W każdej większej firmie wyjątkowo istotną kwestię stanowi sprawne planowanie spotkań, niezależnie od tego, czy chodzi o kadry wyższego szczebla czy też o zwykłych, szeregowych pracowników. Nie inaczej jest w przypadku spotkań na odległość, będących zasadniczo wideokonferencjami. To od ich pomyślnego przebiegu zależy często to, czy prowadzone właśnie z klientem negocjacje się powiodą oraz czy umowy zostaną sporządzone zgodnie z wytycznymi szefostwa. Do organizacji spotkań w formie rozmów wideo idealnie nadaje się, rzecz jasna, komunikator Microsoftu w swojej biznesowej odsłonie, czyli Skype dla firm. Spotkanie możemy przeprowadzić za pomocą całego szeregu urządzeń, począwszy od komputera, na iPadzie kończąc W tym krótkim tekście przybliżymy Wam, jak w prosty sposób poprowadzić spotkanie dzięki wzmiankowanej aplikacji. Zaczynajmy!
Organizacja oraz konfiguracja opcji w spotkaniu Skype
Aby przeprowadzić spotkanie za pomocą Skype dla firm, konieczne jest oczywiście wcześniejsze utworzenie odpowiedniego wydarzenia. W tym celu należy zalogować się w usłudze Office 365, po czym przejść do kalendarza. Następnie odszukujemy na terminarzu odpowiadającą nam datę, po czym dwuklikiem wywołujemy okno tworzenia spotkania. W jego górnym obszarze (na belce) znajdziemy ikonkę opisaną jako Dodaj spotkanie programu Skype. Oczywiście klikamy ją, po czym dodajemy do parametrów spotkania dodatkowe szczegóły i zapisujemy je.
Przed samym spotkaniem zostaniemy oczywiście poinformowani o jego zbliżającym się terminie – wystarczy wtedy w odpowiednim oknie wybrać opcję Dołącz do spotkania Online. Co przy tym istotne, dołączyć możemy do niego nawet po czasie, co przydatne może okazać się zwłaszcza dla spóźnialskich. Gdy dołączymy do spotkania jako prezenter, zyskamy dodatkowe opcje, niedostępne dla zwykłych użytkowników. Wywołujemy je poprzez wybranie ikony oznaczonej trzema kropkami, co wyświetli listę, na której klikamy Opcje spotkania Skype. W oknie, które się wyświetli, opcje dostosowujemy poprzez wybranie odpowiednich pozycji z wysuwanych list. Pierwsza z nich, idąc od góry, określa, którzy uczestnicy spotkania dopuszczani są do niego bezpośrednio, z pominięciem poczekalni – jest to przydatne, zwłaszcza gdy do czynienia mamy ze sporą liczbą osób (ponad 40), bądź też gdy z różnymi osobami mamy inne tematy do przedyskutowania (o których reszta zespołu nie powinna wiedzieć). Nieco niżej określić możemy, które z osób posiadają status prezentera, czyli osoby aktywnie prowadzących spotkanie. Mogą one udostępniać zawartość oraz wpuszczać do właściwego spotkania osoby znajdujące się w poczekalni. Jeszcze niżej figuruje lista odpowiedzialna za to, kto może używać adnotacji w przypadku prezentacji programu PowerPoint. Ostatnia już widoczna tu opcja określa, kto może samodzielnie przeglądać zawartość – dzięki temu nie musimy martwić się tym, że zamiast skupić się na omawianym fragmencie, uczestnicy będą przemieszczali się w obrębie prezentowanych materiałów. Gdy już dostosujemy wszystkie opcje, wystarczy potwierdzić to przyciskiem OK.
Dodatkowe działania dostępne podczas prowadzenia spotkania online w Skype
Uczestnicząc w spotkaniu Skype jako organizator lub prezenter, mamy dostęp do kilku funkcji niedostępnych dla zwykłych uczestników. Po pierwsze, przeprowadzić możemy prezentację z wykorzystaniem programu PowerPoint. Jak tego dokonać oraz w jaki dokładnie sposób działa ta funkcja, dowiecie się z odrębnego tekstu zamieszczonego na łamach naszego portalu. Druga i najważniejsza funkcja dostępna dla prezenterów spotkania, to możliwość podzielenia się z uczestnikami odpowiednimi materiałami (w formie plików). Co więcej, określić możemy, czy dostęp do nich ma mieć każdy uczestnik czy też tylko prezenterzy lub organizator – również już po zamieszczeniu plików. Umożliwia to wcześniejsze skompletowanie wszelkich niezbędnych dokumentów celem udostępnienia ich w odpowiednim momencie, bez konieczności uciążliwego poszukiwania ich na dysku lokalnym.
Akcje uczestnika
Jako osoba zarządzająca spotkaniem mamy dostęp również do opcji powiązanych z uczestnikami – aby do nich przejść, wystarczy wywołać menu wiadomości błyskawicznych i skorzystać z przycisku Akcje uczestnika. Opcje znajdujące się w górnym rzędzie służą blokowaniu u uczestników korzystania odpowiednio z: mikrofonu, wiadomości błyskawicznych oraz transmisji wideo. Pozwala to uniknąć zbędnych czynników, które mogłyby ich rozpraszać podczas spotkania. Korzystając z opcji, z dolnego szeregu możemy odpowiednio: ukryć nazwy osób uczestniczących, nadać wszystkim status uczestnika oraz zaprosić kolejne osoby za pośrednictwem wiadomości e-mail. Ustawienia z tej sekcji odnoszą się również do prezenterów, oddając całą władzę w ręce aktualnie prowadzącego.
Aby zakończyć spotkanie w programie Skype dla firm, wystarczy wybrać ikonkę trzech kropek oraz na wyświetlonej liście kliknąć pozycję Zakończ spotkanie.
