Usługa SharePoint, podobnie jak OneDrive dla Firm, pozwala na umieszczanie dokumentów w chmurze. Jaka jest jednak różnica między przechowywaniem dokumentów w OneDrive dla Firm a w Witrynie zespołu usługi SharePoint? Zasadnicza różnica polega na tym, że umieszczając pliki w OneDrive, dostęp mamy do nich tylko my, dopóki rzecz jasna ich nie udostępnimy, natomiast witryna zespołu SharePoint to miejsce, w którym użytkownicy mogą współpracować nad projektami i w tym celu współdzielą umieszczone w witrynie pliki. Jeśli więc witryna SharePoint ma status publiczny, każdy użytkownik naszej organizacji będzie mieć wgląd w jej zawartość.
Po przejściu do witryny zespołu, w lewym menu wybieramy Dokumenty. Wyświetli się nam lista dostępnych plików podobna do tej z OneDrive. Do naszej dyspozycji oddano następujące opcje:
- Nowy - utworzenie nowego dokumentu Word, skoroszytu Excel, prezentacji PowerPoint, notesu OneNote, formularza Excel lub linku.
- Przekaż - dodawanie nowego pliku lub folderu z lokalnego dysku.
- Synchronizuj - możemy dokonać synchronizacji z aplikacją OneDrive.
- Eksportuj do programu Excel - możemy eksportować zawartość witryny do programu Excel.
- Przepływ - możemy ustawić nowy przepływ pracy i zarządzać obecnymi. Możemy m.in. automatycznie dodać dla wybranego elementu zadanie w Outlooku lub kopiować pliki między usługą OneDrive a SharePoint.
- Prześlij mi alert - możemy ustawić powiadomienie (e-mail lub SMS) o zmianach w obecnych dokumentach i dodaniu nowych plików w witrynie zespołu.
Możemy filtrować znajdujące się w witrynie dokumenty oraz zmieniać ich widok z listy na kafelki. Mamy również wgląd w ostatnio dokonane zmiany. Wszystko po to, aby zapewnić jak najlepszą przejrzystość. W usłudze SharePoint mamy możliwość umieszczania wielu plików i ich szybkiego odnajdywania.
Jeśli więc chcemy dany plik zachować tylko dla siebie, lub mieć możliwość decydowania o tym, komu go udostępniamy, powinniśmy skorzystać z usługi OneDrive, bowiem jak już wspomniano, wszystko, co udostępnimy w Witrynie zespołu, będzie dostępne dla każdego jej członka. Organizowanie plików w witrynie SharePoint wygląda w zasadzie identycznie jak w usłudze OneDrive. Zasoby witryny zespołu możemy również synchronizować z aplikacją OneDrive zainstalowaną na naszym komputerze.
