OneDrive jako dysk internetowy w firmie? Czemu nie! Mimo że konkurencja na rynku chmur jest spora, to oferta Microsoftu w kontekście usług chmurowych zasługuje na szczególną uwagę. OneDrive to flagowy dysk internetowy od Microsoftu, który obsługiwany jest przez dziesiątki ogromnych serwerowni na całym świecie. Te centra danych wyposażone są w najlepszej klasy zabezpieczenia, zarówno informatyczne, jak i fizyczne. Z tego też powodu wykradnięcie naszych danych zgromadzonych w usłudze OneDrive jest praktycznie niemożliwe.
Z tego powodu ufam Microsoftowi
Do tego stopnia, że na dysku OneDrive przechowuję wszystkie swoje prywatne zdjęcia nawet sprzed kilkunastu lat, wszystkie osobiste dokumenty, notatki, a także dziesiątki gigabajtów plików służbowych. Oczywiście zawsze należy mieć z tyłu głowy, aby w chmurze nie przechowywać najbardziej wrażliwych danych, których wyciek mógłby zaszkodzić nam czy naszej firmie.
OneDrive dostępny jest w korzystnych cenach
Oferta giganta z Redmond jest bardzo urozmaicona. Możemy postawić na usługę OneDrive dla domu, usługę OneDrive for Business do firmy czy nawet OneDrive w wersji dla korporacji.
Podstawowe wersje dla użytkowników prywatnych prezentują się następująco:
- OneDrive Basic dla domu – 5 GB – bezpłatnie,
- OneDrive Standalone dla domu – 100 GB – 59,99 zł na rok.
Jeżeli potrzebujemy dysku w chmurze do firmy, to wybór jest jeszcze większy. Oto wybrane warianty:
- OneDrive dla Firm (plan 1) – 1 TB – 19,68 zł miesięcznie,
- OneDrive dla Firm (plan 2) – 5 TB – 38,78 zł miesięcznie,
- Microsoft 365 Business Basic z usługą OneDrive dla Firm (plan 1) – 1 TB – 24,68 zł miesięcznie,
- Microsoft 365 Business Standard z usługą OneDrive dla Firm (plan 1) – 1 TB – 53 zł miesięcznie,
- Microsoft 365 Apps for business z usługą OneDrive dla Firm (plan 1) – 1 TB - 44,49 zł miesięcznie,
- Microsoft 365 E3 z usługą OneDrive dla Firm (plan 2) – 5 TB – 189,85 zł miesięcznie.
OneDrive to nie tylko zwyczajny dysk, to także usługa z funkcjami biznesowymi
Przechowywanie danych lokalnie na dysku twardym komputera niesie ze sobą spore ryzyko utraty danych, utrudnia dostęp do plików czy wymaga wysyłania dokumentów jako załączników współpracownikom i kontrahentom. Jeżeli zdecydujemy się przenieść nasze pliki do chmury, zyskamy wiele korzyści, które mają znaczną przewagę nad trzymaniem danych na komputerze.
Korzystaj z danych gdziekolwiek jesteś na dowolnym urządzeniu
Do usługi OneDrive możemy się zalogować z dowolnego urządzenia, z dowolnego miejsca na Ziemi i o dowolnej porze. Jest jakiś haczyk? Jeden – musimy posiadać dostęp do Internetu. Ale przecież Internet mamy i w domu, i w biurze, i w telefonie, na lotnisku, jak i w hotelu. Dziś łączność z globalną siecią jest tak wszechobecna, że do naszych plików możemy dostać się zarówno z domu, z pracy, jak i w podróży. I to niezależnie, gdzie, kiedy i na jakim urządzeniu je zapisywaliśmy. Jeżeli są w chmurze, to są dostępne wszędzie.
Zapomnij o przesyłaniu plików i pamięciach pendrive – pracuj na żywo z kim chcesz
Dzięki usłudze OneDrive nie musimy martwić się o zabieranie ze sobą plików na nośnikach przenośnych ani nie musimy ich przesyłać współpracownikom w załącznikach wiadomości e-mail celem wspólnej pracy nad umową, ofertą czy raportem. Dokumenty Word, arkusze Excel, prezentacje PowerPoint i rysunki Visio pozwalają na współpracę w czasie rzeczywistym nawet z 99 osobami równocześnie! Wystarczy, że zapisany plik na naszym OneDrive udostępnimy innej osobie, a ta z kolei u siebie na komputerze go otworzy. Tym samym przykładowo w dokumencie będziemy równocześnie pracować nad tekstem. Niezależnie, czy jesteśmy w Polsce, a kolega z pracy za granicą.
