Program Excel jest arkuszem kalkulacyjnym, a więc został stworzony głównie po to, aby porządkował dane i wykonywał na nich obliczenia. Program ten zawiera bogaty zbór gotowych do użycia funkcji matematycznych, finansowych, statystycznych i wielu innych. Jeśli w dokumencie popełnimy jakiś błąd, program pomoże nam go zlokalizować i poprawić.
W arkuszu kalkulacyjnym często mamy do czynienia z zakresami podobnych danych. Nadając nazwę takiemu zakresowi ułatwiamy sobie posługiwanie się nim (później, zamiast wypisywać całej listy komórek, wystarczy, że użyjemy jej nazwy). Możemy to zrobić na trzy sposoby. Jeśli nazwa jest nagłówkiem kolumny, zaznaczamy zakres komórek (łącznie z nagłówkiem zawierającym nazwę) i wybieramy z menu głównego Wstaw, Nazwa, Utwórz. Pojawi się okienko dialogowe Tworzenie nazw, w którym zaznaczamy, skąd program powinien wziąć nazwę (jeśli nazwę zawiera nagłówek kolumny, musimy zaznaczyć Górny wiersz).
Inną metodą jest podświetlenie zakresu i wybór Wstaw, Nazwa, Definiuj lub wpisanie nazwy w polu nazwy, które znajduje się w lewym górnym rogu okna arkusza.
Excel wykonuje za nas obliczenia na danych zawartych w komórkach, umożliwiając
nam tworzenie formuł. Każdą formułę zaczynamy od znaku =, następnie
wpisujemy operację, jaką chcemy wykonać na komórkach. Na przykład, aby pomnożyć
zawartość komórek A1 i B1 i umieścić wynik w C1, podświetlamy komórkę C1 i w
pasku formuły wpisujemy =A1*B1 (pasek formuły jest to pole na
pasku narzędzi po prawej stronie przycisku Wstawienie funkcji
). Teraz po zmianie komórki A1 lub B1 program
automatycznie zaktualizuje zawartość komórki C1 tak, aby formuła pozostała
prawdziwa. Jeśli chcemy teraz zmodyfikować formułę, podświetlamy C1 i
wprowadzamy zmiany na pasku formuł.
Przy wypisywaniu formuł możemy stosować adresowanie względne lub bezwzględne. Różnicę pomiędzy nimi zauważymy, gdy będziemy przenosić komórki, w których znajdują się formuły. W poprzednim przykładzie do C1 wpisaliśmy =A1*B1. Teraz klikamy komórkę C1 prawym przyciskiem myszy i z menu skrótów wybieramy Kopiuj. Następnie zaznaczamy komórki od C2 do C5, również klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy Wklej. Widzimy, że skopiowana formuła uległa zmianie. W wierszu drugim mamy =A2*B2, w trzecim =A3*B3 itd. Jest to czasami przydatne, ale aby tego uniknąć stosujemy adresowanie bezwzględne. Jeśli chcemy, w każdym wierszu znaleźć iloczyn wartości komórki A z tego wiersza, oraz wielkości B1 wpisujemy do C1 = A1*$B$1 i kopiujemy C1 do komórek leżących poniżej. Komórka B1 została zaadresowana bezwzględnie, a więc pojawi się w każdym wierszu, natomiast komórkę A1 zaadresowaliśmy względnie.
Adresowanie bezwzględne może dotyczyć wierszy lub kolumn. Zapis $B1 oznacza, że po przeniesieniu w dowolne miejsce numer kolumny pozostanie ten sam (zawsze będzie to B), ale numer wiersza może ulec zmianie. Jeśli zaadresujemy komórkę B$1 sytuacja będzie odwrotna - po przeniesieniu komórki zawierającej taki adres w swojej formule, wpis zawsze będzie odnosił się do odpowiedniej komórki w wierszu pierwszym, ale niekoniecznie do kolumny B.
W Excelu mamy możliwość skorzystania korzystania z gotowych funkcji. W tym celu narzędzi klikamy na pasku narzędzi Wstaw, Funkcję. Pojawi się okno dialogowe Wstawianie funkcji. Istnieją dwa sposoby znajdowania funkcji. Pierwszy polega na wpisaniu w sekcji Wyszukaj funkcję tego, co zamierzamy zrobić i naciśnięciu Przejdź. W oknie Wybierz funkcje pojawi się lista znalezionych funkcji. W drugiej metodzie wyszukujemy z listy rozwijanej Lub wybierz kategorię.
Najczęściej używane funkcje to:
-
ŚREDNIA - oblicza średnią wartości z zaznaczonych komórek,
-
SUMA - oblicza sumę wartości z zaznaczonych komórek,
-
ILOCZYN - oblicza iloczyn wartości z zaznaczonych komórek,
-
MAX - znajduje wartość maksymalną, spośród zaznaczonych.
-
MIN - znajduje wartość minimalną,
-
PORÓWNAJ - porównuje teksty w dwóch komórkach, jeżeli są jednakowe wartość tej funkcji wynosi 1, jeśli się różnią -0.
