Czym jest Microsoft 365? To pytanie zadawane przez wielu użytkowników planujących migrację swoich dokumentów, plików i poczty do ekosystemu Microsoftu. Powszechnie mówi się, że Microsoft 365 to znane od przynajmniej kilkunastu lat aplikacje Office, czyli Word, Excel, PowerPoint czy Outlook, tyle że opłacane w modelu subskrypcyjnym. Ale to jedynie ułamek prawdy.
Jak to zwykle w życiu bywa diabeł tkwi w szczegółach. Microsoft 365 jest potężnym środowiskiem bazującym na chmurze, dostarczającym komplet narzędzi do obsługi niemalże całej firmy. I nie chodzi tylko o pisanie dokumentów, pracę z arkuszami czy pisanie maili, bo są to de facto najprostsze możliwości, jakie oferuje Microsoft 365. Sięgając głębiej, dotrzemy do zaawansowanych modułów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, narzędzi do usprawniania procesów, automatyzacji i zarządzania przepływem danych. Microsoft 365 to środowisko zabezpieczone najnowocześniejszymi systemami bezpieczeństwa, stale rozwijanymi, potrafiącymi reagować nawet na najbardziej niestandardowe próby ataków i zapobiegające wyciekom danych, od czego zależy być albo nie być każdej firmy.
W końcu Microsoft 365 to nieograniczona mobilność. Co prawda tam, gdzie jest dostęp do Internetu, ale w 2022 roku trzeba się mocno naszukać, aby trafić w miejsce, gdzie nie jest dostępna chociaż najprostsza sieć komórkowa. Dzięki temu użytkownik ma dostęp do zasobów swoich oraz firmowych na komputerze stacjonarnym, laptopie, tablecie i smartfonie. Wystarczy pamiętać login i hasło do swojego konta.
Spis treści:
- Microsoft 365, Office 365, Office 2021 – o co w tym chodzi?
- Microsoft 365 w subskrypcji – dlaczego to dobre rozwiązanie?
- Microsoft Cloud – czy to bezpieczne?
- Plany Microsoft 365 – po co i dla kogo?
- Plany Microsoft 365 – który wybrać?
- Plany Microsoft 365 Enterprise
- Microsoft 365 w Sklepie CentrumXP – dlaczego warto?
Microsoft 365, Office 365, Office 2021 – o co w tym chodzi?
Przeglądając ofertę Microsoftu, można odnieść wrażenie, że sam producent pogubił się w tym, co sprzedaje. Nic bardziej mylnego. Model sprzedaży i polityka udzielania dostępu do takich aplikacji jak Word, Excel czy Outlook jest bardzo przemyślana.
Od razu trzeba zaznaczyć, że Microsoft 365 jest tym samym, czym kilka lat temu był Office 365, debiutujący w ofercie jako usługa abonamentowa. Office 365 przeszedł rebranding, aby nazwą Microsoft 365 mocniej nawiązywał do komplementarności usługi. Wszak od lat nie mamy już do czynienia z kilkoma aplikacjami lubianego Office, ale poważnym narzędziem, wspierającym setki firm w budowie planów biznesowych.
Natomiast pakiet Office, taki w pudełku lub cyfrowy, jest stale dostępy w sprzedaży i co kilka lat aktualizowany. Najnowszy jest Office 2021, sprzedawany w ramach licencji wieczystej, z dostępem do programów Word, Excel, PowerPoint, Outlook i OneNote, ale pozbawiony usług online. Office 2021 wciąż cieszy się dużą popularnością, głównie wśród użytkowników domowych.
Microsoft 365 w subskrypcji – dlaczego to dobre rozwiązanie?
Tak jak wcześniej Office 365, tak teraz Microsoft 365 jest usługą dostępną jedynie w modelu abonamentowym. Klienci co miesiąc lub co rok opłacają fakturę za narzędzia i konta użytkowników, które faktycznie są potrzebne. I dlaczego jest to dobre rozwiązanie? Właśnie dlatego, że w Microsoft 365 płaci się za to, co w danej chwili jest potrzebne. Co ważne, klient może dowolnie zarządzać subskrypcją, dostępem do usług i kontami użytkowników. Dodawać, usuwać, przekształcać. Przez to zmienia się też cena, która może być mniejsza lub większa.
