Dla każdej nowo powstającej firmy bardzo ważnym elementem jest przygotowanie odpowiednich materiałów marketingowych, wizytówek, broszur informacyjnych, katalogów lub zaprojektowanie logo. W tym celu możemy dać zlecenie odpowiedniej agencji lub zatrudnić profesjonalnego grafika. Jednakże z reguły, wiąże się to z ogromnymi kosztami. Wtedy bardzo dobrą alternatywą może okazać się Microsoft Publisher. Z jego pomocą, najmniejszym nakładem pracy, będziemy mogli to zrobić sami.
Wielu użytkowników swoja przygodę z pakietem Microsoft Office ogranicza do poznania podstawowych aplikacji wchodzących w jego skład tj. edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny czy program służący do tworzenia prezentacji. Czasami warto poświęcić trochę uwagi na inne elementy wchodzące w skład tej rodziny programów. Mogą się okazać bardzo pomocnymi narzędziami w domu, pracy czy firmie. Jednym z nich jest Publisher. Niedługo pojawi się finalna, już dziewiąta wersja tego programu. Tymczasem przyjrzyjmy się obecnie dostępnej edycji beta 2.
Microsoft Publisher 2007, jak sama nazwa na to wskazuje, służy
do tworzenia wysokiej jakości publikacji elektronicznych, a także tych
przygotowywanych do druku. Za pomocą tego programu możemy bez problemu
przygotować proste publikacje, materiały marketingowe, jak i zarówno mocno
rozbudowane broszury, katalogi informacyjne czy nieskomplikowane gazetki. Aplikacja ta
upraszcza nam także proces dystrybucji drogą elektroniczną przygotowanych przez nas materiałów.
Wymagania jakie musi spełniać komputer, aby swobodnie korzystać z tego
programu są takie same jak dla całego pakietu Office 2007. Szczegółowe
informacje na ten temat, a także te związane z instalacją aplikacji możemy
znaleźć na stronach tego serwisu. Jeżeli wszystko przebiegło pomyślnie możemy
rozpocząć pracę. Zaraz po pierwszym uruchomieniu wielu użytkowników, którzy
polubili już nowy interfejs może się rozczarować. W tej wersji Publisher'a
został zachowany tradycyjny, belkowy, układ menu. Zajmijmy się teraz na
funkcjonalnością tego programu.
Po uruchomieniu aplikacji ukazuje się przed nami bardzo prosty i krótki
kreator, który ma za zadanie pomóc stworzyć potrzebny dokument. Na samym
początku wybieramy rodzaj publikacji. Jest ich sporo do wyboru. Każda z nich
charakteryzuje się typowymi dla nich właściwościami tj. rozmiar papieru, ilość
stron, układ tekstu i grafiki. Jeżeli nie znajdziemy satysfakcjonującego nas
formatu publikacji to możemy zacząć pracę od pustej strony. W tym celu wybieramy
Blank Page Sizes. Mamy tu do wyboru dziesiątki standardowych układów
stron typowych dla odpowiedniej publikacji.
Wybierając Import
Word Documents możemy w bardzo prosty sposób wzbogacić
tekst zapisany w formacie Worda o ciekawe i ładnie wyglądające nagłówki, stopki lub obramowania. Innym
przykładem może być Postcards. Klikając na zakładkę lub ikonę o takiej
nazwie dostaniemy do wyboru wiele interesujących papeterii pocztówek. Pocztówki,
jak i pozostałe formy są pogrupowane w taki sposób, aby dostosować ich wygląd do
przeznaczenia. W przypadku gdy nie znajdziemy odpowiedniej dla nas, możemy poszukać w
bazach dostępnych online poprzez kliknięcie na Microsoft Office Online
Templates (na razie nie jest ich tam dużo, ale miejmy nadzieję, że do
powstania finalnej wersji aplikacji pojawi się ich więcej). Jeżeli zdecydujemy
się na odpowiednią pocztówkę, już na tym etapie możemy zmienić kilka jej
podstawowych właściwości. Służą do tego zakładki znajdujące się po prawej
stronie. W Customize zmienimy schematy kolorów i czcionek, a także dodamy
informacje biznesowe (Buisiness Information). Są to dane firmy
wysyłającej publikacje - nadawcy (nazwa, adres, telefon, logo). Warto je na samym początku
uzupełnić - przyspieszy nam to nam w przyszłości pracę nad publikacjami. W
Options zmieniamy opcje charakterystyczne dla każdego typu dokumentu
(rozmiar strony, układ itp.). Jeśli wszystko już ustaliliśmy nie pozostaje nam
nic innego jak kliknąć na Create. Po chwili przejdziemy do właściwego
okna roboczego.
