Edycja niektórych dokumentów, takich jak np. broszury lub ulotki za pomocą edytora tekstu może być kłopotliwa. Właściwe rozmieszczenie pól tekstowych, obrazów tak, aby po wydrukowaniu otrzymać plik wizytówek lub opakowanie płyty DVD, nie zawsze przynosi zamierzony efekt. Dlatego warto korzystać z programu Publisher. Jest to narzędzie, które pozwoli w łatwy sposób utworzyć tego typu dokument. Plik możemy następnie przygotować do profesjonalnego druku.
Gdy uruchamiamy program Publisher, widzimy komunikat: "Aby rozpocząć pracę, wybierz pozycję z listy". Po lewej stronie widzimy okienko zadań Nowy plik publikacji. W sekcji Nowy z projektu zaznaczamy typ publikacji, którą chcemy utworzyć. Mamy do wyboru cztery katalogi: Publikacje do drukowania, Witryny sieci Web i poczta e-mail, Zestawy projektów (zawierają takie same schematy, jak dwa poprzednie foldery, ale inaczej pogrupowane) oraz Puste publikacje. Najczęściej wybieramy Publikacje do drukowania. Są to ulotki, wizytówki, zaproszenia, broszury, biuletyny informacyjne, katalogi, opakowania płyt CD/DVD itd. Po kliknięciu w wybrany katalog, ukaże się się cała lista dostępnych wzorów dokumentów.
Przykładowo, chcemy napisać broszurkę informacyjną. Klikamy Publikacje do drukowania, Broszury. Pojawi się lista dostępnych typów broszur. W głównej części okna zobaczymy wzory graficzne publikacji. Aby wybrać któryś, klikamy miniaturę publikacji.
Jeżeli pierwszy raz korzystamy z programu Publisher, zostaniemy zapytani o nasze dane osobowe, które automatycznie zostaną dołączone do publikacji. Otworzy się okno dialogowe Informacje osobiste. Najpierw wybieramy zestaw informacji osobistych (pierwsze pole od góry). Do wyboru mamy: Działalność podstawową, Działalność dodatkową, Inną organizację lub Dom/rodzinę. Następnie, w części Informacje osobiste dla tego zestawu, wpisujemy nasze dane. Jeśli w przyszłości będziemy chcieli zmienić informacje o nas wybierzemy z menu głównego Edycja, Informacje osobiste.
Gdy otworzymy projekt broszury, okienko zadań Nowy plik publikacji zostanie zamienione na Broszura - opcje. Okno to podzielone jest na trzy sekcje: Rozmiar strony, Adres klienta oraz Formularz. W każdej części widzimy schematyczne miniaturki broszur, zawierające wybrane opcje. Jeśli chcemy dodać adres klienta do publikacji, w części Adres klienta zaznaczamy Dołącz. Oprócz tego, możemy dodać formularz. W tym celu zaznaczamy odpowiednią miniaturę w części Formularz. W zależności od typu publikacji zmienia się rodzaj dostępnych opcji. Przykładowo, gdy będziemy tworzyć biuletyn, otworzy się okienko zadań Biuletyn - opcje podzielone na dwie sekcje : Adres klienta oraz Układ jedno- i dwustronny.
Na samym dole okna programu widzimy przyciski:
. Klikając je
otwieramy kolejne strony publikacji. Jeśli chcemy dodać nową stronę, wybieramy z
menu głównego Wstaw, Strona. Wówczas otworzy się okno dialogowe, którego wygląd zależy
od tego, jaką publikacje tworzymy. Poniżej widzimy okno wstawiania strony
biuletynu. Składa się ono z dwóch części: lewa dotyczy lewej strony, a prawa -
prawej. Na górze okna znajdują się listy rozwijane, z których wybieramy
składniki nowej strony, większą część okna zajmuje podgląd.
Gdy klikniemy więcej, otworzymy okno Wstawianie strony. Wpisujemy tutaj liczbę nowych stron oraz zaznaczamy, czy mają się one znaleźć przed bieżącą stroną, czy po niej. Następnie przechodzimy do sekcji Opcje. Możemy wstawić puste strony lub wstawić jedno pole tekstowe, jednak bardzo praktycznym rozwiązaniem jest skopiowanie wszystkich obiektów z innej strony. W ten sposób zachowamy układ dokumentu. Gdy tworzymy mniej skomplikowaną publikację, np. wizytówkę, pokaże się tylko jedno okno - Wstawianie strony.
Zauważmy, że tekst obramowany jest przerywana linią, której nie widać na podglądzie wydruku. Linia ta wyznacza granice pola tekstowego. Po najechaniu kursorem na granicę pola, pokaże się poczwórna strzałka, dzięki której możemy przesunąć je w inne miejsce. W tym celu wciskamy lewy przycisk myszy i przeciągamy. Jeśli klikniemy na przerywaną linię, pokażą się okrągłe znaczniki. Kółeczka położone w rogach pole tekstowego pozwalają zmienić jego rozmiar, zachowując proporcje. Aby zmniejszyć lub zwiększyć szerokość pola, "łapiemy" za znaczniki na pionowych krawędziach, natomiast kółka na poziomych liniach pozwalają zmienić wysokość. Zielony znacznik służy do obracania pola tekstowego. Jeżeli brakuje nam pól tekstowych, z menu głównego wybieramy Wstaw, następnie Pole tekstowe i klikamy lewym klawiszem myszy w miejsce, gdzie nowe pole powinno się pojawić.
