Automatyczne odpowiedzi w Microsoft 365 to funkcja, która pozwala ustawić wiadomość, która będzie wysyłana do nadawców, gdy nie będziesz mógł odpowiadać na e-maile. Możesz użyć tej funkcji, aby poinformować innych o swojej nieobecności, przekierować ich do innej osoby kontaktowej lub podać im dodatkowe informacje. Automatyczne odpowiedzi dostępne są między innymi dla skrzynek pocztowych Exchange i nie każdy dostawca poczty e-mail obsługuje tę funkcję.
W tej poradzie skupimy się na kontach pocztowych Microsoft 365, a dokładniej na skrzynkach innych osób. Wiedza ta przyda nam się w sytuacji, gdy nieobecna osoba nie może skorzystać z komputera bądź zwyczajnie nie pracuje już w naszej firmie. Wtedy jako administratorzy w jej imieniu możemy ustawić autoresponder. Miej także na uwadze, że wiadomość z autorespondera Exchange wysyłana jest raz na 24 godziny dla jednego nadawcy wiadomości. Więc jeśli ta sama osoba napisze kilka wiadomości e-mail w ciągu kilku godzin, automatyczną odpowiedź otrzyma tylko za pierwszym razem.
Aby włączyć automatyczne odpowiedzi dla własnej skrzynki pocztowej wystarczy przejść w odpowiednie miejsce w aplikacji Outlook na komputerze lub w Outlook Web App. Szczegółowo opisaliśmy ten proces w poradzie Jak włączyć automatyczne odpowiedzi w Microsoft 365? Poniżej z kolei prezentujemy, jak włączyć odpowiedzi dla innego użytkownika, pod warunkiem oczywiście, że posiadamy uprawnienia administratora usługi Microsoft 365.
Jak włączyć automatyczne odpowiedzi dla innych kont pocztowych Exchange?
- Zaloguj się do centrum administracyjnego Microsoft 365 dostępnego pod adresem admin.microsoft.com.
- Z menu po lewej stronie wybierz zakładkę Użytkownicy, a następnie Aktywni użytkownicy.
- Teraz z listy kont użytkowników wybierz to konto, dla którego chcesz włączyć automatyczne odpowiedzi.
- W panelu po prawej stronie przejdź na zakładkę Poczta i kliknij opcję Zarządzaj odpowiedziami automatycznymi.
- W kolejnym kroku aktywuj opcję Włącz odpowiedzi automatyczne.
- Teraz w pole Wyślij tę odpowiedź do nadawców z tej organizacji wpisz treść odpowiedzi, która będzie wysyłana do współpracowników z Twojej firmy.
- Z kolei w pole Wyślij tę odpowiedź do nadawców spoza tej organizacji możesz wprowadzić odrębną wiadomość dla wszystkich osób spoza Twojej firmy.
- Jeżeli nie chcesz, aby osoby spoza firmy otrzymywały automatyczne odpowiedzi z Twojego konta, możesz wyłączyć opcję Wysyłaj odpowiedzi automatyczne do nadawców spoza tej organizacji.
- Wprowadzone zmiany zatwierdź przyciskiem Zapisz zmiany. Od teraz nadawcy wiadomości e-mail otrzymają zwrotkę z adresu, dla którego ustawiliśmy autoresponder.