Na samym początku zauważamy to co już wcześniej zostało napisane. Belkowy, tradycyjny układ menu z małą, ale pewnie znaną już wielu użytkownikom różnicą. Polega ona na tym, że po lewej stronie obszaru roboczego znajduje się panel zadań (Task Pane) za pomocą którego mamy szybki dostęp do najczęściej używanych narzędzi. Domyślnie jest on ustawiony na Format Publication. Znajduje się tu kilka zakładek, za pomocą których zmienimy podstawowe opcje publikacji. Prawie wszystkie mogliśmy ustawić już na poziomie kreatora. Rozwijając listę zadań we wspomnianym Task Pane odkryjemy kilka ciekawych możliwości. Kilka z nich postaram się wymienić i krótko opisać.
Wartym uwagi jest Publisher Tasks. Zakładka ta zwiera grupę bardzo
przydatnych linków, które początkującemu użytkownikowi z pewnością ułatwią
pracę. Jeżeli chcemy coś konkretnego zrobić z dokumentem, a nie wiemy jak się do
tego zabrać to warto skorzystać z tego paska. Znajdziemy tu pomoc jak zmienić
wygląd publikacji oraz między innymi jak wysłać ją pocztą elektroniczną.
Przygotowane linki skierują nas do odpowiedniej strony w pliku pomocy lub
przejdziemy do
kreatora, w którym krok po kroku zrobimy to co sobie ustaliliśmy.
Dla wielu bardzo przydatnym narzędziem może okazać się Design Checker. Jest to specyficzna wyszukiwarka. Przeszukuje ona stworzoną przez nas publikację pod kątem błędów, które mogą utrudnić prawidłowe publikowanie przygotowanych przez nas treści. Narzędzie to poinformuje nas między innymi o tym, że marginesy zostały źle ustawione lub o nieodpowiednim układzie zawartości. Ponadto w przypadku wykrycia nieprawidłowości pomoże nam je poprawić.
Istnieje wiele jeszcze dużo innych, mniej lub bardziej ciekawych opcji.
Publisher oprócz tych ułatwiających edycję dokumentów posiada bardzo istotne
dla tego typu
programów. Po stworzeniu konkretnej treści musimy ją przedstawić
lub wysłać do zainteresowanych osób. Testowana aplikacja posiada kilka
interesujących możliwości publikowania przygotowanych informacji. Najbardziej
spodobały mi się możliwości wysyłania korespondencji seryjnej. Mamy do wyboru
kilka możliwości: Mail Merge (jeżeli wysyłamy takie same materiały do
wielu osób za pośrednictwem poczty, możemy zautomatyzować proces adresowania
dokumentów), E-mail Merge (ułatwi nam wysyłanie maili o takiej samej
treści), Catalog Merge (ta opcja dzięki typowym mechanizmom stosowanym w
korespondencji seryjnej, przyspieszy nam pracę nad przygotowaniem różnego
rodzaju katalogów). Mamy do nich dostęp bezpośrednio z Task Pane, lub po
wybraniu pozycji Tools z menu Mailings and Catalogs. To co najbardziej
mi się w tym spodobało to bardzo prosta obsługa tych elementów. Cały czas mamy
przed sobą pomocny schemat, podpowiadający jak stworzyć odpowiednie listy, a ponadto wszystko
przebiega zgodnie z formułą "krok po kroku". Moim zdaniem każdy
poradzi sobie z odpowiednim wykorzystaniem tego narzędzia.
