisywać i dopełni korzystając z klawisza TAB. Zaczynając wpisywać adres odbiorcy listu w polu Do..., wyświetla się okienko wraz z wyświetlonymi kontaktami dodanymi na komputerze.
Jeśli nasza jednostka jest połączona z serwerem Exchange, to wystarczy wpisać sam login, czyli nazwę odbiorcy występującą przed znakiem @, aby skontaktować się z pracownikami wewnątrz firmy.
Spójrzmy teraz na okno wiadomości poniżej pola Do... DW... to skrót od "Do Wiadomości". W to pole należy wpisać adres e-mail osoby, która otrzyma kopię wysyłanej wiadomości. Nie jest ona co prawda bezpośrednim adresatem wiadomości, niemniej zostanie przy okazji poinformowana. Odbiorca ten będzie widoczny dla pozostałych adresatów. Jeżeli nie chcemy, aby inni adresaci wiedzieli o przesłaniu kopii wiadomości e-mail do danego użytkownika, wpisujemy jego nazwę w pole UDW... Jest ono domyślnie ukryte, a można je przywołać rozwijając listę, klikając na strzałkę skierowaną w dół, przycisku Opcje...
Pisząc niniejszy artykuł zakładamy, że wraz z programem Microsoft Outlook został zainstalowany Microsoft Word. Większość firm nie ogranicza się do zakupienia i użytkowania tylko programu Outlook, lecz instaluje cały pakiet Microsoft Office, włącznie ze wspomnianym wcześniej edytorem tekstu. Dzięki temu zakres funkcjonalności tworzenia wiadomości e-mail znacznie się poszerza, aczkolwiek niektóre programy pocztowe mogą mieć problemy z poprawnym odczytaniem takiej wiadomości. Microsoft Word musi być domyślnym edytorem poczty programu Microsoft Outlook, aby wykorzystać ten potencjał. Dlatego też należy się upewnić, że opcja Użyj programu Microsoft Office Word 2003 do edytowania wiadomości e-mail jest zaznaczona. W tym celu należy kliknąć kolejno w menu Narzędzia w oknie głównym Outlooka, podmenu Opcje i na zakładce Format poczty zaznaczyć stosowną opcję.
Microsoft Outlook 2003 umożliwia automatycznie dodawanie sygnatury na końcu każdej wysyłanej wiadomości. Taki podpis złożony z tekstu i/lub obrazów będzie automatycznie dołączany do każdej wysyłanej wiadomości. Można mieć różne podpisy dla każdego konta e-mail.
Od chwili wyznaczenia sygnatury i skojarzenia z nowymi wiadomościami i/lub odpowiedziami oraz wiadomościami przesyłanymi dalej, do listów elektronicznych będzie dodawany podpis. Aby go utworzyć należy nacisnąć przycisk Podpisy... w zakładce Format poczty, a następnie przycisk Nowy. W obszarze Wybierz sposób tworzenia podpisu trzeba wybrać żądaną opcję (domyślnie Rozpocznij z nowym podpisem). Po zatwierdzeniu wyboru klikając na Dalej, wpisujemy tekst podpisu bądź kopiujemy go z innego dokumentu. Dzięki opcjom Czcionka i Akapit można odpowiednio dopasować formatowanie podpisu, zaś kategoria Opcje vCard umożliwia zawarcie uprzednio stworzonej elektronicznej wizytówki do wychodzących wiadomości e-mail.
Ostatnią opcją dostępną dzięki zakładce Format poczty jest papeteria.
Umożliwia uatrakcyjnienie wiadomości poprzez zmianę czcionki, domyślnego stylu, kolorów oraz dodanie tła. Wybrany przykładowy schemat Bluszcz powoduje następujący efekt.
Pasek Poczta e-mail jest podobny do paska Formatowanie programu Microsoft Word. Po zaznaczeniu fragmentu tekstu, który użytkownik chce sformatować, należy wybrać odpowiadającą opcję prezentowaną przez graficzne przyciski.
Spójrzmy teraz na poniższy zrzut ekranu - widzimy tam błąd ortograficzny. Tymczasem program Outlook umożliwia poprawę takich literówek. Dzięki wykorzystaniu funkcjonalności programu Word, tworzone wiadomości e-mail przy pomocy Outlooka, mogą być automatycznie sprawdzanie pod kątem pisowni i gramatyki. Takowe błędy są automatycznie "wychwytywane" przez program, a wyrazy, których dotyczą - podkreślane. Poprzez menu kontekstowe wywołane prawym przyciskiem myszy można uzyskać dostęp do listy sugerowanych, poprawnych wyrazów oraz do opcji autokorekty.
Dosyć często zdarza się, że użytkownik musi do wiadomości załączyć pliki. Aby to zrealizować, trzeba nacisnąć przycisk Wstaw plik symbolizowany przez ikonę spinacza na pasku narzędzi, a następnie wskazać dane, które mają być dołączone i wybrać Wstaw. W przypadku większej ilości dokumentów, można dodawać je zaznaczając po kolei, trzymając jednocześnie wciśnięty klawisz CTRL. Po zatwierdzeniu pojawi się dodatkowa informacja w polu Dołącz...
Załączając pliki do listów elektronicznych warto pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze, program pocztowy nie jest w stanie przesłać wiadomości, której rozmiar - włącznie z załącznikami - przekracza limit ustalony przez dostawcę skrzynki (zazwyczaj poniżej 20 MB). Po drugie, transmitować można pliki dowolnego rodzaju, niemniej trzeba zwrócić uwagę na to, czy ich odbiorca posiada oprogramowanie niezbędne do ich otworzenia.
Przycisk Wyślij spowoduje zamknięcie formularza i wysłanie wiadomości, a także umiejscowienie jej kopii w kategorii Elementy wysłane w oknie głównym Microsoft Outlook.
