Jedną z przydatnych funkcji w SharePoint jest możliwość udostępnienia określonym użytkownikom wybranych plików. Dzięki temu użytkownicy należący do określonej grupy edytować mogą tylko te pliki, do których udzielimy im uprawnień. Przydaje się to również w sytuacji, gdy musimy udostępnić określonym osobom dany plik jedynie w formie podglądowej.
W celu nadania użytkownikowi uprawnienia do edycji dokumentu:
- Logujemy się do Office 365 danymi konta o odpowiednich uprawnieniach.
- Z głównego menu wybieramy SharePoint.
- Przechodzimy do witryny, na której znajduje się wybrany dokument.
- Zaznaczamy wybrany plik na liście, po czym ze znajdującej się w górnej części okna belki wybieramy Udostępnij.
- W menu, które się wyświetli, klikamy Tylko osoby w organizacji NazwaOrganizacji dysponujące linkiem mogą wyświetlać i edytować, by rozwinąć dodatkowe opcje.
- Na wyświetlonej liście zaznaczamy Określone osoby, po czym w wyświetlone poniżej pole wpisujemy adres e-mail bądź nazwę użytkownika, który ma uzyskać dostęp do wybranego dokumentu. Jeszcze niżej znajdziemy pole wyboru określające, czy wybrana osoba ma mieć możliwość edycji pliku.
- Gdy wybierzemy Zastosuj, przeniesieni zostaniemy do kolejnego ekranu, w którym należy kliknąć Wyślij. Gdy tego dokonamy, wybrany użytkownik wraz z linkiem do pliku uzyska odpowiednie uprawnienia.
