Przy wprowadzaniu danych do bazy bardzo łatwo możemy popełnić błąd ortograficzny, literówkę lub pomylić kolumny tabeli i na przykład w miejscu numeru telefonu umieścić adres e-mail. Przy wpisywaniu niektórych długich ciągów np. numerów kont, telefonów musimy oddzielać cyfry myślnikami lub umieszczać w nawiasach numer kierunkowe. Nie jest to wygodne i zajmuje sporo czasu. Dlatego też powinniśmy dostosować format do określonego typu danych i korzystać z masek wprowadzania i reguł sprawdzania poprawności danych.
Do podstawowych typów danych należą: tekst, nota, liczba, format walutowy, data, godzina oraz odnośnik. Format danych ustawiamy w widoku projektu tabeli w kolumnie Typ danych.
Tekst jest najbardziej popularnym formatem danych. Mieści zarówno wpisy literowe, jak i różnego rodzaju ciągi cyfr. Najprościej jest ograniczyć się do zaznaczenia tylko Rozmiaru pola. Jednak nie zawsze to wystarcza. Aby precyzyjnie określić sposób zapisywania i wyświetlania danych tekstowych, stosujemy Maskę wprowadzania - jest to symboliczny zapis tego, co powinno pojawić się w komórce. Podobnie, jak przy filtrowaniu danych, używamy tu znaków zastępczych, które oznaczają litery (lub cyfry) wymagane albo dopuszczalne. Różnica pomiędzy tymi pojęciami polega na tym, że znaki wymagane muszą znaleźć się we wpisie, natomiast dopuszczalne - niekoniecznie. Literę lub cyfrę zapisujemy jako "A" (gdy jest wymagana) lub "a" (gdy nie jest obowiązkowa). Jeśli chcemy opisać literę wymaganą, wstawiamy "L". Literę opcjonalną oznaczamy znakiem zapytania "?". "0" określa obowiązkową cyfrę, a "9" - cyfrę (lub spację) opcjonalną. Jeśli chcemy, aby w danym miejscu tekstu pojawiał się jakiś znak (np. "-"), poprzedzamy go ukośnikiem "\". Znak mniejszości "<" zamienia następujące po nim litery na małe, natomiast znak większości ">" - na wielkie. Niektóre ciągi cyfr, takie jak kody pocztowe, numery telefonów, kont, wygodniej jest zapisywać w formacie tekstowym z użyciem masek wprowadzania. Dzięki temu możemy w nich umieścić znaki poprawiające ich czytelność. Na przykład, kod pocztowy określimy za pomocą maski: "99\-999".
Nota jest typem podobnym do tekstu, nie ma jednak wszystkich jego właściwości. Nie możemy określić jej maksymalnej długości, ani maski wprowadzania. Ten format przydaje się, gdy chcemy dołączyć to tabeli lub formularza krótką notatkę.
Data/godzina pozwala zapisać czas z określoną dokładnością. Sposób zapisu ustawiamy rozwijając pole Format w zakładce Ogólne okna widoku projektu tabeli. Dzięki temu data będzie zawsze wyświetlana w ten sam sposób bez względu na to, jak ją wprowadziliśmy. Na przykład ustaliliśmy format Daty długiej, ale do tabeli wpisaliśmy 2001-02-10. Mimo to nasz zapis zostanie zmieniony na 10 stycznia 2001. Jeśli po wpisaniu daty pojawi się komunikat o błędzie przekroczenia wartości zakresu, może to oznaczać, że wpisaliśmy datę w złej kolejności (dzień - miesiąc - rok zamiast rok - miesiąc - dzień).
W przypadku czasu przydatna bywa reguła sprawdzania poprawności. Możemy, na przykład, zapobiec wpisywaniu daty późniejszej niż teraźniejsza. W tym celu klikamy pole Reguła sprawdzania poprawności, aby po jego prawej stronie pokazał się przycisk z wielokropkiem. Klikamy go, uruchamiając w ten sposób Konstruktora wyrażeń. W polu w górnej części okna powinno znaleźć się wyrażenie, natomiast trzy pola w dole pozwalają znaleźć odpowiednią funkcję. W polu wyrażenia wpisujemy "<=" (bez cudzysłowu) i w lewym polu w dolnej sekcji okna dialogowego otwieramy folder Funkcje, a następnie Funkcje wbudowane. Ze środkowej komórki wybieramy Data/Godzina, a w prawym klikamy dwukrotnie funkcję Now. Zatwierdzamy przyciskiem OK. Oczywiście, jeżeli pamiętamy nazwę funkcji, nie musimy włączać Konstruktora wyrażeń, wystarczy, że w widoku projektu tabeli w polu Regule sprawdzania poprawności wpiszemy "<=Now()". Teraz pozostaje nam wpisać tekst reguły poprawności, np. "Nie możesz wpisać daty późniejszej niż teraźniejsza". Komunikat ten będzie wyświetlany zawsze, gdy użytkownik bazy danych wpisze datę niespełniającą opisanych przez nas warunków. Wprowadzanie tekstu reguły sprawdzania poprawności nie jest obowiązkowe, ale wówczas, w przypadku błędu, program pokaże okienko dialogowe ze standardowym komunikatem, który może być niezrozumiały dla użytkowników nieznających funkcji reguły sprawdzania poprawności.