Zauważmy, że Publisher automatycznie wstawił do broszury nasze dane osobiste w różnych polach tekstowych. Jeśli chcemy je usunąć wystarczy zaznaczyć je i wcisnąć Delete. Oprócz tego, możemy wstawić np. własny numer telefonu czy e-mail, wybierając z menu głównego Wstaw, i dalej Informacje osobiste, a następnie zaznaczamy, którą informację chcemy umieścić w publikacji.
Pole tekstowe jest obiektem, a obiekty można grupować, to znaczy łączyć w jedną
całość. Przykładem zgrupowanego obiektu jest grafika z podpisem. Obiekty możemy
także
rozgrupowywać, klikając przycisk Rozgrupuj 
. Aby połączyć kilka pól w jedną całość, zaznaczamy je z wciśniętym klawiszem
Alt, następnie klikamy Grupuj
. Przyciski
Grupuj i Rozgrupuj pojawiają się poniżej zaznaczonych obiektów.
Zamiast grafiki szablonu broszury, możemy wstawić własny obraz. W tym celu
zaznaczamy obrazek. Pokaże się pasek narzędzi obrazu, na którym klikamy przycisk
. Następnie,
z otwartego okna dialogowego wybieramy plik.
Okienko zadań Projekty publikacji pozwala zmienić graficzny schemat broszury. W tym celu klikamy lewym przyciskiem myszy w miniaturę projektu z części Zastosuj projekt. Grafika publikacji zostanie automatycznie zmieniona.
Oprócz samego projektu możemy wybrać także jego układ barw. Otwieramy okienko zadań Schematy kolorów i wybieramy z listy grupę barw, która najbardziej odpowiada tworzonej publikacji. W ten sam sposób możemy zmieniać również schematy czcionek.
Publisher pozwala użytkownikom przygotować plik do profesjonalnego drukowania. W tym celu z menu Narzędzia wybieramy Narzędzia drukowania komercyjnego, a następnie Drukowanie w kolorze. Do opisu koloru stosujemy kilka modeli: RGB (Red, Green, Blue - czerwony, zielony, niebieski), HSL (Hue, Saturation, Lightness - odcień, nasycenie, jasność), CMYK (Cyan, Magneta, Yellow, black - błękitny, amarantowy, żółty, czarny). Schematów RGB i HSL używamy do opisu urządzeń emitujących światło, takich jak telewizor czy rzutnik, z kolei kolory CMYK są używane do drukowania. Okno Drukowanie w kolorze pozwala nam wybrać jeden z modelów do opisu barw publikacji. Najczęściej wybieramy kolory rozbarwiane (CMYK). W zakładce Atramenty widzimy listę używanych tuszy.
Zakładka Kolory pokazuje, jakie barwy zostały zastosowane w projekcie. Na poniższym przykładzie widzimy trzy "pełne" barwy (pierwsze trzy pozycje na liście). Dwa kolory są "rozjaśnione" - widzimy 87 % czarnego (ciemnoszary) i 80 % pomarańczowego. Powinniśmy pamiętać, że "rozjaśnione" barwy uzyskuje się przez nałożenie mniejszej ilości farby drukarskiej. Biały jest kolorem tła, a więc można go zapisać jako 0 % dowolnej barwy.
Program daje użytkownikom możliwość zmiany wyżej wymienionych kolorów. Aby to uczynić klikamy niebieską strzałkę, która pokaże się, gdy najedziemy na opis koloru, i z podręcznego menu, które się pojawi, wybieramy pozycję Zmień. Wówczas ujrzymy okno Zmienianie koloru. Jego główną część stanowi paleta kolorów. Po jej prawej stronie widzimy pasek przyciemnienia danej barwy. Nowy kolor możemy wybrać z tej właśnie palety lub wpisać jego współrzędne w polach w dolnej części okna. W prawym dolnym rogu znajduje się podgląd nowego i poprzedniego koloru.
Zamiast CMYK, w polu Model kolorów, możemy wybrać PANTONE. Ukaże się wówczas okno dialogowe Kolory PANTONE. W jego górnej części, w polu Typ koloru, wybieramy rodzaj papieru, na którym będziemy drukować publikację. W głównej frakcji okna znajdują się próbki barw. Zauważmy, że każda z nich ma swoje unikalne oznaczenie. Tuż poniżej widzimy tęczowy pasek ("mapę" układu kolorów). Pod nim znajdziemy pasek przewijania, który pokazuje aktualną pozycję w tym układzie barw. Kolory, zaznaczone przez pasek przewijania widzimy w głównej części okna. Aby wybrać kolor, klikamy go lewym przyciskiem myszy.
Oprócz zmiany mamy również możliwość ograniczenia liczby kolorów użytych do druku. W oknie Drukowanie w kolorze, na karcie Kolory, rozwijamy menu podręczne koloru i z listy wybieramy Usuń. Barwę, którą usuwamy, musimy zastąpić inną. Dlatego też, otworzy się okno Zamienianie koloru. Większą jego część zajmuje lista pozostałych kolorów. Wybieramy z niej barwę, która zastąpi usuwaną farbę i zatwierdzamy wszystko przyciskiem OK. W prawym dolnym rogu okna widzimy podgląd nowego i starego koloru.
Gdy dokument zostanie przygotowany do druku profesjonalnego, nie będzie możliwa zmiana schematu kolorów. Dlatego też, przygotowanie do druku powinno być etapem końcowym tworzenia grafiki publikacji.
