Project jest aplikacją skierowaną do klientów biznesowych. Został stworzony aby ułatwić zarządzaniem zasobami podczas pracy nad danym projektem. Dzięki dokładnemu rozplanowaniu możemy osiągnąć dużo lepsze rezultaty w krótszym czasie. Im bardziej rozbudowane zadanie tym większe widać zalety takiego działania. W środowisku pracy większych czy mniejszych firm oraz organizacji, zarządzanie zasobami to nieodzowny element, pozwalający na zachowanie porządku i kontrolowanie postępów. Project jest programem, który ma w znacznym stopniu ułatwić kreowanie i korzystanie z planu działania nad projektem. W wersji z pakietu Office 2003 bardzo dobrze spełniał swoją rolę. Czy najnowsza wersja wprowadzi dużo nowych udogodnień? Przyjrzyjmy się jej bliżej.
Po uruchomieniu programu wita nas standardowe menu pakietu z wersji
2003. W porównaniu z pozostałymi składnikami Office 2007 wygląda
przestarzale. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że nie
wprowadzono żadnych znaczących zmian. Brak tutaj wstęg tak reklamowanych
przez Microsoft, a także innych zmian UI. Ma to oczywiście swoje wady
jaki i zalety, jednak powoduje to, że cały pakiet wygląda niespójnie i
użytkownicy muszą przystosować się zarówno do starego jak i nowego wyglądu
pasków zadań. Zaletą natomiast jest to, że nie potrzeba dużo czasu, żeby 'przesiąść się'
z poprzedniej wersji aplikacji. Praktycznie od razu można z niej korzystać
tak samo efektywnie jak z poprzednika. Jest to bardzo ważne dla firm, gdyż
nie potrzeba robić dodatkowych szkoleń ani kursów dla pracowników.
Największa część głównego okna programu przeznaczona jest na tzw. wykres
Gant'a przedstawiający plan projektu. Jest on tworzony na podstawie danych
wpisanych do tabeli znajdującej jest po jego lewej stronie. Natomiast całkowicie
z lewej części okna aplikacji umieszczony jest pasek boczny nazwany Project Guide. Jest to
kreator, który jest najczęściej wykorzystywanym narzędziem programu. Mamy w
nim dostęp do większości funkcji co pozwala na stworzenie gotowego projektu
korzystając tylko z niego. Kreator ten znacznie upraszcza tworzenie i
zarządzanie planem działań.
Proces
tworzenia projektu rozpoczynamy od
kreatora zadań (Tasks). Definiujemy projekt (Define the project)
poprzez ustalenie terminu rozpoczęcia działania i możliwości przeglądania oraz
wprowadzania zmian w nim poprzez sieć web dzięki narzędziom Project Server i
Project Web Access. Następnie ustawiamy czas jaki będziemy poświęcać na
pracę nad nim (Define general working times). Możemy skorzystać z
przygotowanych godzin pracy, takich jak standardowy dzień, 24-godzinna zmiana,
czy tryb nocny. Można też indywidualnie dobrać dni tygodnia, a także godziny,
które przeznaczymy na pracę nad projektem. Następnym krokiem jest
podzielenie całego działania na zadania. Program umożliwia importowanie ich z
Excela co jest przydatne przy rozpoczynaniu współpracy z Projectem.
Aplikacja umożliwia także eksportowanie wyników pracy z powrotem do Excela. Teraz
możemy przyporządkować zadania do poszczególnych faz, a także ustalić tzw.
kamienie milowe (Milestones), czyli zadania które mają decydujący
wpływ na projekt lub są jego przełomowym momentem. Bardzo przydatna jest też funkcja
ustawiania początku albo końca zadania w zależności od wykonania innego. Gdy
nastąpią problemy z jednym projektem i trzeba będzie odłożyć w czasie inne, które
są uzależnione od tego pierwszego, to nie będziemy musieli przebudowywać całego
pliku a jedynie czas trwania tego, które się opóźni. Reszta zostanie
automatycznie przeniesiona, tak aby ich rozpoczęcie nastąpiło w momencie jego
wypełnienia. Zachowanie takie znacznie ułatwia pracę z projektem. Omawiane połączenia zostają
przedstawione na wykresie w postaci strzałek. Można je stworzyć też od razu
na wykresie nie korzystając z funkcji dostępnej w pasku Project Guide.
