Outlook jest znany od wielu lat jako klient pocztowy. W wyniku rosnącej konkurencji wśród programów tego typu, a także dążąc do ciągłego poszerzania możliwości pakietu Office, Microsoft rozbudowuje również tę aplikację dodając nowe funkcje. W Outlook 2007 przesyłanie i kontrola wiadomości email ma nadal pozostać najważniejsza funkcją, jednak poprzez dodanie kilku nowych opcji, zastosowanie programu ma zostać znacznie rozbudowane. Zamysłem twórców jest sprawienie, żeby użytkownicy wykorzystywali program nie tylko do zarządzania pocztą elektroniczną, ale także innymi rodzajami informacji pomagającymi układać czas w pracy i nie tylko.
Pierwsze uruchomienie
aplikacji ujawnia całkowicie przybudowany interfejs
programu. Nie ma w nim wstęg, ale to dlatego, że nie są one tutaj potrzebne.
Standardowy pasek narzędzi okazuje się w tym przypadku bardziej praktyczny więc
został on bez zmian. Z lewej strony okna znajduje się pasek nawigacyjny (Navigation Pane),
który umożliwia szybkie przemieszczanie się pomiędzy głównymi funkcjami programu,
czyli menadżerem pocztowym (Mail), kalendarzem (Calendar), spisem
kontaktów (Contacts) i zadaniami (Tasks). Są one uporządkowane w
postaci zakładek. po kliknięciu na daną pozycję na pasku nawigacyjnym pokazują
się dodatkowe opcje związane z funkcją, a główne okno programu całkowicie
zmienia postać, tak aby jak najwygodniej można było korzystać z danego modułu
programu. Po prawej stronie okna narzędzia znajduje się pasek zadaniowy
(To-Do Bar). W nim znajdują się pozycje odpowiadające naszym najbliższym
spotkaniom, czy też obowiązkom które musimy w najbliższym czasie wykonać. Posiada on dwa tryby widoku. Pomaga w szybki sposób
przeglądać zapisane notatki, którym przyjrzymy się później.
Na początku zwróćmy uwagę na najczęściej wykorzystywaną funkcję Outlook, czyli
klienta pocztowego. Nowy sposób prezentacji wiadomości jest bardzo przejrzysty i
czytelny. mamy do dyspozycji kilka sposobów wyświetlania przechowywanych
wiadomości. Każdy znajdzie najlepszy dla siebie. Oczywiście wyświetlane
wiadomości możemy układać według różnych parametrów takich jak: nadawca,
odbiorca, rozmiar, załączniki, flagi, czy kategorie. Te dwie ostatnie nadajemy
samemu. Szczególnie kategorie okazują się być bardzo użyteczne. Przypisujemy
wiadomościom kolor i nazwę kategorii, co później ułatwia znacząco dostęp do
nich. Do jednej wiadomości można dodać więcej niż jedną kategorię.
Wykorzystywałem to, żeby zaznaczyć wiadomości od danej grupy znajomych (ze
studiów, pracy lub innych), a także żeby podzielić wiadomości tematycznie
(służbowe, śmieszne, materiały pomocnicze). Przy dużej ilości maili pogrupowanie
ich tematycznie okazuje się nieodzowne, żeby szybko odnaleźć te, które nas
interesują. Gdy subskrybujemy jakieś newslettery to najwygodniej jest założyć
osobne foldery dla nich i dodać regułę, dzięki której wiadomości pochodzące z
danego adresu, lub zawierające w temacie podaną frazę, zostaną do nich
automatycznie przeniesione.
Jeszcze bardziej przydatna jest
wyszukiwarka. Dzięki niej możemy wyszukać słowo/frazę zawartą w adresie, tytule,
a nawet w treści maila. Przygotowane zostały również gotowe foldery, w których
zostają wyświetlone określone wiadomości (z podaną kategoria, o dużym rozmiarze,
lub nieprzeczytane). Wyszukiwanie działa szybko i sprawnie nawet przy dużej
ilości wiadomości. Bardzo dobrze działa też filtr antyspamowy. Wyłapuje reklamy oraz niechcianą pocztę i umieszcza w specjalnie przeznaczonym
do tego celu folderze, gdzie można ją tam bezpiecznie przeglądać. Zostają one
skonwertowane do czystego tekstu, a linki występujące w nich przestają działać,
co zapobiega przypadkowemu kliknięciu na nie i otworzeniu niechcianej strony.
Niestety tak jak każdy filtr, nie jest on nieomylny. Jednak można w bardzo
prosty sposób dodać reguły dzięki którym następnym razem nie przeniesie
wiadomości od danego nadawcy, lub nawet z całej domeny pocztowej (np. @centrumxp.pl).
Poziom z jakim filtr ma reagować na wiadomości podejrzane o spam można dowolnie
ustawiać. Dodatkowo sam dodaje znacznik do wysyłanych wiadomości tak, żeby
program pocztowy odbierający ją nie potraktował jej przypadkowo jako śmieć.
