Jakie są różnice pomiędzy licencjami wieczystymi a subskrypcjami Microsoft 365?

Z tytułowym pytaniem oraz dylematem, co lepiej wybrać: wieczysty pakiet Office czy subskrypcję Microsoft 365 spotyka się wiele osób, stających przed wyborem pakietu biurowego do firmy i domu. Duża część użytkowników przez długi czas żyła w przekonaniu, że zakup wieczystego pakietu Microsoft Office, za który płacimy raz, a z którego korzystać możemy dożywotnio, to najlepsze i najbardziej rentowne rozwiązanie. Od tamtych czasów wiele wody w Wiśle upłynęło, a także wiele zmieniło się w pakietach subskrypcyjnych. Teraz są one czymś więcej niż tylko zestawem aplikacji Office. To potężne pakiety usług chmurowych, w których programy Word, Excel i PowerPoint są de facto tylko dodatkiem.

W takim razie sprawdźmy, czym charakteryzują się licencje wieczyste i czasowe. Porównania dokonamy na podstawie pakietu Microsoft Office 2021 oraz subskrypcji Microsoft 365. Tym samym odpowiemy na drugie pytanie: co lepiej wybrać do domu, a co do firmy?

Co lepiej wybrać do domu: Office 2021 czy Microsoft 365?

Porównamy sobie najpopularniejszy pakiet wieczysty do domu Office 2021 Home & Business z osobistymi licencjami Microsoft 365 Personal oraz Microsoft 365 Family.

Porównanie Office 2021 Home & Business z Microsoft 365 Personal:

Zawartość pakietu Office 2021 Home & Business oraz Microsoft 365 Personal:

Porównanie Office 2021 Home & Business z Microsoft 365 Family:

Zawartość pakietu Office 2021 Home & Business oraz Microsoft 365 Family:

Spoglądając na poniższe porównania w tabelach, łatwo dostrzec, że subskrypcja ma ogromną przewagę w kwestii liczby stanowisk, na których zainstalować możemy klasyczne aplikacje pakietu Office. Gdy zakupimy jedną licencję wieczystą Office 2021, to aplikacje takie jak Word, Excel, PowerPoint i tak dalej zainstalować będziemy mogli tylko na 1 komputerze. W przypadku wyboru Microsoft 365 Personal kupując 1 licencję, aplikacje stacjonarne zainstalować będziemy mogli na aż 15 urządzeniach: 5 komputerach, 5 tabletach i 5 smartfonach. Jeśli więc posiadamy komputer stacjonarny w domu, laptop, komputer w pokoju u dziecka, tablet i smartfon, to bez obaw możemy na wszystkich tych urządzeniach zainstalować aplikacje Office w ramach 1 licencji.

Jeszcze ciekawiej sytuacja prezentuje się w przypadku Microsoft 365 Family. Jak sama nazwa mówi, to pakiet skierowany do całej rodziny. Tym samym zakupując 1 licencję, aplikacje Office zainstalować będzie mogło aż 6 członków rodziny na 15 urządzeniach każdy. Ponadto subskrypcyjny Microsoft 365 oferuje dysk internetowy w chmurze OneDrive o pojemności 1 TB. Dzięki niemu zyskamy bezpieczną przestrzeń magazynową, do której dostęp możemy uzyskać z dowolnego miejsca, urządzenia i w dowolnym czasie. W pakiecie rodzinnym z kolei mamy aż 6 TB przestrzeni w OneDrive – po 1 TB dla każdego członka rodziny.

Warto również zwrócić uwagę na dostępność aktualizacji. Po zakupie i instalacji wieczystego pakietu Office, pozostajemy dożywotnio z funkcjami dokładnie takimi, jakie wprowadzono do pakietu w dniu jego premiery. Z kolei subskrybenci Microsoft 365 mają tę przewagę, że co miesiąc otrzymują spore aktualizacje funkcjonalne, wprowadzające wiele zmian, poprawek, a także nowych funkcji w aplikacjach.

Mało tego. Osoby, które zdecydują się na Microsoft 365, zyskują dwie aplikacje stacjonarne więcej: Microsoft Access oraz Microsoft Publisher dla komputerów z systemem Windows.

Co lepiej wybrać do firmy: Office 2021 czy Microsoft 365?

Spójrzmy teraz na porównanie najbogatszego pakietu Office 2021 Professional i biznesowego wariantu Microsoft 365 Business Standard.

Porównanie Office 2021 Professional z Microsoft 365 Business Standard:

Zawartość pakietu Office 2021 Professional oraz Microsoft 365 Business Standard:

Nietrudno dostrzec, że w przypadku wariantów biznesowych przewaga subskrypcji nad licencją wieczystą jest jeszcze większa. Owszem, w Office 2021 Professional zyskujemy już dostęp do aplikacji Access i Publisher, ale dalej skazani jesteśmy tylko na 1 stanowisko komputerowe i brak aktualizacji funkcjonalnych.