Tak samo
możemy zmieniać czas trwania zadań, a także procent ich ukończenia. Wszystko to
robimy metodą "przeciągnij i upuść".
Kolejną funkcją jest dodawanie notatek do wybranych zadań. Pozwala to bardziej szczegółowo je opisać. Zadania takie są dodatkowo oznaczone w tabelce obrazkiem notatki. Możemy też dodawać hiperłącza do zadań, co również jest oznaczone specjalną ikonką. Aby dokładniej przyjrzeć się postępom czy też zasobom, które wykorzystujemy dodajemy kolumny do tabeli. Twórcy przygotowali całą masę gotowych kolumn, które mogą być użyteczne. Oprócz predefiniowanych kolumn informacyjnych programiści udostępnili także opcję tworzenia własnych.
Po ustawieniu wszystkich opcji związanych z zadaniami
jesteśmy proszeni o przejście do zakładki odpowiedzialnej za zasoby. Na
początku
ustawiamy osoby i środki odpowiedzialne za projekt. Możemy w tym celu
wykorzystać książkę adresową programu Outlook. Jest to kolejne cecha
podkreślająca, że pakiet Office ma umożliwiać bardzo łatwą wymianę danych
pomiędzy poszczególnymi aplikacjami do niego należącymi. Mając już zdefiniowane
zasoby ludzkie, możemy przygotować dla nich odrębne godziny pracy, niż dla
całego projektu, co jest szczególnie przydatne przy pracy na dwa i więcej
etatów. Teraz możemy przypisać zasoby do konkretnych zadań. Od razu dostajemy
statystki na temat długości pracy danej osoby nad zadaniem, czy procent czasu
przeznaczonego na jednocześnie odbywające się zadania. Tak samo jak do zadań, do
zasobów możemy dodawać notatki oraz hiperłącza, a do tabeli je przedstawiającej
kolumny, zarówno predefiniowane, jak i stworzone samodzielnie.
Na tym
kończy się tworzenie projektu. Proces ten jest bardzo prosty. Kreator, którego używamy do
tego, należy do bardzo sprawnie działających elementów programu. Przy pierwszym uruchomieniu
aplikacji bezproblemowo tworzymy projekty bardzo dobrze przedstawiające
rzeczywiste zadanie. Przewodnik po projekcie (Project Guide) prowadzi nas
jednak dalej. Zakładka Track pomaga śledzić postępy a także zarządzać
projektem w trakcie jego trwania. Pierwszym z narzędzi tam dostępnych jest
zapisywanie stanu początkowego projektu, a także zmian w nich zawartych. Dzięki
temu możemy później porównać jego wygląd początkowy z wyglądem końcowym lub po
wprowadzeniu korekt. Następną funkcją jest śledzenie postępów nad projektem i
poszczególnymi zadaniami. Wybieramy sposób w jaki będziemy wprowadzać postępy
(procent ukończenia, czas poświęcony na pracę i czas potrzebny do ukończenia
lub czas poświęcony na pracę w danym przedziale czasowym) i czy będziemy to
robić na jednym komputerze czy też w sieci. Do przeglądania efektów dotychczasowej
pracy używamy osobnego narzędzia. Możemy w nim filtrować zadania, tak aby
sprawdzić, które już są ukończone, czy chociażby na jakim stadium znajdują się
najważniejsze z nich (Critical).
