Power Automate jest jedną z bardziej niedocenianych usług oferowanych w ramach dzierżawy Microsoft 365. Aplikacja umożliwiająca tworzenie logicznych działań systemu w oparciu o podejście low-code jest integralną składową środowiska automatyzacji procesów znaną pod nazwą Power Platform.
Power Automate umożliwia administratorom systemów i mniej zaawansowanym technicznie użytkownikom tworzenie przepływów automatyzujących codzienne zadania zarówno w środowisku chmurowym, jak i w środowisku lokalnym. Jako przykłady możemy wyróżnić:
- Automatyzacje biznesowych przepływów dokumentów;
- Wysyłanie automatycznych powiadomień po ukończonych etapach procesów;
- Przetwarzanie danych z ponad 500 źródeł oferowanych przez Microsoft;
- Automatyzacje zadań na komputerach lokalnych oraz jednostkach serwerowych;
- Zarządzanie danymi Sharepoint oraz Onedrive;
- Zarządzanie obiektami Microsoft 365 dla firm;
- Wywoływanie skryptów.
Usługa może być licencjonowana w oparciu o 2 modele: Plan power automate rozliczany na podstawie ilości użytkowników znajdujących się w obrębie organizacji, 15$ per użytkownik; lub Plan oparty na ilości przepływów — w tym przypadku plan zaczyna się od 500$ oraz gwarantuje 5 przepływów w organizacji.
Jak zacząć przygodę z Power Automate?
Aby otrzymać licencje w wersji trial, należy przejść do strony oraz wybrać „Rozpocznij bezpłatnie” https://powerautomate.microsoft.com/pl-pl/.
Następnie po wprowadzeniu adresu użytkownika w obrębie dzierżawy ponownie wybieramy „Rozpocznij bezpłatnie”. Zostaniemy przekierowani do formularza wymagającego logowania użytkownika, dla którego dokonujemy aktywacji licencji.
Po zalogowaniu użytkownika nastąpi powrót do formularza. Po wybraniu „Rozpocznij” do naszej dzierżawy zostaną przydzielone testowe licencje Power Automate.
Po aktywacji testowych licencji akcja nie musi być wykonywana ponownie przez innego użytkownika — do dzierżawy zostanie przypisanych 10000 testowych licencji Power Automate, które mogą zostać przypisane do użytkowników z poziomu center administratora Microsoft 365.
Użytkownik zostanie przekierowany do panelu administracyjnego Power Automate.
Aplikacja od tej pory dostępny będzie z poziomu konta użytkownika za pośrednictwem https://office.com w lewym panelu nawigacji użytkownika.
W Panelu nawigacji po lewej stronie możemy znaleźć następujące zakładki:
- Czynności do Wykonania — Przedstawia stan zatwierdzeń utworzonych wcześniej przepływów biznesowych.
- Moje Przepływy — podstawowe narzędzie prezentujące przepływy chmurowe, przepływy wykonane w środowisku desktop, przepływy procesów biznesowych oraz udostępnione przepływy dla posiadanego użytkownika przez innych.
- Utwórz — przestrzeń, w której rozpoczynamy tworzenie przepływów chmurowych oraz procesów biznesowych.
- Szablony — dostępne szablony popularnych rozwiązań.
- Łączniki — ponad 500 łączników źródeł danych Microsoft oraz aplikacji zewnętrznych; rozróżniamy łączniki darmowe oraz premium.
- Dane — zakładka odpowiadająca za pracę z łącznikami, istniejącymi połączeniami, bramami, za pomocą których pobierane są dane.
- Monitor — sekcja dzieli się na 3 podgrupy; dla każdej podgrupy otrzymujemy logi wywołania flow.
- Działanie przepływu chmur.
- Przebiegi przepływów pulpitu.
- Maszyny.
- AI Builder — funkcja usługi Power Platform umożliwiająca tworzenie inteligentnych przepływów w oparciu o gotowe rozwiązanie AI.
- Process Advisor — umożliwia analizę wcześniej utworzonych procesów biznesowych a następnie w oparciu o dane — rekomendacje systemowe oraz rozwiązywanie wąskich gardeł procesu.
- Rozwiązania — procesy utworzone za pomocą rozwiązań możliwe są do przeniesienia do innych środowisk.
- Poznaj — zakładka zawierająca dokumentację na temat produktu.
Budowa Chmurowego Flow Power Automate.
Aby utworzyć flow, przechodzimy do wcześniej wspomnianej zakładki 
.
Kolejnym krokiem będzie wybranie interesującego typu flow. W przypadku chmurowego typu możemy rozpocząć od jednego z pierwszych 3 rozwiązań.
- Zautomatyzowany przepływ w chmurze — wyzwalany na podstawie określonego zdarzenia.
- Błyskawiczny przepływ w chmurze — wyzwalany na podstawie przycisku.
- Zaplanowany przepływ w chmurze — wyzwalany cyklicznie w określonych ramach czasowych.
