Tworzenie różnych tabel tematycznych w programie Access 2016 pozwala wyeliminować duplikację danych. Po utworzeniu tabel nadchodzi czas, by owe tabele ze sobą połączyć i ponownie zestawić ze sobą informacje. W tym celu umieszcza się w tabelach pola wspólne, które dopiero po połączeniu ze sobą stanowić będą relację. Istnieją trzy typy relacji. Relacja jeden-do-wielu jest pierwszą z trzech. Polega ona na przypisaniu wielu wartości jednej z tabel do jednej wartości z drugiej tabeli. Na przykład klient składający zamówienia. W tym przypadku jeden klient (jedna wartość) może złożyć dowolną ilość zamówień (wiele wartości). Podobnie działa relacja wiele-do-wielu, którą można zobrazować na przykładzie wypożyczalni filmów: jeden klient może wypożyczyć wiele tytułów filmów, jak również jeden tytuł filmu może być wypożyczony przez wielu klientów. Ostatnim typem jest relacja jeden-do-jednego, gdzie każdy rekord w pierwszej tabeli może być związany tylko z jednym pasującym rekordem w drugiej tabeli i na odwrót. I dlatego w tej poradzie pokażemy, jak utworzyć konkretny typ relacji.
- Na początek należy utworzyć tabele zestawiające różne tamaty.
- Następnie wybieramy tabele, które chcemy połączyć relacją. Już w tym momencie decydujemy się, jaki typ relacji chcemy utworzyć.
- Posiadając tabele, wybieramy tę, do której chcemy dodać dane z innej tabeli. Przykładowo połączymy tabelę z klientami i listą wypożyczonych filmów. W tabeli z filmami dodajemy pole, które będzie polem identyfikatora klienta wypożyczającego film. Tworzymy nową kolumnę, wybierając Kliknij, aby dodać, a następnie spośród dostępnych opcji wybieramy Odnośnik i relacja.
- Pojawi się okno kreatora odnośników, za pomocą którego utworzymy odnośnik. W pierwszym kroku mamy możliwość wybrania wartości z innej tabeli lub kwerendy albo wybrania opcji ręcznego wpisania nowych wartości. Wybieramy opcję z wyborem wartości z gotowej tabeli i klikamy przycisk Dalej.
- Kolejny krok w kreatorze pozwoli na wybranie tabeli lub kwerendy, z której chcemy pobrać wartości. Wybieramy tabelę i klikamy Dalej.
- Następny krok pozwala na wybranie konkretnych pól z tabeli. Te pola staną się kolumnami w elemencie pola odnośnika. Wybieramy elementy i przechodzimy dalej.
- Następny krok pozwala zdecydować o kolejności sortowania elementów. Klikamy przycisk Dalej.
- Przedostatni krok umożliwia dostosowanie szerokości kolumn do własnych potrzeb. Dodatkowo mamy tutaj możliwość wybrania opcji ukrywającej kolumnę klucza podstawowego.
- W ostatnim kroku nadajemy nazwę nowo tworzonej kolumnie oraz dodatkowo mamy możliwość włączenia integralności danych czy zdecydowania o przechowywaniu wielu wartości dla odnośnika. Kreatora zamykamy, klikając Zakończ.
- Relacja została utworzona. Aby przejść do widoku relacji, klikamy opcję Relacje z sekcji Relacje na zakładce Tabela.
- Teraz należy edytować relację. Aby to wykonać, klikamy dwa razy kursorem myszki linię łączącą dwie tabele.
- W nowo otwartym oknie w sekcji Typ relacji widzimy, jaki typ relacji został utworzony. Aby graficznie wyświetlić typ relacji, zaznaczamy opcję Wymuszaj więzy integralności, po czym klikamy OK.
To wszystko. Tworzenie relacji jest bardzo proste. Trochę inaczej wygląda tworzenie relacji wiele-do-wielu. Relacja wiele-do-wielu wymaga utworzenia dodatkowej tabeli, która będzie się składała tylko z kluczy obcych z dwóch innych tabel. Tabela ta często zwaną jest tabelą skrzyżowań. Rozbija ona relację wiele-do-wielu na dwie relacje jeden-do-wielu.
