Jak zmienić dane firmy w Microsoft 365?

Od czasu zakupu subskrypcji Microsoft 365 mogło minąć już sporo czasu, przez który w naszej firmie zaszło wiele zmian. W przypadku gdy nasza firma zmieniła adres, zmianie uległy dane kontaktowe, zmieniliśmy nazwę firmy, jej status prawny czy nawet numer NIP, to wszystkie te dane możemy uzupełnić oraz poprawić w centrum administracyjnym usługi Microsoft 365. W tym poradniku pokazujemy krok po kroku, jak zmienić dane rozliczeniowe (które później widoczne są na fakturze), jak zmienić dane teleadresowe oraz numer identyfikacji podatkowej NIP.

Jak zmienić dane na fakturze w Microsoft 365?

1. Przechodzimy na stronę www.office.com i logujemy się do konta Microsoft 365 jako administrator.
2. Następnie w portalu Office.com przechodzimy do panelu administracyjnego.
3. W menu po lewej stronie wybieramy Pokaż wszystko.
4. Teraz rozwijamy sekcję Rozliczenia i klikamy opcję Konta rozliczeniowe.
5. Klikamy nazwę naszego konta rozliczeniowego (zwykle nazwa naszej firmy).
6. Aby przejść do edycji danych, klikamy link Edytuj widoczny pod aktualnymi danymi.
7. W panelu po prawej stronie możemy teraz zmienić:
   • imię i nazwisko nabywcy,
   • dane adresowe,
   • numer telefonu oraz adres e-mail do kontaktu.
8. Po wprowadzeniu zmian klikamy u dołu przycisk Zapisz.

Zmiana nazwy firmy widocznej na fakturze wymaga od nas wypełnienia dokumentu o nazwie Microsoft Customer Agreement (MCA). Jego wzór możemy pobrać z tej strony. W przypadku gdy struktura naszej firmy uległa zmianie, na przykład zmieniono status prawny organizacji ze zwykłej działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, w sprawie zmiany danych na fakturze musimy skontaktować się ze sprzedawcą, u którego nabyliśmy licencję Microsoft 365. W przypadku gdy zmieniamy tylko nazwę firmy na fakturze, a struktura firmy pozostała bez zmian, musimy przesłać wypełniony dokument do pomocy technicznej Microsoft:

1. W centrum administracyjnym przechodzimy do sekcji Pomoc techniczna i klikamy opcję Nowy wniosek pomocy technicznej.
2. W pole wyszukiwania w sekcji Jak możemy pomóc? wpisujemy na przykład Zmiana nazwy firmy i naciskamy Enter.
3. Teraz u dołu klikamy przycisk Skontaktuj się z pomocą techniczną.
4. W formularzu zgłoszeniowym wypełniamy:
   • opis naszego wniosku,
   • kontaktowy numer telefonu oraz adres e-mail,
   • potwierdzamy, czy zgadzamy się na rejestrowanie rozmów,
   • określamy preferowaną formę kontaktu: telefon lub e-mail,
   • oraz wgrywamy załącznik MCA z naszym formularzem zawierającym dane do zmiany.
5. Na koniec potwierdzamy wniosek, klikając u dołu Skontaktuj się ze mną.

Jak zmienić dane teleadresowe w Microsoft 365?

1. W panelu administracyjnym rozwijamy sekcję Ustawienia i klikamy opcję Ustawienia organizacji.
2. Następnie przechodzimy na zakładkę Profil organizacji i wybieramy pozycję Informacje o organizacji.
3. W panelu po prawej stronie możemy teraz zmienić:
   • nazwę naszej organizacji,
   • dane adresowe,
   • numer telefonu,
   • adres e-mail osoby kontaktowej do spraw technicznych i administracyjnych.
4. Po wprowadzeniu zmian klikamy u dołu przycisk Zapisz.

Jak zmienić numer NIP w Microsoft 365?

1. W panelu administracyjnym rozwijamy sekcję Rozliczenia i przechodzimy do pozycji Konta rozliczeniowe.
2. Teraz klikamy nazwę naszego konta rozliczeniowego (zwykle nazwa naszej firmy).
3. Na koniec przy pozycji NIP wystarczy kliknąć Edytuj i wprowadzić poprawny numer NIP. Warto pamiętać, że przed polskim numerem NIP musimy dopisać przedrostek PL.
4. Zmianę należy potwierdzić, klikając u dołu przycisk Zapisz.