Każdy z nas na pewno dostał kiedyś dokument, który miał poprawić. Sama korekta jest dość prostym zadaniem, bardziej skomplikowaną funkcją wydaje się proces dodawania zmian w ten sposób aby twórca dokumentu zapoznał się bez problemu z naszymi poprawkami. Jeżeli bez żadnej sygnalizacji poprawimy tekst właściciel pliku może nie spostrzec gdzie zrobił błąd. Na szczęście składniki pakietu Microsoft Office 2003 udostępniają opcję, która pozwala na korektę tekstu wraz z zaznaczaniem zmian. Prześledźmy proces śledzenia zmian w najpopularniejszych aplikacjach środowiska biurowego.
Microsoft Office Word 2003
Aby wyróżniać zmiany jakie wykonujemy w dokumencie musimy zaraz po otworzeniu pliku wejść w menu Narzędzia i wybrać opcje Śledź zmiany.
Od tej pory wszystkie nasze posunięcia w dokumencie będą rejestrowane. Po wykonaniu kilku zmian nasz dokument wygląda jak na poniższym rysunku. Zauważmy, że korekty które zostały dokonane zaznaczone są na marginesie w dymkach przypominających komentarze. Dodatkowo każda zmiana została opatrzona krótkim opisem jak Sformatowano czy Usunięto.
Spójrzmy teraz na górną część okna. Podobnie jak w przypadku dodawania komentarzy pojawił się tam pasek Recenzja. Przyciski służące do usuwania oraz poruszania się po dodanych automatycznie elementach również w tym przypadku działają poprawnie. Zajmijmy się sekcjami, które nie zostały jeszcze omówione w poprzedniej poradzie. Z lewej strony znajduje się pole, które pozwala nam na wybór wersji dokumentu. W tym miejscu możemy wybrać widok dokumentu poprawionego lub też oryginalnego. Aplikacja dopuszcza również widok z zaznaczonymi błędami w stosunku do oryginału oraz do wersji poprawionej. Jeżeli wybierzemy w naszym przypadku opcję Znaczniki pokazane w oryginale zauważymy tylko elementy, które zostały usunięte z tekstu oraz komentarze, w których będzie zawarte co zostało do dokumentu dodane. W przypadku natomiast wyboru opcji Znaczniki pokazane w wersji końcowej widoczny będzie dokument już po poprawkach natomiast na marginesie zostaną naniesione uwagi co zostało z tekstu usunięte.
Zaznaczmy teraz dowolną zmianę oraz kliknijmy przycisk Zaakceptuj zaznaczone zmiany. Na rozwiniętej liście zauważamy opcje pozwalające na zaakceptowaniu wybranej zmiany lub też uznaniu wszystkich wprowadzonych zmian. Kontrolka znajdująca się obok - Odrzuć zaznaczone zmiany działa podobnie do omówionej poprzednio z tą różnicą, że tym razem kasujemy poprawki.
Microsoft Office Excel 2003
Kolejna aplikacja z pakietu biurowego Microsoftu również udostępnia opcję śledzenia zmian. Niestety narzędzie to w programie Excel jest trudniejsze w obsłudze ale dzięki temu mamy też większe możliwości związane z nim. Po otwarciu arkusza kalkulacyjnego kliknijmy w menu Narzędzia a następnie z listy najedźmy na pozycję Śledź zmiany. Pojawi się nam podmenu, w którym musimy wybrać opcję Wyróżnij zmiany... .
Na ekranie pojawi się okienko, które pozwoli nam dostosować opcję śledzenia zmian. Zaznaczmy opcję Śledź zmiany podczas edytowania. Ta opcja udostępnia również skoroszyt oraz naciśnijmy przycisk OK. Następnie zostaniemy zapytani czy chcemy udostępnić dokument, odpowiadamy oczywiście twierdząco. Arkusz, który jest udostępniony może być równocześnie otwarty w wielu kopiach przez wielu użytkowników. Dzięki tej funkcji kilka osób równocześnie może wprowadzać zmiany do danego dokumentu a my następnie będziemy mogli przejrzeć korekty i zaakceptować je lub odrzucić.
Po odpowiedzeniu twierdząco na pytanie o udostępnienie skoroszytu. Każda zmiana w dokumencie jest już rejestrowana. Po wykonaniu korekty pole poprawione zostaje otoczone niebieską ramką. Jeżeli natomiast najedziemy na daną komórkę kursorem w dymku pokażą się szczegóły zapiski.
Prześledźmy teraz proces uznawania lub odrzucania zmian. Aby rozpocząć procedurę przeglądania korekt otwórzmy podobnie jak poprzednio menu Narzędzia następnie rozwińmy listę Śledź zmiany oraz wybierzmy pozycję Zaakceptuj lub odrzuć zmiany...
Naszym oczom ukaże się okno informujące o konieczności zapisania dokumentu. Po naciśnięciu przycisku OK arkusz się zachowa i zostanie wyświetlone kolejne okno pozwalające nam wybrać typ korekt. Po raz kolejny naciśnijmy kontrolkę OK. Teraz rozpoczynamy już właściwy proces przeglądania poprawek. Na szczęście to okienko jest bardzo proste w obsłudze. W środkowej części mamy wyróżnione informacje o konkretnej zmianie w dokumencie. W dolnej sekcji natomiast znajdują się przyciski pozwalające na zarządzanie daną korektą bądź też wszystkimi korektami.
Śledzenie zmian jest to funkcja bardzo przydatna w sytuacji, gdy poprawiamy dokument i chcemy aby autor dokładnie wiedział gdzie zrobił błąd. Dzięki niej twórca dokumentu zapozna się ze swoimi pomyłkami i na pewno wyciągnie poprawne wnioski ze zmienionego pliku.
