Cztery lata po wprowadzeniu Office 2003 firma Microsoft wypuściła na rynek kolejna wersję pakietu biurowego - Microsoft Office 2007. Nowa wersja zawiera szereg zmian, z których najbardziej widoczną jest zupełnie nowy interfejs użytkownika - między innymi zrezygnowano z tradycyjnego menu i pasków narzędzi na rzecz Wstążki, oferującej polecenia w zależności od tego, co robimy w danym momencie. Miał to być krok w stronę łatwości użytkowania pakietu, jednakże niektórzy użytkownicy przyzwyczajeni do klasycznego wyglądu nie są ze zmian zadowoleni i wolą pozostać przy wersji 2003.
Oprócz zmian wizualnych wraz z Office 2007 pojawiają się również nowe formaty plików: .doc zostaje zastąpiony .docx, .xls przechodzi w .xlsx, a .ppt w .pptx. Ze względu na to, iż nowe formaty wykorzystują język XML owe pliki posiadają następujące zalety:
- Mniejsze rozmiary plików - pliki są automatycznie kompresowane, co czasami powoduje, iż są nawet o 75 procent mniejsze w porównaniu z plikami "starymi". Nie trzeba instalować żadnych specjalnych narzędzi do kompresji plików w celu otwierania i zamykania plików w pakiecie Office 2007.Otwarcie pliku powoduje jego automatyczne rozpakowanie, a zapisanie — automatyczne spakowanie,
- Skuteczniejsze odzyskiwanie uszkodzonych plików - modułowa struktura pliku pozwala na jego otwarcie nawet, gdy jeden z jego elementów np. rysunek jest uszkodzony,
- Łatwiejsze wykrywanie dokumentów zawierających makra - pliki z sufiksem "x" (.docx, .pptx, .xlsx) nie mogą zawierać makr VBA, ani formantów ActiveX. Natomiast pliki z sufiksem "m" (docm, xlsm, pptm) zawierają makra i/lub formanty ActiveX. Różne rozszerzenia pozwalają na łatwiejsze rozróżnienie plików, co może być pomocne np. programom antywirusowym w wykryciu złośliwego kodu lub administratorom sieci w celu zwiększenia bezpieczeństwa,
- Lepsza ochrona poufności i większa kontrola nad informacjami osobistymi - informacje takie jak: imię, nazwisko, komentarze, śledzone zmiany i ścieżki plików mogą być łatwo rozpoznane i usunięte poprzez narzędzie Inspektor dokumentów.
Jednakże owa zmiana stwarza problem dla użytkowników pakietu Office 2003, gdyż nie są oni w stanie otworzyć plików zapisanych programami Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007 oraz PowerPoint 2007.
W momencie, kiedy próbujemy otworzyć plik z rozszerzeniem np. .docx za pomocą aplikacji Word 2003 ukazuje się informacja:
Na szczęście istnieje kilka sposobów na otwarcie plików zapisanych w nowym formacie nie posiadając pakietu Office 2007. Najprostszym jest zainstalowanie programu FileFormatConverters. Ta darmowa aplikacja została przygotowana przez firmę Microsoft i można ją pobrać ze strony internetowej producenta. Oczywiście dostępna jest również w dziale Uaktualnienia - pobieramy klikając stosowny link.
Zapisujemy plik na dysku, a następnie instalujemy program.
Od teraz wszystkie dokumenty zapisane przy pomocy programów Word 2007, Excel 2007 oraz Power Point 2007 są kompatybilne z pakietem Microsoft Office 2003. Zainstalowana aplikacja pozwala na otwieranie dokumentów, ich edycję, a także zapis w nowych formatach (.docx .xlsx .pptx).
Istnieją też inne metody na otwieranie plików zapisanych w nowych formatach nie posiadając najnowszej wersji pakietu Office.
W przypadku plików prezentacji multimedialnych .pptx możemy skorzystać z oprogramowania Microsoft Office PowerPoint Viewer 2007, które umożliwia przeglądanie w pełni funkcjonalnych prezentacji utworzonych w programie PowerPoint 97 i jego nowszych wersjach. Możemy pobrać je za darmo ze strony Microsoft.
Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy nie mamy dostępu do konta administratora np. w szkole, w kawiarenkach internetowych - przez co nie możemy instalować wyżej wymienionych programów. Wtedy z pomocą przychodzą nam rozmaite serwisy internetowe pozwalające na konwersję online formatu pliku. Najczęściej wspomniana zmiana przebiega według następującego schematu:
- podajemy własny adres e-mail,
- wysyłamy plik na serwer,
- natychmiast lub po upływie podanego na danej stronie czasu otrzymujemy plik w pożądanych formacie.
Dzięki wymienionym sposobom możemy uzyskać dostęp do plików zapisanych w nowych formatach bez potrzeby instalowania najnowszej wersji pakietu - Office 2007.