Microsoft 365 Business Standard, ale także Business Basic oferują dużo więcej. Aplikacje stacjonarne zainstalować możemy na 15 urządzeniach, zyskujemy dostęp do internetowego dysku OneDrive dla firm o pojemności 1 TB, witryn i obszarów roboczych SharePoint, gdzie także możemy przechowywać i pracować na plikach. Otrzymujemy również światowej klasy pocztę e-mail z rozbudowanym kalendarzem, kontaktami, zadaniami i pracą grupową w usłudze Exchange o rozmiarze skrzynki wynoszącym 50 GB. Ponadto skorzystać możemy z jakże popularnej aplikacji Microsoft Teams w wersji biznesowej, która świetnie sprawdzi się jako centrum komunikacji, pracy zespołowej i pracy z plikami w całej firmie. Co więcej, Microsoft 365 oferuje wiele innych mniejszych aplikacji chmurowych, między innymi:

• Planner – do planowania zadań i nadzorowania realizacji projektów w zespole,
• Listy – do tworzenia zestawień danych, które potem można poddać obróbce i automatyzacji,
• Bookings – do tworzenia strony rezerwacyjnej dla naszych klientów,
• Yammer – biznesowy i wewnątrzfirmowy portal społecznościowy,
• Forms – do tworzenia ankiet, formularzy i sprawdzianów,
• Sway – do tworzenia prezentacji internetowych,
• Whiteboard – wirtualny flipchart zintegrowany z Teams.

Aktualizacje funkcjonalne aplikacji Office w subskrypcjach Microsoft 365

Podobnie jak w przypadku subskrypcji domowych, także użytkownicy biznesowi, którzy zdecydują się na Microsoft 365 otrzymywać będą w comiesięcznych aktualizacjach dziesiątki nowych funkcji, poprawek i ulepszeń. W ostatnich kilku miesiącach aplikacje Word, Excel, PowerPoint czy Outlook doczekały się kilku naprawdę interesujących nowości, na które niestety nie mogą liczyć posiadacze pakietu wieczystego. Oto one:

• Office: Dodawanie grafik SketchUp do plików Office.
• Office: Sugestie pisania za jednym kliknięciem.
• Word: Przeprojektowany pasek narzędzi Dyktowanie.
• Word: Śledzenie jedynie swoich zmian w dokumentach.
• Word: Udostępnianie dokumentu wyłącznie do recenzji.
• Excel: 14 nowych funkcji: TEXTBEFORE, TEXTAFTER, TEXTSPLIT, EXPAND, TAKE, DROP, VSTACK, HSTACK, CHOOSEROWS, CHOOSECOLS, TOROW, TOCOL, WRAPROWS i WRAPCOLS.
• Excel: Nowy panel polecanych tabel przestawnych.
• Excel: Dodawanie danych do tabeli z obrazu.
• Excel: Automatyczne odświeżanie danych giełdowych.
• Excel: Wstawianie obrazów do komórek.
• PowerPoint: Nowoczesne i zakotwiczone komentarze.
• PowerPoint: Nagrywanie filmów z narracją.
• Outlook: Zupełnie nowy panel powiadomień.
• Outlook: Ulepszone wyszukiwanie w książce adresowej, wiadomościach e-mail i kalendarzu.
• Outlook: Wysyłanie e-maili z naszego aliasu.
• Outlook: Redaktor dostępny na kolejnych urządzeniach i sugestie pisania.
• Outlook: Nowy pasek narzędzi Czytanie na głos.
• Outlook: Synchronizowanie podpisów.
• Outlook: Integracja z aplikacją To Do.
• OneNote: Dyktowanie notatek.

Różnice cenowe pomiędzy licencjami wieczystymi a subskrypcjami

Pakiety wieczyste i subskrypcje dla domu:

Pakiety wieczyste i subskrypcje dla firmy:

Łatwo dostrzec, że próg wejścia w licencję wieczystą jest około 4-krotnie większy w przypadku każdego wariantu. Ale odpowiedzmy sobie na pytanie, czy faktycznie z licencją wieczystą pozostajemy na więcej niż kilka lat? Czy ktoś z Was korzysta jeszcze z Office 2003 albo 2007?

Zapewne znajdą się pojedyncze osoby lub bardziej oszczędne firmy, które faktycznie od kilkunastu lat nie zmieniały pakietu biurowego. Jednakże ze statystyk jasno wynika, że większość użytkowników wymienia wieczysty pakiet, gdy pojawi się jego kolejna lub druga z kolei nowsza wersja.

Patrząc na premiery nowych pakietów Microsoft Office, każda kolejna wersja ukazywała się średnio co 3 lata. Można z tego wywnioskować, że i tak decydując się na licencję wieczystą, za około 3-6 lat zapłacimy ponownie za kolejną – nowszą.

Co w takim razie bardziej się opłaca?

Bez wątpienia subskrypcja Microsoft 365. Próg wejścia jest kilkukrotnie mniejszy, płatność rozbita jest na raty, zyskujemy comiesięczne aktualizacje z nowymi funkcjami, możemy zainstalować aplikacje na 5 komputerach i 10 urządzeniach przenośnych, a także otrzymujemy wiele świetnych rozwiązań chmurowych, jak poczta Exchange, dysk OneDrive, witryny SharePoint, komunikator Teams i wiele więcej. Po 4 latach opłacania subskrypcji Microsoft 365 wychodzimy praktycznie na 0, czyli wydajemy mniej więcej tyle samo, ile od razu musielibyśmy zapłacić za licencję wieczystą. Z resztą po tych 4 latach zapewne większość użytkowników będzie się już zastanawiać nad wymianą pakietu Office na nowszy, co już nie będzie tak opłacalne, jak postawienie z góry na Microsoft 365.

Aktualną ofertę na subskrypcje Microsoft 365 i licencje wieczyste Microsoft Office znajdziesz na naszym Sklepie CentrumXP.