W porównaniu do klasycznego pudełkowego pakietu Office 2021, Microsoft 365 to świetne rozwiązanie dla firm. Wystarczy wyobrazić sobie przedsiębiorstwo zatrudniające 20 osób. W przypadku Office 2021 konieczny byłby zakup 20 kopii oprogramowania, co już wiąże się z bardzo dużym kosztem jednorazowym. Jeśli firma będzie chciała zatrudnić kolejnych pracowników, każdy z nich będzie musiał otrzymać nową licencję Office 2021, a to kolejny duży wydatek. Microsoft 365 jest więc rozwiązaniem zwyczajnie tańszym. Dodatkowo firma co miesiąc otrzymuje fakturę VAT, którą może wprowadzić do kosztów prowadzenia działalności.
Bardzo istotne jest, że Microsoft decydując się na wdrożenie abonamentowego modelu sprzedaży, zobligował się do regularnych aktualizacji wszystkich aplikacji dostępnych w usłudze pod kątem funkcjonalności i bezpieczeństwa. Z jednej strony to zabieg marketingowy, ale z drugiej użytkownicy mogą stale korzystać z nowości poprawiających komfort pracy i rozszerzających możliwości Microsoft 365.
Microsoft Cloud – czy to bezpieczne?
Przechowywanie danych w chmurze to termin towarzyszący nam już od kilku lat. O ile na początku to rozwiązanie miało wielu przeciwników, wybierających magazynowanie danych na pendrivach lub ewentualnie na – dzisiaj nieco archaicznych – serwerach FTP, tak dzisiaj chmura ma mnóstwo zwolenników. W ciągu tych kilku lat okazało się, że chmura jest bezpieczna i zapewnia błyskawiczny dostęp do danych na dosłownie każdym urządzeniu połączonym z siecią i posiadającym przynajmniej przeglądarkę internetową.
Usługa Microsoft 365 jest rozwiązaniem w zdecydowanej większości chmurowym i z takiego rozwiązania sugeruje korzystać producent. Oczywiście nadal możliwe jest zapisywanie plików w katalogach lokalnych, a chmura w przypadku Microsoft 365 jest czymś znacznie bardziej zaawansowanym niż tylko miejscem do przechowywania danych.
Chmura w Microsoft 365 jest rdzeniem komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej firmy. Platformą korespondencji, wymiany plików, współpracy nad dokumentami w czasie rzeczywistym, narzędziem kontrolującym politykę bezpieczeństwa. Jest usługą wspierającą efektywną pracę ludzi siedzących obok siebie lub rozsianych po całym świecie.
Z Microsoft 365 każdego dnia korzystają setki milionów użytkowników. To prowadzi do jednego wniosku – usługa musi być zabezpieczona najlepiej, jak to możliwe. Bezpieczeństwo chmury Microsoft opiera się na infrastrukturze serwerowej, urządzeniach fizycznych i działaniach procesowych. Sam Microsoft każdego roku inwestuje ponad miliard dolarów w rozwój systemów bezpieczeństwa, bo wie, że klienci nie wybierają Microsoft 365 ze względu na łatwy dostęp do Worda i Outlooka, ale dlatego, że w tym środowisku w całości funkcjonują ich firmy.
Plany Microsoft 365 – po co i dla kogo?
Trzeba przyznać, że specjaliści Microsoftu wykonali kawał dobrej roboty, aby dostosować funkcjonalność Microsoft 365 do potrzeb różnych grup odbiorców. Usługa sprzedawana jest w kilku wersjach, a każda z nich dostarcza coś innego. Oczywiście im wyższą edycję wybierzemy, tym więcej dostaniemy. Trzeba pamiętać, że każdy poziom usługi Microsoft 365 różni się również ceną. Z tego powodu warto dobrze wiedzieć, co oferuje każda z wersji, aby nie płacić za funkcje, z których nie będzie się korzystać.
Microsoft 365 jest rozwiązaniem dedykowanym głównie przedsiębiorstwom – małym i dużym. Funkcjonalność każdej z czterech wersji odpowiada potrzebom firm różnych rozmiarów, a dostępność tych funkcji została dobrana pod kątem analizy mnóstwa danych, zebranych przez lata sprzedaży pakietów Office w pudełkach, później Office 365 i w końcu Microsoft 365.
Plany Microsoft 365 – który wybrać?
Klienci decydujący się przenieść swoją firmę do środowiska Microsoft 365, mają do wyboru cztery plany. W tym wypadku skupiamy się na planach for business, pozwalających utworzyć maksymalnie 300 kont użytkowników.
Microsoft 365 Business Basic
To najtańszy i najprostszy plan usługi Microsoft 365. Dedykowany jest firmom szukającym jedynie rozwiązań chmurowych. Microsoft 365 Business Basic daje dostęp do przeglądarkowych wersji Worda, Excela, PowerPointa, OneNote i opcjonalnie Outlooka. Klasyczne, desktopowe wersje tych programów nie są dostępne, jednak edycje online w bardzo niewielkim stopniu ustępują im funkcjonalnością. Jedyną aplikacją stacjonarną jest komunikator Teams, a to akurat bardzo dobrze, bo Teams jako samodzielny program dostarcza znacznie lepsze doświadczenie niż wersja przeglądarkowa.