Nie pobieraj i nie przesyłaj plików – wystarczy udostępnić
Kolejną zaletą dysku internetowego jest możliwość swobodnego udostępniania danych dowolnym osobom. I to bez konieczności pobierania pliku i wysyłania go. Wystarczy za pomocą okna udostępniania wskazać, czy osoba pochodzi z naszej firmy, czy jest osobą spoza, a następnie wprowadzić jej adres e-mail lub skopiować link do pliku. Odbiorca pliku za pomocą linku będzie mógł otwierać przykładowo nasz arkusz kalkulacyjny i w zależności od ustawień, jakie zastosowaliśmy, będzie mógł edytować go albo tylko przeglądać zawartość.
Praca z plikami w chmurze i z plikami lokalnymi
Wielu użytkowników często zarzuca usłudze OneDrive, że jest niewygodna i powolna podczas obsługi przez przeglądarkę internetową. Ale jest na to prosta i wygodna recepta. Wystarczy połączyć usługę OneDrive z systemem Windows 10, Windows 11 lub jedną z trzech najnowszych wersji macOS. Po dokonaniu jednorazowej i szybkiej synchronizacji, z plikami zgromadzonymi w OneDrive pracować możemy z poziomu systemowego Eksploratora plików i aplikacji zainstalowanych na naszym komputerze. I to bez otwierania przeglądarki, bez przechodzenia na stronę office.com i bez logowania.
Ponadto dla posiadaczy smartfonów i tabletów z systemami Android oraz iOS, Microsoft przygotował aplikacje mobilne usługi OneDrive. Za ich pomocą możemy przeglądać zawartość naszego dysku internetowego, otwierać i edytować pliki, udostępniać je czy też wgrywać nowe do chmury – i to wprost z telefonu, będąc w sklepie, na spacerze czy wycieczce z rodziną.
Łatwe odzyskiwanie danych
Gdy zmienimy treść w dokumencie albo usuniemy jego fragment, a następnie zapiszemy i zamkniemy plik, to odzyskanie poprzedniej wersji pliku jest już niemożliwe. W usłudze OneDrive nie ma takiego problemu, bowiem po każdorazowym zamknięciu pliku Office tworzona jest nowa wersja pliku w historii wersji. Tym samym możemy skorzystać z historii wersji, aby na przykład odzyskać dokument w wersji sprzed miesiąca.
Mało tego, usunięte pliki w chmurze także możemy bez problemu odzyskać. Służy do tego kosz chmurowy, który pozwala na przywracanie plików przez 3 miesiące. A co jeśli przypadkowo opróżnimy zawartość kosza? W systemie Windows pliki by przepadły, a w OneDrive nadal możemy je odzyskać z drugiego zapasowego kosza (tak zwanego kosza drugiego poziomu). I mamy na to kolejne 3 miesiące.
OneDrive w połączeniu z usługą Microsoft 365 to kombajn do pracy w firmie
Jak przedstawiłem powyżej, OneDrive to mnogość funkcji biznesowych, których nie znajdziemy w darmowych dyskach internetowych ani tym bardziej przechowując dane lokalnie. OneDrive dla Firm oferuje:
- Od 1 TB przestrzeni dyskowej do nawet 5 TB.
- 250 GB rozmiaru pojedynczego pliku.
- 30 milionów plików i folderów do zapisania w usłudze.
- Dostęp z dowolnego urządzenia, miejsca i w dowolnym czasie.
- Współpraca na żywo dla 99 osób w plikach Word, Excel, PowerPoint i Visio Online.
- Intuicyjny mechanizm udostępniania plików z ustawieniami uprawnień, hasła dostępowego i czasu trwania.
- Historia wersji i podwójny kosz w chmurze.
- Synchronizacja z systemami operacyjnymi.
- Dostęp z poziomu aplikacji mobilnej na Android i iOS.
Najbardziej rentownym wyborem przy zakupie usług chmurowych jest wybór pakietu Microsoft 365 w wersji Business Basic lub Business Standard. Za kilkadziesiąt złotych miesięcznie otrzymujemy znacznie więcej niż tylko dysk internetowy w chmurze.
Microsoft 365 to 7 dużych składników, a w nich między innymi dysk OneDrive:
- Zaawansowana poczta e-mail o pojemności 50 GB z biznesowym kalendarzem i aplikacją do zadań.
- Indywidualny dysk internetowy OneDrive o pojemności 1 TB.
- Najnowsze aplikacje pakietu Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote i inne.
- Rozbudowana usługa intranetowa SharePoint, pozwalająca na tworzenie obszarów zespołowych, ale także oferująca zespołową przestrzeń dyskową 1 TB + (10 GB x liczba zakupionych licencji).
- SharePoint dodatkowo oferuje możliwość grupowania plików w biblioteki dokumentów, tworzenie szablonów dokumentów, a także ewidencjonowanie plików.
- Biznesowy komunikator Teams do czatowania, połączeń audio/wideo, spotkań online, pracy zespołowej na plikach, zadaniach, listach z możliwością integracji przeszło 250 narzędzi.
- Kilkanaście świetnych aplikacji chmurowych: Planner, Sway, Forms, Stream, Lists, Bookings, Yammer, Kaizala, Whiteboard, Loop i wiele więcej.