Zadaniem przykładowego flow będzie przesłanie powitalnej wiadomości do użytkownika w organizacji wraz informacjami wdrożenia, które otrzymuje każdy nowy pracownik na podstawie dodania go odpowiedniej grupy wskazującej na dział, w którym pracuje. Będzie to proces odbywający się automatycznie, dlatego najlepszym typem będzie zautomatyzowany przepływ w chmurze.
Po wybraniu odpowiedniego typu otrzymujemy dostęp do okna wymagającego określenia nazwy przepływu oraz wyzwalacza.
Określam nazwę przepływu oraz wybieram wyzwalacz, który uruchomi flow po dodaniu członka do wybranej grupy.
Utworzone flow prezentuje nam okno pustego wyzwalacza oraz listę rozwijaną, z której możemy wybrać po dodaniu użytkownika, do której grupy chcemy wyzwolić dalsze działania. W tym przypadku będzie to grupa M365 „Administracja”.
W wyszukiwarce wyszukujemy grupy Office 365 oraz wybieramy wyzwalacz dla nowego członka.
Kolejnym elementem wymaganym do utworzenia flow jest operacja przez nas pożądana do wywołania po spełnieniu warunku wyzwalacza. Dodajemy ją za pomocą przycisku „Nowy krok”.
W panelu nowej operacji możemy określić kolejno warunek zawierający logiczną informację o ilości pętli do wykonania lub sprawdzający wartości wprowadzonych danych przez poprzednie części flow, a następnie na tych danych sterować dalszym biegiem przepływu (https://docs.microsoft.com/pl-pl/power-automate/desktop-flows/actions-reference/flowcontrol) lub akcje do wykonania na obecnym etapie flow.
W tym przypadku nasz wyzwalacz wskazuje na usunięcie oraz dodanie użytkownika do grupy, dlatego też musimy za pomocą kontroli dostosować go do naszego zapotrzebowania, czyli sytuacji, w której flow prześle wiadomość mailową tylko podczas dodawania użytkownika.
Wybieramy warunek kontroli flow, przechodząc do pierwszego kafla „Kontrola”.
Następnie dodajemy warunek pozwalający na wprowadzenie badania danych wejściowych według naszych założeń.
Interesująca nas wartość to „@removed”, dla której sprawdzać będziemy wartość, tak aby wywołanie dalszych kroków wystąpiło jedynie po dodaniu nowego użytkownika.
Po określeniu dynamicznej wartości tworzymy dalszą część warunku. Na podstawie różnych wartości wyrażenia flow będzie wybierało odpowiednie ścieżki.
Do przesłania maila musimy odpowiednio wcześniej pobrać w sposób dynamiczny adres mailowy dodanego użytkownika, dlatego wykonujemy pobranie danych profilu na podstawie unikalnego ID otrzymanego w kroku pierwszym. Korzystając z możliwości dodania kroku pomiędzy już wcześniej utworzonymi kaflami, naciskamy + widoczny poniżej.
Wybieramy dodanie nowej akcji.
Wybieramy pobranie profilu użytkownika oraz jako UPN wskazujemy na dynamiczną zmienną ID.
Ostatnim krokiem będzie dodanie akcji dla momentu, kiedy warunek jest spełniony. W tym przypadku będzie to krok „jeżeli nie”, ponieważ pomijamy sytuacje w której wskazany wcześniej parametr oznacza status usuniętego użytkownika.
Dodajemy do flow zakończenia do ścieżki, w której użytkownik został usunięty.
Określamy akcję jako powodzenie.
Jako akcję w przypadku spełnienia warunku dla użytkownika dodajemy „Wyślij wiadomość E-mail (V2)”.
Akcja wymaga od nas określenia 3 parametrów:
- DO — odbiorcy wiadomości;
- Temat — Temat wiadomości mailowej;
- Treść — Zawartość maila.
Pole „DO” w założeniu wskazywać ma na dynamicznie pobrany adres w kroku nr 2.
Temat oraz treść wypełniane są statycznie informacjami dla pracowników działu „Administracja”.
Treść maila zostaje osadzona przy pomocy wcześniej stworzonego kodu HTML.
Po zapisaniu flow możemy przejść do testów. W prawym górnym rogu widoczna jest ikona „Test”. Po jej naciśnięciu uwidocznione zostaną 2 typy możliwych testów:.
- Ręczny — test ręczny jest to wykonanie wyzwalacza (w tym przypadku dodanie użytkownika do grupy).
- Automatyczny — jest możliwy do wykonania po wcześniejszym uruchomieniu flow, czyli po wykonaniu np. testu ręcznego.
Test ręczny:
Test automatyczny.
Użytkownik po dodaniu do grupy oraz poprawnym wywołaniu utworzonego flow otrzyma powiadomienie mailowe z zawartym kodem HTML umieszczonym w treści wiadomości.