Innym często stosowanym formatem jest liczba. Jeśli w danej kolumnie tabeli mogą pojawić się tylko liczby całkowite, jako format danych wybieramy Bajt, Liczba Całkowita lub Całkowita Liczba Długa. Różnią się one zakresem - bajt mieści małe liczby nieujemne (od 0 do 255), liczby całkowite należą do zakresu od minus do około plus 32 tysięcy, natomiast całkowite liczby długie mogą odnosić się do miliardów. Formaty Pojedyncza precyzja oraz Podwójna precyzja służą do przedstawiania ułamków.
Format Walutowy odnosi się do bieżącej waluty ustawionej na danym komputerze. Ten typ danych powoduje, że liczba zostaje wyświetlona z dwoma miejscami po przecinku nawet wtedy, gdy wpiszemy ją z większą dokładnością. Oprócz tego, może się zdarzyć, że po otwarciu bazy danych na innym komputerze w miejscu złotówek pojawią się np. dolary, mimo, że liczby się nie zmienią.
Jeżeli w danej kolumnie tabeli mogą pojawić się tylko dwie opcje, warto zastosować format Tak/Nie. W każdej tak sformatowanej komórce zobaczymy mały kwadracik, którego zawartość zmieniamy kliknięciem lewym przyciskiem myszy.
Kiedy zasób dostępnych opcji jest ograniczony lub odnoszą się one do innej tabeli, warto użyć Kreatora odnośników. W tym celu w polu Typ danych wybieramy Kreator odnośników.
Na pierwszej stronie Kreatora odnośników musimy zaznaczyć, czy lista możliwych wartości jest związana z inna tabelą lub kwerendą. Jeśli tak, program automatycznie utworzy relację pomiędzy dwiema tabelami. Na przykład: chcemy wykorzystać spis miast w książce adresowej, wiec zaznaczamy opcję Obiekt kolumna odnośnika ma pobierać wartości...
Klikamy Dalej i przechodzimy do drugiej strony kreatora. W sekcji Wyświetl w dolnej części okna zaznaczamy, skąd będziemy pobierać dane (Tabele, Kwerendy, Tabele i kwerendy). Powyżej widzimy spis dostępnych tabel (lub kwerend), z którego wybieramy odpowiednią i klikamy Dalej.
Następnie za pomocą strzałek ">", ">>", "<", "<<" przenosimy nazwę odpowiedniej komórki z sekcji Dostępne pola do Zaznaczone pola. W naszym przypadku będzie to Miasto. Możemy także zaznaczyć więcej nazw pól, ale w nowej tabeli będzie przechowywana tylko jedna z nich.
Teraz powinniśmy określić, w jakim porządku powinny zostać posortowane rekordy. W tym celu rozwijamy pole numer 1 i wybieramy Miasto. Po jego prawej stronie znajduje się przycisk Rosnąco. Gdy go klikniemy, zmieni on się na Malejąco. Aby powrócić do rosnącego sposobu sortowania, ponownie klikamy ten przycisk.
W ostatnim kroku musimy podać nazwę nowej kolumnie i zatwierdzić wcześniejsze ustawienia przyciskiem Zakończ. Prawdopodobnie pojawi się pytanie, czy zapisać tabele. Klikamy wówczas OK, ponieważ, aby program mógł utworzyć relację, tabela musi zostać zachowana.
Po utworzeniu takiego formatu, w zakładce Odnośnik widoku projektu tabeli, pojawią się informacje na temat pochodzenia danych. Zauważmy wpis w polu Źródło wierszy: "SELECT Miasta.Miasto FROM Miasta ORDER BY [Miasto];". Jest to język SQL, w którym pisane są bazy danych. Ważne dla nas jest ostatnie pole tej zakładki - Ogranicz do listy. Jeśli wybierzemy Tak, uniemożliwimy w ten sposób wpisanie innej nazwy niż te umieszczone u tabeli Miasta.
Teraz, gdy klikniemy komórkę Miasto w tabeli, zobaczymy po jej prawej stronie strzałkę w dół umożliwiającą rozwinięcie listy. Ponieważ tabele są ze sobą powiązane, lista dostępnych miast zależy od aktualnego stanu ich spisu.