Warto zwrócić uwagę, że już w tym podstawowym planie każdy użytkownik otrzymuje 1TB przestrzeni w chmurze OneDrive, pozwalającej bardzo dobrze organizować przechowywanie dokumentów. W tym pakiecie dostępne jest również 50 GB na pocztę w usłudze Exchange, pozwalającej również tworzyć firmowe adresy e-mail w ramach subskrypcji.
Microsoft 365 Business Basic to coś, czego potrzebują niewielkie firmy, chcące budować swoją markę z pomocą profesjonalnych, funkcjonalnych, bezpiecznych i stale rozwijanych narzędzi. Decydując się na najmniej bogate rozwiązanie, trzeba być świadomym jego braków, ale warto pamiętać, że w każdej chwili trwania subskrypcji istnieje możliwość przełączenia się na wyższy plan.
Microsoft 365 Business Standard
Business Standard to pakiet, który z powodzeniem sprawdzi się w większości małych i średnich przedsiębiorstw, szukających wysokiej klasy rozwiązań biznesowych, wspieranych przez nowoczesne systemy bezpieczeństwa. Microsoft 365 Business Standard zawiera w sobie wszystko, czego potrzebują klienci świadomi swoich potrzeb.
Przede wszystkim na tym poziomie dostępne są już desktopowe aplikacje Office. I to niemało, bo poza standardowym zestawem w postaci Worda, Excela, PowerPointa, Outlooka i OneNote, udostępniane są programy Publisher oraz Access. Access, chociaż najlepsze lata ma już za sobą, oferuje format baz danych wciąż spotykany i z pewnością istotny dla wielu firm. Publisher jest ciekawym narzędziem dla zespołów marketingowych i sprzedażowych, pozwalającym w prosty sposób tworzyć angażujące katalogi, plakaty, ulotki czy kalendarze i nie wymaga to większej wprawy w pracy z grafiką wektorową lub rastrową.
Dodatkowo użytkownicy mają dostęp do platformy SharePoint, stanowiącej świetną usługę nie tylko do przechowywania plików na podstawie OneDrive, ale pozwalającej tworzyć struktury przepływu dokumentów, zarządzać ich ewidencjonowaniem, organizować zaawansowane harmonogramy pracy i analizować pracę zespołów.
Microsoft 365 Business Premium
All in one to najprostsze określenie czym jest wersja Business Premium w Microsoft 365. Tutaj użytkownicy otrzymują wszystko, co producent ma do zaoferowania. Wszystkie aplikacje Office dostępne są w wersjach desktopowych i online. W trybie online można pracować z usługami SharePoint, Exchange, a nawet wewnątrzfirmowym portalem społecznościowym Yammer.
Jednak nie dostępność usług i aplikacji jest najważniejsza w planie Business Premium. Na tym poziomie chodzi o bezpieczeństwo danych i właśnie użytkownikom, dla których ten element jest najistotniejszy, dedykowana jest ta wersja usługi. Mowa oczywiście o systemach klasy enterprise, czyli top of the top.
Chodzi przede wszystkim o usługę Microsoft Defender dla Firm. Defendera znają użytkownicy systemów Windows 10 i Windows 11, bo jest to domyślne narzędzie ochrony systemu przed atakami i – co ważne – sprawdza się bardzo dobrze. Defender dla Firm powstał z myślą o bezpieczeństwie urządzeń firmowych, zwłaszcza mobilnych, przez co jest znacznie bardziej zaawansowanym narzędziem. Jego zadaniem jest nie tylko ochrona w czasie rzeczywistym, ale w dużej mierze dostarczanie danych analitycznych, pozwalających wyłapać niestandardowe zdarzenia na urządzeniach pracowników.
Moduły bezpieczeństwa w pakiecie Business Premium pozwalają również zarządzać ochroną pojedynczych plików lub katalogów. Sam użytkownik jest w stanie określić poziom poufności dokumentów, zakazać ich kopiowania, dalszego udostępniania lub nawet uruchamiania na nieautoryzowanych urządzeniach. Aktywacja takiej ochrony może być manualna lub automatyczna, np. na podstawie konkretnych informacji wprowadzanych do dokumentów, arkuszy lub wiadomości e-mail.
