Jak dołączyć do publicznej grupy w Outlook?

Niewątpliwą zaletą usługi Exchange w aplikacji Microsoft Outlook są grupy, zwane dokładnie Grupami platformy Microsoft 365. Oferują one wspólną skrzynkę pocztową, współdzielony kalendarz, obszar do pracy z plikami, notatkami i wieloma innymi obszarami w witrynie SharePoint. Tworzenie nowych grup jest stosunkowo proste i polega na wybraniu opcji Nowa grupa, wprowadzeniu nazwy i zaproszeniu współpracowników.

Autor grupy może wybrać 1 z 2 wariantów grupy. Od jego wyboru zależeć będzie, czy grupa będzie widoczna dla wszystkich współpracowników czy tylko dla zaproszonych przez założyciela grupy. Opcje te pozwalają zapanować nad uprawnieniami i widocznością poszczególnych obszarów roboczych dla działów. Dla konkretnych działów warto tworzyć grupy zamknięte (prywatne), z kolei dla luźnych tematów i spraw ogólnofirmowych - grupy otwarte (publiczne).

Tworzenie nowych grup w Outlooku ma także wpływ na zespoły w aplikacji Microsoft Teams. Temat ten szerzej omówiłem w artykule Jak utworzyć Zespół w Teams na podstawie grupy usługi Microsoft 365?

Poniżej przedstawiamy szczegółowe różnice pomiędzy poszczególnymi typami grup oraz pokazujemy, jak krok po kroku utworzyć publiczną grupę i do niej dołączyć (w sytuacji, gdy nie jesteśmy jej właścicielem).

Typy grup w Microsoft Outlook

• Prywatna - dostęp do grupy mają tylko zaproszone osoby, tym samym inne osoby nie widzą tej grupy.
• Publiczna - grupa widoczna jest dla wszystkich osób z firmy i każdy może do niej dołączyć samodzielnie.

Jak utworzyć publiczną grupę w Microsoft Outlook?

1. W aplikacji Outlook, w module Poczta, poniżej listy katalogów klikamy polecenie Nowa grupa.
2. Teraz wpisujemy nazwę nowej grupy. Poniżej możemy określić adres e-mail dla grupowej skrzynki pocztowej. Pamiętaj, że polskie znaki są usuwane z adresu e-mail. Warto ręcznie poprawić adres.
3. Następnie obok sekcji Ustawienia domyślne klikamy łącze Edytuj.
4. Z listy Prywatność wybieramy typ Publiczna.
5. Poniżej możemy opcjonalnie zmienić język, w jakim wyświetlane będą powiadomienia i interfejs grupy. Opcja ta przydaje się w sytuacji, gdy grupę tworzymy dla zagranicznych współpracowników.
6. Na samym dole możemy jeszcze zdecydować, czy członkowie grupy mają otrzymywać wszystkie powiadomienia i wiadomości także w swoich indywidualnych skrzynkach pocztowych. Opcja ta przydaje się użytkownikom, którzy nie będą na bieżąco zaglądać do grupowej skrzynki pocztowej.
7. Po skonfigurowaniu parametrów grupy klikamy przycisk Utwórz.
8. W ostatnim kroku możemy (ale nie musimy) zaprosić członków grupy. Osoby, których nie zaprosimy będą mogły samodzielnie dołączyć do naszej publicznej grupy. Poniżej przedstawiamy, jak to zrobić.

Jak dołączyć do publicznej grupy w Outlook Web App?

1. W przeglądarkowej aplikacji Outlook, w modelu Poczta, pod listą katalogów klikamy łącze Odkryj grupy.
2. W wyświetlonym oknie powinny być widoczne wszystkie publiczne grupy, do których jeszcze nie należymy. Jeżeli nie wyświetla się tutaj grupa, do której chcemy należeć, możemy odszukać ją, wpisując jej nazwę w pole wyszukiwania.
3. Aby dołączyć do grupy, wystarczy kliknąć przycisk Dołącz obok jej nazwy.
4. Od tej chwili będziemy członkiem publicznej grupy i zostanie ona dodana do listy wszystkich grup, do których należymy.

Jak dołączyć do publicznej grupy w aplikacji Outlook?

1. W klasycznej aplikacji Outlook pod listą katalogów klikamy prawym przyciskiem myszki sekcję Grupy.
2. Następnie wybieramy opcję Przeglądaj grupy.
3. W nowym oknie wyświetlone zostaną wszystkie publiczne grupy, do których jeszcze nie należymy. Aby dołączyć do jednej z nich, wystarczy obok jej nazwy kliknąć przycisk Dołącz.
4. Od tej chwili będziemy członkiem publicznej grupy i zostanie ona dodana do listy wszystkich grup, do których należymy.