Grupy w usłudze Microsoft 365 stanowią odpowiedź na pytanie, jak najlepiej współdzielić pracę z zespołem. Idea stojąca za powstaniem grup to uczynienie z Microsoft 365 centralnego punktu współpracy nad projektami. Każdy użytkownik Microsoft 365 może założyć grupę i zapraszać do niej współpracowników. Istnieje także możliwość wyszukiwania istniejących grup i dołączania do tych, które są publiczne. W grupach możemy prowadzić konwersacje, udostępniać i pracować nad plikami, sprawdzać wspólny kalendarz, sporządzać wspólne notatki, planować zadania czy wreszcie korzystać z dobrodziejstw usługi SharePoint. Grupy mogą być publiczne, to znaczy dostępne dla wszystkich w organizacji, lub prywatne, które świetnie nadają się do projektów specyficznych lub objętych tajemnicą służbową. Poniżej przedstawiamy wszystkie zalety Grup w usłudze Microsoft 365, a także pokazujemy krok po kroku, jak założyć taką grupę.
Do jakich narzędzi uzyskujemy dostęp w ramach Grup Microsoft 365?
Grupowa skrzynka pocztowa
Grupowa skrzynka pocztowa pełni funkcję miejsca, w którym możemy korespondować z całym naszym zespołem. Każdy z członków ma prawo wysłać wiadomość e-mail z poziomu grupowej skrzynki, mając pewność, że wiadomość otrzymają wszyscy pozostali członkowie. Mało tego, w ustawieniach grupy my jako właściciel możemy włączyć opcję pozwalającą wysyłać wiadomości e-mail na grupę przez osoby z zewnątrz. Tym samym nasza grupowa skrzynka pełnić będzie także funkcję skrzynki współdzielonej z adresem zbiorczym (np. biuro@).
Grupowy kalendarz
Grupowy kalendarz działa praktycznie jak każdy indywidualny kalendarz - pozwala nam planować terminy, spotkania i ważne wydarzenia. Jednak w przypadku grupy kalendarz pełni funkcję planera czasu dla wszystkich jej członków. To oznacza, że jeden członek może zorganizować spotkanie dla pozostałych uczestników, samego siebie czy tylko wybranych osób, ale wszyscy pozostali uczestnicy grupy mają pełny wgląd w harmonogram w kalendarzu grupowym.
Biblioteka plików
Przestrzeń na pliki to katalog dla wszystkich członków grupy, którzy mogą w nim przechowywać dowolne pliki służbowe. Wszystkie pliki zapisywane są w internetowym dysku w chmurze Microsoft, a dostęp do nich mają wszyscy członkowie grupy. Jeżeli wgramy jakieś pliki, to automatycznie pozostałe osoby mogą z nich korzystać i na nich pracować. Nie ma potrzeby udostępniania i wysyłania plików do innych osób. To bardzo wygodne miejsce do wspólnej pracy nad dokumentami, arkuszami i innymi danymi.
Zespołowy Planner zadań
Microsoft Planner to aplikacja do harmonogramowania zadań dla całego zespołu. Po utworzeniu grupy zakładany jest Planner, w którym możemy dodawać zadania, określać ich datę ukończenia, charakter, kategorię oraz szczegóły, a następnie przydzielać naszym współpracownikom. Dzięki temu możemy stworzyć rozbudowany harmonogram realizacji projektu, nad którym pracuje cała grupa osób. Warto dodać, że Planner jest narzędziem bardzo intuicyjnym w obsłudze, a także zapewnia powiadomienia w postaci wiadomości e-mail, informujące o zbliżających się zadaniach do wykonania.
Zespołowy notes
Każdy zespół zwykle sporządza notatki ze spotkań, wydarzeń i realizacji projektów. Zespołowy notes posłużyć może wszystkim członkom do przechowywania ważnych informacji, procedur i instrukcji grupowych. W ramach grupy uzyskujemy dostęp do aplikacji Microsoft OneNote, w której zakładany jest dla nas zespołowy notes. Wszyscy członkowie mogą rozpocząć w nim pracę niemal od razu.
Witryna Grupy Microsoft 365
Po utworzeniu grupy otrzymujemy także dostęp do witryny w usłudze SharePoint. Witryna taka jest osobnym i bardzo rozbudowanym narzędziem, dającym całej grupie możliwość tworzenia wielu bibliotek dokumentów, stron z zestawieniami danych i list bazodanowych do przechowywania wielu danych w formie tabelarycznej. Co więcej, SharePoint pozwala wdrażać procesy obiegu dokumentów, automatyzacje powiadomień i wiele innych przepływów pracy, które upraszczają żmudne procesy wykonywane przez pracowników.
Jak założyć nową grupę usługi Microsoft 365?
- Zaczynamy od wejścia do aplikacji Outlook. Obojętne, czy będzie to aplikacja przeglądarkową, czy stacjonarna. Warto dodać, że założenie nowej grupy możemy także przeprowadzić, tworząc nowy plan w aplikacji Microsoft Planner czy nawet nową witrynę w SharePoint.
- Gdy już znajdujemy się w poczcie, w panelu po lewej stronie znajdziemy sekcję Grupy. Klikamy teraz napis Grupy prawym przyciskiem myszy i wybieramy polecenie Nowa grupa.
- Na środku ekranu otworzy się nam okienko Nowa grupa. Zaczynamy od wpisania jej nazwy. Na jej podstawie utworzy się adres e-mail grupy (w domenie naszej organizacji), niemniej jednak można go zmodyfikować. Jeżeli w nazwie grupy użyjemy polskich znaków - musimy edytować adres e-mail i dodać do niego litery bez polskich znaków. Następnie wprowadzamy opcjonalny opis grupy. Poniżej znajduje się jeszcze dość istotna sekcja - Prywatność. Domyślną jej opcją jest Prywatna - do takiej grupy dostęp będą miały tylko osoby przez nas wskazane. Możemy też zmienić tę opcję na Publiczna - dostęp do takiej grupy będą miały zarówno zaproszone osoby, jak i inne osoby z naszej firmy.
- Po kliknięciu opcji Edytuj możemy zmienić prywatność grupy na publiczną, a także określić język, w jakim będzie wyświetlany interfejs grupy. Poniżej znajduje się jeszcze opcja Członkowie będą otrzymywać wszystkie konwersacje i zdarzenia w swoich skrzynkach odbiorczych. Mogą oni później przestać obserwować tę grupę. Włączenie tej opcji spowoduje między innymi otrzymywanie wiadomości z grupowej skrzynki na indywidualne skrzynki pocztowe wszystkich członków grupy.
- Gdy uzupełniliśmy już wszystkie pola i wybraliśmy odpowiadające nam ustawienia, klikamy przycisk Utwórz.
- Możemy teraz wprowadzić nazwy osób lub grup, które chcemy dodać. Dodane osoby otrzymają e-mail z zaproszeniem do nowej grupy. Jeśli chcemy zrobić to później, klikamy Nie teraz. My jednak zaprosimy kilka osób. Do pola Wprowadź nazwę lub adres e-mail wpisujemy np. fragment imienia lub nazwiska i wybieramy osoby, które zostaną nam podpowiedziane. W tym momencie możemy także wyznaczyć jedną lub więcej osób na współwłaścicieli naszej grupy. Warto to zrobić, bo dzięki temu w razie naszej nieobecności w pracy inne osoby będą mogły zarządzać grupą. Po wybraniu osób klikamy przycisk Dodaj.
- Utworzona przez nas grupa jest już gotowa i możemy zacząć z niej korzystać!