Dla firm zwracających szczególną uwagę na bezpieczeństwo, interesujące będzie narzędzie Microsoft Intune, umożliwiające ustalenie zasad korzystania z firmowych urządzeń. Administratorzy mogą wskazać usługi i aplikacje możliwe do uruchomienia na urządzeniu, zablokować dostęp do stron internetowych lub zwyczajnie monitorować to, w jaki sposób ze sprzętu korzystają pracownicy. Warto pamiętać, że Intune nie powstał dla szefów nieufających swoim ludziom, ale dla firm codziennie wymieniających gigabajty poufnych danych, których wyciek mógłby narazić przedsiębiorstwo na poważne straty wizerunkowe i finansowe. Stąd wiedza o tym, co dzieje się np. na służbowych smartfonach, jest bardzo ważna.
Microsoft 365 Apps for business
Po tę wersję Microsoft 365 powinni sięgnąć klienci, którym zależy jedynie na dostępie do kompletu desktopowych aplikacji Office. W pakiecie dostępne są programy Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher i Access. W trybie online można korzystać z aplikacji OneDrive.
Jaka w tym wypadku jest różnica między Microsoft 365 Apps for business a klasycznym Office 2021? Głównie taka, że usługa Microsoft 365 będzie stale aktualizowana, dzięki czemu użytkownicy będą mieli dostęp do najnowszych funkcji wyżej wymienionych programów. To też opcja dla firm, dla których płatność abonamentowa jest wygodniejszym rozwiązaniem, a zarządzanie subskrypcją oraz dostępnością narzędzi dla użytkowników będzie dostępne przez cały czas.
Plany Microsoft 365 Enterprise
Omówiliśmy szczegółowo plany Microsoft 365 dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw, które w większości przypadków są zupełnie wystarczające dla optymalnego funkcjonowania takich podmiotów. Jednak użytkownikami Microsoft 365 są również firmy na poziomie korporacyjnym, zatrudniające po kilkaset lub nawet kilka tysięcy pracowników i oczekujące znacznie większego wachlarza możliwości.
Tacy klienci powinni sięgnąć po subskrypcje typu Enterprise, czyli plany Microsoft 365 E3 oraz Microsoft 365 E5. Te plany, poza wszystkimi funkcjami i programami dostępnymi we wcześniej omawianej serii Business, posiadają dodatkowe usługi online i jeszcze bardziej zaawansowane systemy bezpieczeństwa.
Te usługi online to narzędzia pozwalające lepiej organizować pracę zespołów i pojedynczych pracowników – Planner, Lists, To Do i Viva. W kwestii bezpieczeństwa specjaliści mają możliwość zarządzania dostępem do danych i tożsamościami z poziomu usług Windows Hello oraz Azure Active Directory; zarządzania zaawansowaną ochroną przed zagrożeniami dzięki Microsoft Advanced Threat Analytics i Device Guard oraz ochroną informacji poufnych dzięki Azure Information Protection, które integruje się ze wszystkimi aplikacjami Office oraz pocztą elektroniczną.
Plany Enterprise są najdroższe w ofercie Microsoft, ale jednocześnie oferują najwięcej. Fakt, że ich nazwa to Enterprise i oferta kierowana jest w stronę klientów korporacyjnych, nie oznacza, że z takich planów nie mogą korzystać nawet kilkuosobowe firmy. Decyzja o takim wyborze wymaga jednak szczegółowej analizy potrzeb.
- Dowiedz się więcej o Microsoft 365 E3 w Sklepie CentrumXP.pl
- Dowiedz się więcej o Microsoft 365 E5 w Sklepie CentrumXP.pl
Microsoft 365 w Sklepie CentrumXP – dlaczego warto?
Wszystkie omówione plany firmowe i korporacyjne usługi Microsoft 365 są dostępne w sprzedaży w Sklepie CentrumXP. Nasza firma od kilkunastu lat jest jednym z oficjalnych partnerów Microsoft w Polsce. Swoje subskrypcje Microsoft 365 odnawia u nas ponad 5 tys. klientów, a to dzięki codziennemu zaangażowaniu najlepszych ekspertów i pasjonatów technologii Microsoft.
Sklep CentrumXP to gwarancja stałej ceny, błyskawicznej dostawy licencji zakupionego oprogramowania, stała opieka handlowa i techniczna oraz szybka, i w wielu przypadkach zdalna, migracja danych do Microsoft 365.
Jako jedyni w Polsce do zakupionych licencji Microsoft 365 dołączamy pełny pakiet szkoleń online z obsługi oprogramowania Microsoft, dla użytkowników i administratorów. W ramach Akademii CentrumXP udostępniamy blisko 200 godzin materiałów szkoleniowych oraz porad naszych ekspertów wraz ćwiczeniami i testami.
Źródło: Sklep CentrumXP, opracowanie własne.