Samo tworzenie nowych wiadomości ewoluowało. Okno tego modułu zostało całkowicie przebudowane pod względem wizualnym. Wpisywanie nowej wiadomości
odbywa się w podobny sposób jak pisanie dokumentów tekstowych, więc przeniesiono
udane pomysły z programu Word 2007. Wstęgi, które są nieprzydatne w
głównym oknie programu, tutaj są o wiele wygodniejsze od pasków narzędzi znanych
z poprzednich wersji pakietu Office. Także przy czytaniu odebranej
wiadomości użyto wstęg. Też jest to bardziej korzystne. Jednak samego okna
przeglądania raczej nie będziemy za często używać. Okno główne programu ma tak
dobrze wkomponowany podgląd wiadomości (Reading Pane), że w większości przypadków czytanie
wiadomości w ten sposób jest bardzo komfortowe i pozwala oszczędzić czas.
Odebrane lub stworzone wiadomości możemy zapisać do kilku formatów. Oprócz
czystego tekstu (txt) i strony internetowej (htm, html), możemy
skorzystać z formatów wewnętrznych programu Outlook (msg, oft).
Kolejną zmianą jeśli chodzi o wiadomości email i nie tylko jest książka
adresowa. Została ona rozbudowana i przemianowana na kontakty (Contacts).
Dostęp do niej mamy bezpośrednio z paska nawigacyjnego (Navigation Pane).
Także tutaj mamy dostępnych kilka trybów widoku. Możemy dodawać bardzo
szczegółowe dane do każdego z kontaktów. Jeżeli chcemy dodać nadawcę otrzymanego
przez nas listu wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednią
opcję w menu, które się wtedy pojawi. Spis kontaktów do złudzenia przypomina
papierową książeczkę adresową, lecz z kilkoma dodatkowymi, użytecznymi
funkcjami, takimi jak wyszukiwarka kontaktów, filtr czy możliwość
bezpośredniego zadzwonienia do wybranego kontaktu. Można również łatwo i szybko
dzielić się nimi z innymi. Tak samo jak w przypadku wiadomości, kontakty możemy
dodać do kategorii i przypisywać im flagi. Kategorie bardzo ułatwiają nam
pogrupować znajomych.
Na zarządzanie innego rodzaju informacjami pozwala kalendarz (Calendar).
Tak jak w przypadku kontaktów, kalendarz jest kopią papierowej wersji
kalendarza. Jednak i tutaj dodano parę usprawnień wynikających z zalet tego, że
jest w elektronicznej formie. Można dowolnie zmieniać widok kalendarza: od
wyświetlania pojedynczego dnia do całego miesiąca. Uwzględniając wszystkie dni
lub tylko dni pracujące. Wpisy do kalendarza wprowadza się z modułu podobnego do
tego, który umożliwia wpisywanie nowych wiadomości, lub kontaktów. Dzięki
zastosowaniu wstęg mamy bezpośredni dostęp do wszystkich narzędzi, a tworzenie
nowych wpisów jest bardzo proste i intuicyjne. Także i tutaj możemy dodawać
kategorie, które jak zwykle okazują się pomocne.
Zwróćmy
teraz uwagę na funkcję ustawania zadań (Tasks). Są to
krótkie informacje mające nam przypominać w odpowiednim czasie o zaplanowanych
czynnościach. Dzięki temu, że wprowadza się je bardzo szybko, można je
wykorzystywać we wszelaki sposób. Do ich tworzenia bardzo przydatny okazuje się
pasek To-Do. Wystarczy kliknąć w odpowiednie miejsce na nim i wpisać
wiadomość. Dodatkowo pasek ten wyświetla wszystkie zaplanowane na dany dzień
czynności. Zarówno te zapisane w kalendarzu, jak i w module zadań. Dwukrotne
kliknięcie na wybrane zadanie powoduje wyświetlenie się okna zawierającego
szczegóły na jego temat, także umożliwiające jego edycję.
Całkowicie
przeciwnych wrażeń doświadczyłem ujrzawszy możliwość robienia notatek podobnych
do znanych "żółtych karteczek". Początkowo zdziwiła mnie taka funkcja, biorąc
pod uwagę to, że w pakiecie Office znajduje się aplikacja OneNote
skupiająca się przede wszystkim na notatkach i jest o wiele bardziej
rozbudowana, daje o wiele więcej narzędzi, a notatki w niej stworzone są dużo
ładniejsze. Jednak ta funkcja w Outlook 2007 też może mieć swoje
zastosowanie. Może nie będzie zbyt często wykorzystywana, ale jest uzupełnieniem
typów informacji jakich zarządzanie chcieli umożliwić twórcy programu.
Podsumowując Outlook 2007 beta 2 nadal będzie wykorzystywany przez przeważającą większość użytkowników jako klient pocztowy. Wprowadzono kilka udogodnień, dzięki którym tworzenie i przeglądanie wiadomości, przechowywanie ich a także zarządzanie adresami jest prostsze i jeszcze bardziej intuicyjne. Jednakże pozostałe funkcje programu jak zadania, czy kalendarz będą wykorzystywane raczej sporadycznie. Wprowadzone ulepszenia i ułatwienia powinny sprawić, że wzrośnie liczba użytkowników tej aplikacji. Warto zwrócić na nią uwagę i przekonać się, że dzięki niej możemy zyskać sporo cennego czasu.
