Microsoft Project i Planner są nieodłącznymi narzędziami ułatwiającymi planowanie, śledzenie postępu i koordynację zadań. Jednak często zdarza się, że organizacje korzystają jednocześnie z różnych narzędzi, co może rodzić wyzwania związane z integracją i efektywnym zarządzaniem informacjami.
W tym poradniku zaprezentujemy możliwość połączenia tych narzędzi. Microsoft Project, znany ze swojej rozbudowanej funkcjonalności program do zarządzania projektami, przeważnie obsługiwany jest przez jedną osobę – Project Menagera. Osoba ta zazwyczaj chce mieć wgląd w aktualny postęp prac wykonywanych przez poszczególnych współpracowników. Jak więc udostępnić wybranym osobom zadania, aby mogły aktualizować postęp prac bez udostępniania im całego harmonogramu sporządzonego w destopowej wersji aplikacji Microsoft Project?
Rozwiązaniem może być stworzenie dedykowanych planów w aplikacji Planner, gdzie poszczególni pracownicy będą aktualizować i mieć dostęp tylko do swoich zadań, a następnie połączenie ich z aplikacją Project, gdzie Project Menager będzie miał zawsze aktualny wgląd w realizowane zadania. Jak więc połączyć aplikację Project z aplikacją Planner?
Utworzenie nowego planu w aplikacji Planner
- Na początku przygotuj odpowiednie miejsce na poszczególne zdania w aplikacji Planner. W tym celu należy utworzyć nowy plan zadań. Jak utworzyć taki plan opisywaliśmy w tym poradniku.
- Po utworzeniu planu i dodaniu do niego odpowiednich osób, możesz dodać zadania, które będą dostępne dla wybranego pracownika.
Dodanie konta programu Project Online w aplikacji Project (desktop)
- Przejdź na stronę https://project.microsoft.com/ i kliknij zębatkę po prawej stronie na górze, a następnie kliknij link Przejdź do aplikacji Project Online.
- Skopiuj fragment adresu URL https://nazwafirmy.sharepoint.com/sites/pwa (bez zwrotu default.aspx).
- Uruchom aplikację Project.
- Przejdź do menu Plik -> Informacje -> Zarządzaj kontami -> Dodaj -> wpisz dowolną nazwę konta, wklej skopiowany fragment adresu URL i kliknij OK.
- Zaznacz opcję Wybierz konto w sekcji Podczas uruchamiania i kliknij OK.
- Uruchom aplikację Project ponownie.
- Wybierz nowo utworzone konto.
- Wprowadź harmonogram zadań. Jak tworzyć zadania opisaliśmy w tym artykule.
- Przejdź do menu Plik -> Zapisz jako -> i w sekcji Project Web App kliknij Zapisywanie.
- Wprowadź nazwę projektu i kliknij Zapisz.
- Przejdź ponownie do menu Plik -> Informacje -> i kliknij Publikuj. (Na dolnym pasku będzie informacja, czy projekt został prawidłowo opublikowany.)
Łączenie zadania Project (desktop) z aplikacją Planner
- W głównym oknie aplikacji Project na zakładce Zadanie kliknij przycisk Planner.
- Zaloguj się na służbowe konto (jeżeli jest to wymagane).
- Kliknij wybrane zadanie i kliknij link Połącz z istniejącym planem programu Planner.
- Wpisz nazwę utworzonego wcześniej planu i wybierz odpowiedni plan z podpowiedzi.
- Następnie wybierz odpowiedni plan.
- Na końcu kliknij przycisk Utwórz połączenie.
Po prawidłowym utworzeniu połączenia, przy nazwie zadania w Project pojawi się ikonka aplikacji Planner. Po jej kliknięciu zostanie uruchomiona aplikacja Planner w przeglądarce, gdzie będziesz mieć wgląd w aktualny stan zadań, nad którym pracuje wybrana osoba.