-
JEŻELI - instrukcja warunkowa omówiona w dalszej części artykułu.
Możemy wypisać argumenty funkcji z klawiatury (podając nazwę zakresu lub współrzędne poszczególnych komórek) lub prostu zaznaczyć lewym przyciskiem myszy zakres komórek. Jeśli, na przykład, szukamy maksymalnej wartości spośród komórek do A1 do A10 oraz D1 do D5. Wybieramy SUMA z okienka Wstawianie funkcji. Pojawi się okno dialogowe Argumenty funkcji. Ustawiamy kursor w polu Liczba1 i zaznaczamy lewym przyciskiem myszy komórki od A1 do A10, następnie klikamy pole Liczba2, zaznaczamy od D1 doD5 i zatwierdzamy.
Jeśli znamy formułę funkcji, nie musimy jej używać okien dialogowych Wstawianie funkcji i Argumenty funkcji. Wystarczy wpisać w komórce, w której chcemy zamieścić wynik, np. =SUMA(A1;A2;A3) lub inaczej =SUMA(A1:A3), wtedy program zsumuje wartości komórek od A1 do A3.
Ważną funkcją jest instrukcja warunkowa JEŻELI. Jej formuła wygląda następująco: JEŻELI(test_logiczny;jeżeli_prawda;jeżeli_fałsz). W polu test_logiczny wpisujemy warunek. Na przykład chcemy, aby w komórce C1 znalazła się średnia wartości komórek od A1 do A3, ale tylko wtedy, gdy jest ona większa od 100, jeśli nie, to program powinien wyświetlić komunikat "średnia mniejsza od 100". W tym celu zaznaczamy pole C1 i na pasku formuł wpisujemy =JEŻELI(ŚREDNIA(A1;A2;A3)>100;ŚREDNIA(A1;A2;A3);"średnia mniejsza od 100"). Zauważmy, że komunikat powinien być napisany w cudzysłowie, inaczej Excel potraktuje go jako formułę.
Argument jeżeli_fałsz jest opcjonalny. Jeśli go nie umieścimy, a warunek logiczny nie zostanie spełniony, program wyświetli FAŁSZ.
Jeśli wypisując formułę popełnimy interpunkcyjny np. zamiast średnika wpiszemy przecinek, program nie przyjmie takiej formuły i wyświetli komunikat, który zatwierdzamy przyciskiem OK. Wtedy miejsce, gdzie pojawił się błąd zostanie podświetlone.
Nie zawsze błąd jest tak oczywisty dla programu, być może pomylimy nazwy komórek lub poprzestawiamy argumenty w funkcji. Wtedy w komórce z błędną formułą pojawi się opis błędu zaczynający się od znaku #. Najczęściej spotykane opisy to:
-
##### - komórka jest zbyt wąska, aby mogła się w niej zmieścić wartość, należy poszerzyć kolumnę.
-
#DZIEL/0! - formuła próbuje podzielić przez 0;
-
#ARG! - w formule znalazł się argument złego typu.
Tuż obok komórki zawierającej błąd jest przycisk
.Klikając go rozwijamy menu pomocy, które zawiera nazwę błędu i następujące
opcje:
-
Pomoc na temat błędu - wyświetla odpowiednią stronę podręcznika pomocy (Help),
-
Pokaż kroki obliczania - wyświetla okno dialogowe Szacowanie formuły pokazujące kolejne kroki obliczania,
-
Ignoruj błąd - jeśli zignorujemy błąd, nie zlikwidujemy go, ale zniknie przycisk
, -
Edytuj w pasku formuły - ustawia kursor w pasku formuły, abyśmy mogli poprawić błąd,
-
Opcje sprawdzanie błędów - otwiera zakładkę Sprawdzanie błędów okna dialogowego Opcje, w którym możemy odznaczyć, jakie niespójności będą traktowane jako błąd.
Okno dialogowe Szacowanie formuły możemy również otworzyć wybierając z menu głównego, Narzędzia, Inspekcja formuł, Szacowanie formuły. Klikając kilka razy przycisk Szacuj, obserwujemy krok po kroku, jakie operacje wykonuje formuła i w którym momencie generuje błąd.
Aby zobaczyć, w których komórkach znajdują się argumenty błędnie obliczonej funkcji wybieramy Narzędzia, Inspekcja formuł, Śledź błędy lub Narzędzia, Inspekcja formuł, Śledź poprzedniki (przy czym ta druga opcja może być stosowana także do poprawnie liczonych funkcji). Strzałki, które się pojawią pokażą wszystkie komórki, z wartościami zawartymi w formule.
Podobnie, klikając Narzędzia, Inspekcja formuł, Śledź zależności, możemy sprawdzić, w skład jakiej funkcji wchodzi wartość danej komórki. Później, aby usunąć strzałki, wybieramy z menu głównego Narzędzia, Inspekcja formuł, Usuń wszystkie strzałki.
