Jedną z idei Microsoft Bookings jest automatyczne tworzenie bazy klientów na podstawie rezerwacji terminów i wprowadzonych przez klientów informacji o sobie – nazwisk, adresów mailowych, zwykłych adresów czy numerów telefonów. Jednak Bookings zostało wyposażone również w funkcję ręcznego tworzenia takiej bazy i taka opcja będzie przydatna szczególnie dla tych firm, które swoją działalność usługową rozpoczęły na długo przed pojawieniem się Bookings i posiadających już pewną bazę stałych klientów. W tym poradniku omówimy właśnie zagadnienie dodawania informacji o klientach i skupimy się na kategorii ustawień o nazwie Klienci.
Lista klientów swoim wyglądem przypomina listy kontaktów znane z programu pocztowego Outlook, więc każdy użytkownik tego klienta pocztowego bez problemu się w niej odnajdzie. Tworząc taką listę klientów, możemy skorzystać z dwóch opcji – utworzenia wpisu od podstaw lub importowania danych ze źródeł zewnętrznych. Jeżeli chcemy wprowadzić najważniejsze dane o kliencie od postaw, klikamy polecenie Nowy.
Wymagane informacje o kliencie to jego imię i nazwisko oraz podstawowy adres e-mail. Dodatkowo możliwe jest wprowadzenie kolejnego adres e-mail, na przykład służbowego, informacji o komunikatorach, szczegółach dotyczących pracy, adresu korespondencyjnego czy notatek. Finalnie, po uzupełnieniu wszystkich potrzebnych nam danych, wystarczy kliknąć polecenie Zapisz, żeby utworzyć wpis na liście.
Druga możliwość utworzenia listy klientów to import danych z pliku zewnętrznego CSV, w którym zawarte są najważniejsze informacje o kliencie. Do wyboru mamy usługę Gmail, Outlook 2010, 2013 lub 2016, pocztę Yahoo! oraz program Poczta usługi Windows Live. To rozróżnienie jest dosyć ważne, ponieważ każda z tych usług nieco inaczej formatuje swoje pliki CSV i po importowaniu danych lista może działać inaczej, niż powinna.
Panel zarządzania klientami wyposażony jest też w funkcję edycji informacji o klientach. Jest to istotny element Bookings, ze względu na fakt, że klienci rzadko kiedy podają szczegółowe informacje o sobie, najczęściej jedynie imię i nazwisko, numer telefonu lub adres e-mail. Jeżeli więc zależy nam na posiadaniu szczegółowych informacji o naszych klientach i uzyskaliśmy je w inny sposób, możemy je wprowadzić do bazy sami. Żeby więc edytować informacje o kliencie, należy najpierw zaznaczyć jego nazwę na liście i kliknąć polecenie Edytuj. Następnie możemy uzupełnić wszystkie dodatkowe dane, takie jak informacje o miejscu pracy, adresie korespondencyjnym, wprowadzić dodatkowe adresy e-mail czy numery telefonów lub wprowadzić dowolne notatki.
