Jak synchronizować podpisy w Outlook pomiędzy komputerami?

Podpisywanie wiadomości e-mail zwrotem grzecznościowym jest dobrą praktyką. Aplikacja Microsoft Outlook od dawna pozwala ustawić podpisy, które będą automatycznie dodawane do nowych wiadomości, jak i do odpowiedzi na przychodzące e-maile. Dotychczas, gdy korzystaliśmy z kilku komputerów, zmuszeni byliśmy do ręcznego konfigurowania naszych stopek na każdym urządzeniu z osobna.

W kwietniu 2023 roku sytuacja się zmieniła. Microsoft rozpoczął wdrażanie funkcji synchronizacji własnych podpisów pomiędzy wszystkimi naszymi komputerami z systemem Windows. Co więcej, synchronizacja obejmuje także aplikację przeglądarkową Outlook Web App (OWA). Synchronizacja stopek działa dla kont pocztowych w ramach usług Microsoft 365, Exchange oraz darmowych kont Outlook.com. Jeśli w aplikacji Outlook mamy skonfigurowane konta innych dostawców lub korzystające z protokołów IMAP/POP, to synchronizacja podpisów nie będzie dostępna.

W tej poradzie pokażemy, jak utworzyć nowy podpis w Outlooku dla systemu Windows oraz w Outlook Web App, a także zademonstrujemy, jak sprawdzić, czy funkcja jest już dla nas dostępna.

Jak sprawdzić, czy synchronizacja podpisów w Outlook jest dostępna?

1. Uruchom aplikację Outlook w systemie Windows, przejdź do menu Plik i na zakładkę Konto pakietu Office.
2. Teraz kliknij przycisk Opcje aktualizacji i wybierz polecenie Aktualizuj teraz.
3. Po zakończeniu ewentualnej aktualizacji ponownie udaj się do menu Plik i na dole kliknij pozycję Opcje.
4. Następnie na zakładce Poczta kliknij przycisk Podpisy.
5. W nowym oknie rozwiń listę przy pozycji Konto e-mail.
6. Jeżeli na liście widnieją adresy e-mail Twoich skrzynek pocztowych, a także na końcu widoczna jest pozycja Podpisy na tym urządzeniu, to prawdopodobnie synchronizacja stopek jest już u Ciebie dostępna.
7. Możesz także po utworzeniu nowego podpisu w systemie Windows, przejść do aplikacji OWA w przeglądarce, a następnie sprawdzić, czy podpis ten pojawi się w aplikacji przeglądarkowej.

Jak ustawić podpis w aplikacji Outlook dla systemu Windows?

1. W aplikacji Outlook przejdź do menu Plik i na dole kliknij pozycję Opcje.
2. Następnie na zakładce Poczta kliknij przycisk Podpisy.
3. W nowym oknie rozwiń listę przy pozycji Konto e-mail i wybierz konto pocztowe, dla którego chcesz utworzyć nowy podpis.
4. Teraz kliknij przycisk Nowy, wprowadź nazwę dla swojego nowego podpisu i potwierdź przyciskiem OK.
5. Na koniec w polu poniżej przygotuj swoją stopkę - możesz skorzystać z formatowania tekstu, a także wstawić grafiki.
6. Następnie na samym dole okienka z list Nowe wiadomości oraz Odpowiedzi/wiadomości przesłane dalej wybierz nazwę swojego podpisu.
7. Po wprowadzeniu wszystkich zmian kliknij przycisk Zapisz oraz OK. Jeżeli Twój Outlook obsługuje już synchronizację podpisów, automatycznie zostanie on zapisany w chmurze usługi Microsoft.

Jak ustawić podpis w aplikacji Outlook Web App (OWA)?

1. W aplikacji Outlook Web App w przeglądarce kliknij ikonę koła zębatego widoczną w prawym górnym rogu i wybierz opcję Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook.
2. Na zakładce Poczta przejdź do sekcji Redagowanie i odpowiadanie.
3. Po prawej stronie w polu Edytuj nazwę podpisu wpisz nazwę dla swojej stopki. Jeżeli takie pole nie jest widoczne, to kliknij opcję Nowy podpis.
4. Teraz w polu poniżej przygotuj swoją stopkę - możesz skorzystać z formatowania tekstu, a także wstawić grafiki.
5. Na dole kliknij przycisk Zapisz, a następnie z list Dla nowych wiadomości oraz W przypadku odpowiedzi/wiadomości przesłanej dalej wybierz nazwę swojego podpisu.
6. Wszystkie zmiany potwierdź przyciskiem Zapisz.

Jak wyłączyć synchronizację podpisów w aplikacji Outlook dla Windows?

Synchronizacja podpisów na wszystkich komputerach niekoniecznie musi być przydatna dla każdego. Wiele osób stosuje różne podpisy, bądź chce mieć pełną kontrolę nad stopkami na każdym urządzeniu. Z tego też powodu istnieją dwa sposoby na wyłączenie synchronizacji stopek w Outlooku dla systemu Windows.

Jak wyłączyć synchronizację ustawień z chmurą w Outlook dla Windows?

1. W aplikacji Outlook przejdź do menu Plik i na dole kliknij pozycję Opcje.
2. Następnie na zakładce Ogólne odznacz opcję Przechowuj moje ustawienia programu Outlook w chmurze.
   Uwaga! Dezaktywowanie powyższej opcji wyłączy zarówno synchronizację stopek, jak i innych ustawień aplikacji Outlook. Jeżeli chcesz wyłączyć tylko synchronizację podpisów, to skorzystaj z rozwiązania opisanego w dalszej części porady.

Jak wyłączyć synchronizację podpisów w Outlook dla Windows?

1. Otwórz menu Start, wpisz polecenie regedit i naciśnij klawisz Enter.
2. Przejdź do lokalizacji:
   HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup\
3. Z menu Edycja wybierz Nowy, a następnie Wartość DWORD (32-bitowa).
4. Dla nowej wartości wprowadź nazwę DisableRoamingSignatures
5. Kliknij dwukrotnie utworzoną wartość i wprowadź liczbę 1
6. Uruchom ponownie komputer.