Za
pomocą testowanego programu możemy przekonwertować stworzone materiały do postaci stron
sieci Web. Wystarczy kilka kliknięć i swoimi informacjami możemy się
podzielić poprzez własną stronę internetową. Aby to zrobić wybieramy
Publisher Tasks, Post to a Web site, Convert to a Web Publication. Następnie
musimy odpowiedzieć na kilka pytań i po chwili możemy przystąpić do edycji
strony. Oczywiście
dostaniemy do pomocy odpowiedni do tego zestaw narzędzi.
Wybierając z panelu Publisher Tasks, Preview zobaczymy efekty
pracy w domyślnej przeglądarce. Natomiast opcja Publish to the Web,
ułatwi nam umieszczenie strony w Internecie.
Powyżej zostały przedstawione wybrane funkcje i właściwości najnowszej
odsłony Publisher'a. Zajmijmy się teraz pewnymi cechami obszaru roboczego. Tworzenie
prostych publikacji dla wielu użytkowników ograniczy się do zmiany estetycznych
i merytorycznych zawartości zaproponowanych przez twórców szablonów. Według mnie
kilka z nich nie wygląda efektownie, ale ich różnorodność jest tak duża jak
różnorodność gustów każdego z nas, dlatego każdy powinien znaleźć coś odpowiedniego
dla siebie. Po wybraniu szablonu wystarczy zmienić treści nagłówków, a także
pozostałych tekstów
i natychmiast można przystąpić do drukowania lub wysyłania dokumentów drogą
elektroniczną.
Edytowanie publikacji jest bardzo proste. Wszystkie elementy mają właściwości
podobne do Pola tekstowego (Text Box) wykorzystywanego m.in. Wordzie.
Możemy w dowolny sposób zmieniać ich położenie oraz porządek (wszystkie tego
typu opcje dostępne są po rozwinięciu zakładki Arrange z menu głównego). Zmiana właściwości każdego z nich polega na zaznaczeniu właściwego
pola i kliknięciu prawym przyciskiem myszy lub wybraniu odpowiedniej opcji
z menu. W przypadku zmiany pól danych, charakterystycznych dla każdego nadawcy
tzw.
Buisiness Information (nazwa firmy, adres, telefon itp.) po najechaniu na
nie kursorem pojawi się znak informacyjny (litera "i" w kółku). Klikając na
niego rozwinie się lista, która umożliwi nam edycję tych danych.
Gdy chcemy do publikacji dodać jakiś element klikamy w wybrane miejsce i
dodajemy go poprzez kliknięcie na jego nazwę z zakładki Insert. Na uwagę
zasługują tutaj obiekty Design Gallery Object. Pisząc ulotkę, broszurę
lub ogłoszenie warto zajrzeć do tej galerii. Możemy znaleźć tu ciekawe elementy,
które poprawią wygląd każdej publikacji.
Publisher 2007 beta 2 nie zmienił się tak bardzo w stosunku do poprzedniej wersji, jak inne aplikacje wchodzące w skład pakietu Office. Szkoda, że nie zastosowano tutaj nowego menu. Poprawiłoby to wygląd i usprawniło obsługę aplikacji Najważniejsza jest jednak funkcjonalność, a w tej kwestii twórcy programu wyszli naprzeciw wielu użytkownikom. Najbardziej powinni być z niej zadowoleni właściciele małych firm. Stosunkowo małym kosztem mogą przygotować materiały marketingowe i nie będą do tego potrzebować wykwalifikowanej osoby. Każdy kto wie jak korzystać z Worda poradzi sobie z przygotowaniem publikacji - wystarczy trochę cierpliwości i odrobinę zmysłu estetycznego. Ciekawe, czy zwykli użytkownicy, sporadycznie piszący tego typu publikacje z niego skorzystają. Wszystko będzie zapewne zależało od ceny wersji pakietu Office zawierającej testowane oprogramowanie.
