Może zdarzyć się tak, że wyjeżdżamy gdzieś na dłuższy okres i dostęp do internetu może być mocno ograniczony. Nie zawsze jesteśmy w stanie poinformować wszystkich o naszej nieobecności. Co w takim przypadku zrobić? W tej poradzie pokażemy konfigurację automatycznych odpowiedzi w celu poinformowania wszystkich osób piszących na naszego maila o naszym wyjeździe.
- W programie Outlook 2016 operację tworzenia automatycznych odpowiedzi zaczynamy od utworzenia nowej wiadomości, klikając przycisk Nowa wiadomość e-mail, znajdujący się na zakładce Narzędzia główne w sekcji Nowy.
- W treści wiadomości wpisujemy informację dotyczącą naszego wyjazdu bądź innej przyczyny naszej nieobecności.
- Następnie zapisujemy wiadomość jako szablon wiadomości. Przechodzimy na zakładkę Plik, a następnie Zapisz jako.
- Z listy Zapisz jako typ wybieramy Szablon Outlook i klikamy Zapisz. Oczywiście miejsce zapisu jest dowolne.
- OK. Szablon został zapisany. Teraz wykorzystamy utworzony szablon do utworzenia reguły automatycznej odpowiedzi. Zamykamy okno nowej wiadomości i przechodzimy na zakładkę Narzędzia główne.
- Z sekcji Przenoszenie rozwijamy listę Reguły i klikamy Zarządzaj regułami i alertami.
- W oknie dialogowym Reguły i alerty, w zakładce Reguły wiadomości e-mail klikamy Nowa reguła.
- W obszarze Rozpocznij od pustej reguły klikamy Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości i klikamy przycisk Dalej.
- Teraz wystarczy wybrać dowolne kryteria, jednak nie trzeba tego robić. Oznaczać to będzie, że każdy warunek zostanie spełniony. Klikamy Dalej.
- Zgadza się. Wyskoczył komunikat informujący nas, że reguła zostanie zastosowana do wszystkich wiadomości odebranych. Klikamy Tak.
- Następnie wybieramy czynność, jaka ma zostać wykonana, gdy nadejdzie wiadomość. W obszarze Krok 1: wybierz akcję zaznaczamy odpowiedz na nią, wykorzystując szablon [wybierz szablon].
- Teraz w Krok 2: edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość) klikamy pozycję [wybierz szablon].
- W oknie Wybierz szablon odpowiedzi w polu Szukaj w wybierz pozycję Szablony użytkownika w systemie plików.
- Teraz, w zależności od tego, gdzie został zapisany szablon, odnajdujemy go i klikamy przycisk Otwórz. Za pomocą przycisku Przeglądaj możemy wejść w przeglądanie folderów w celu wyszukania określonego pliku.
- Klikamy Dalej.
- W kolejnym oknie wybieramy wyjątki, czyli sytuacje, w których reguła autoodpowiedzi nie będzie wykonywana. Klikamy Dalej.
- Ostatni etap to kończenie konfiguracji. Nadajemy tutaj nazwę reguły, jej opcje czy opis. Konfigurację kończymy, klikając Zakończ.
To wszystko. Nieobecność ustawiona. Należy pamiętać o wyłączeniu reguły, gdy odpowiedzi automatyczne nie będą już potrzebne.