Bardzo ważną
funkcją jest możliwość wprowadzania korekt do projektu. Wpisujemy w nim ile
dokładnie zajęły poszczególne zadania, bądź też wprowadzamy szacunkowe zmiany w
czasie trwania tych, które jeszcze się nie zakończyły albo nawet nie zaczęły.
Pomaga to w szybki sposób przebudować plan działania i dostosować się do
nieprzewidzianych zmian, przeciwności lub lepiej oszacować czas trwania zadań,
którego nie byliśmy w stanie dokładnie określić na początku. Pozwala też
dokładnie rozplanować ile czasu danego dnia potrzeba, żeby wykonać dana czynność
w terminie na nią przeznaczonym. Pomocna jest też opcja przeglądania zadań pod
względem tego co powoduje, że zostaną one rozpoczęte i jakie występują
opóźnienia.
Ciekawym narzędziem jest kreator zmiany wyglądu wykresu Gant'a. Jest to bardzo pomocna funkcja gdyż standardowy wygląd jest mało ciekawy. Za jego pomocą możemy wybierać jakie informacje dodatkowe mają zostać wyświetlone razem z belkami, a także sam kształt i kolor belek. Sprawia to, że wykres jest dużo czytelniejszy, a praca z nim wygodniejsza.
Po
zakończeniu projektu powinniśmy przejrzeć raporty na jego temat. Warto też
spojrzeć na nie w trakcie jego trwania. Możemy to zrobić w zakładce Reports.
Na podstawie wprowadzanych danych Project tworzy podsumowania. Zakres
wyświetlanych danych jest przeogromny. Od zwykłego podsumowania do szczegółowych
danych dotyczących obciążenia pracą danej osoby. Innym sposobem analizy projektu
jest zmiana trybu wyświetlania. Aplikacja umożliwia wybranie kilku bardzo
użytecznych widoków takich jak kalendarz, diagram sieci, czy użycie zasobów. W
opcjach widnieje też funkcja nazwana Visual Reports korzystająca z net
framework 2.0. Niestety pomimo długotrwałym wysiłkom nie udało mi się jej
uruchomić. Mam nadzieję, że w finalnej wersji produktu zostanie to poprawione. Jednakże narzędzie odpowiedzialne za funkcję Reports
działa bardzo dobrze i dzięki niemu mamy czytelny dostęp do wybranych danych i
podsumowań.
Podsumujmy aplikację Project 2007 beta 2. Pierwsze wrażenie pozostawione przez jej wizualną stronę zostaje szybko zatarte jej możliwościami. Praktycznie każdą funkcję możemy użyć korzystając z prostych kreatorów. Nie jesteśmy jednak przymuszeni do korzystania z nich. Bardziej zaawansowani użytkownicy mogą sami dostosowywać opcje, których potrzebują. Jednak uważam, że wykorzystanie nowego UI pakietu Office także w tym programie dodatkowo ułatwiłoby pracę. Wygląd aplikacji zdradza prawdę o zmianach w niej wprowadzonych. Jedyną naprawdę poważną zmianą wprowadzającą znaczne ułatwienia jest wprowadzenie sidebaru Project Guide, a co się z tym wiąże też dużej liczby kreatorów. Drugą taką nowością miało być narzędzie Visual Reports, którego sama nazwa mówi, że miała przynieść poprawę jakości programu od strony wizualnej, lecz nie mogłem się o tym przekonać. Jednak i tak wprowadzone zmiany, choć nieliczne, poprawiły pracę z aplikacją, która już w poprzedniej wersji bardzo dobrze spełniała powierzone jej zadania. Wygląda to trochę tak jakby programistom pakietu albo zabrakło czasu na większe zmiany, albo zostawili sobie pole do popisu w kolejnej wersji produktu. Pomimo tego, że aplikacja ta przeznaczona jest raczej dla firm, okazuje się również przydatna w domowym zastosowaniu. Czasu przeznaczonego na przygotowanie projektu nie można uznawać za stracony, gdyż procentuje on lepszym i szybszym wykonaniem projektowanego zadania.
