Dokumenty edytora tekstu Word domyślnie zapisane są w formacie DOCX lub DOC w przypadku starszych wersji pakietu Office. Pliki tekstowe zapisane w tych formatach umożliwiają swobodną edycję dokumentu, a niektóre elementy formatowania tekstu mogą być nierozpoznawalne dla innych edytorów tekstu spoza rodziny Microsoft Office. Oba te przykłady mogą być niekorzystne dla autora dokumentu, który zawiera na przykład firmowy raport lub inny ważny tekst, który chcemy przedstawić w formie nienaruszonej. W tym wypadku najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z funkcji zapisu dokumentu do pliku PDF (ang. Portable Document Format – przenośny format dokumentu). Zaleca się, aby dokumenty zapisywać w pliku PDF wtedy, gdy dokument jest formą ostateczną, przeznaczoną do druku, chce się zachować jednolity wygląd czy skorzystać z funkcji bezpieczeństwa, jak na przykład utrudniona możliwość edycji zawartości.
W celu zapisania dokumentu w postaci pliku PDF należy przejść przez trzy kroki:
- Otwieramy zakładkę Plik w programie Word 2016.
- Przechodzimy do sekcji Eksportuj.
- W sekcji Utwórz dokument PDF/XPS wybieramy polecenie Utwórz plik PDF/XPS.
Przed zapisaniem dokument do pliku PDF, można rozważyć dwie opcje zapisu. Standardowy – zachowuje pełną jakość elementów zawartych w dokumencie, takich jak kolory, rozdzielczości obrazów, wykresów czy tabel. Zaleca się jego użycie wtedy, gdy dokument przeznaczony jest do dalszego odczytu lub druku. Minimalny – rekomendowany jest do publikacji na stronach internetowych. Przez użycie większej kompresji zawartości dokumentu, plik zajmuje mniej miejsca niż w przypadku trybu standardowego.
