OneDrive dla Firm jest dyskiem w chmurze zorientowanym na pracę w zespołach. Możemy w nim przechowywać pliki dostępne tylko dla nas, pliki dostępne dla członków organizacji lub nawet dla osób z zewnątrz, którym wysyłamy link (lub - jeśli na to zezwolimy - które otrzymały link od kogoś innego). Zarówno prawa dostępu, jak i możliwość edycji każdego pliku możemy samodzielnie i w prosty sposób przydzielać wybranym osobom lub grupom. Możemy również ustalać zasady, które będą tych plików dotyczyły. Dziś zajmiemy się udostępnianiem plików osobom spoza firmy - pokażemy, jak wysłać link do pliku (w przeciwieństwie do np. wysłania pliku jako załącznik drogą mailową, udostępniony z OneDrive dla Firm plik nadal znajduje się na naszym dysku w chmurze i nie jest tworzona jego kopia) oraz jak ustawić wszystkie możliwe parametry, by dostęp otrzymały właściwe osoby, a dane pozostawały bezpieczne.
Jak udostępnić pliki osobom spoza firmy w OneDrive dla Firm?
- Kierujemy wskaźnik myszy na plik, który chcemy udostępnić i klikamy ikonę pionowego wielokropka. Wysunie się nowe menu kontekstowe, z którego wybieramy opcję Udostępnij.
- Przed nami nowe menu dialogowe - Wyślij link. Domyślne ustawienie pozwala wyświetlić i edytować plik każdemu, komu udostępnimy link. Gdy plik ma charakter poufny, jest to ustawienie niebezpieczne - istnieje ryzyko, że link wraz z prawami do podglądu i edycji może trafić w niepowołane ręce. Właściwości te można jednak zmienić. Klikamy ikonę strzałki w dół:
- Otworzy się nowe menu kontekstowe - Ustawienia linku. Tu możemy zdecydować, dla kogo ma działać ten link. Gdy pozostawimy opcję Wszyscy, możemy jeszcze ustalić, czy odbiorcy linku będą mogli edytować plik (domyślnie włączone jest ustawienie Zezwalaj na edytowanie) oraz kiedy link do pliku przestanie być aktywny (pole Ustaw datę wygaśnięcia możemy kliknąć, by wybrać datę). Gdy odpowiadają nam tak skonfigurowane opcje dostępu, klikamy przycisk Zastosuj.
- Bezpieczniejszą opcją są jednak Określone osoby - jej zaznaczenie powoduje utworzenie linku, za pomocą którego tylko określone przez nas osoby mogą uzyskać dostęp do pliku. Jeśli wybierzemy tę opcję i klikniemy Zastosuj, musimy wprowadzić imiona/nazwiska lub adresy e-mail osób, które mają zyskać dostęp. Także tutaj możemy ustalić, czy możliwa będzie edycja plików (domyślnie włączone jest ustawienie Zezwalaj na edytowanie, które możemy ewentualnie odznaczyć).
- Samoczynnie powróciliśmy do głównego menu Wyślij link. Jako że dostęp do pliku mają w tym ustawieniu tylko wybrane osoby, musimy je teraz wybrać. W tym celu klikamy pole tekstowe Wprowadź nazwę lub adres e-mail, wpisujemy dane i odpowiednie osoby zaznaczamy z podpowiedzi. Mogą to być osoby z naszej organizacji lub spoza niej, jednak muszą się one znajdować na naszej liście kontaktów. Pod spodem możemy też dołączyć wiadomość (opcjonalnie).
- Niezależnie, czy wybraliśmy wcześniej opcję Wszyscy czy też Określone osoby, oprócz podania odbiorców w polu Wprowadź nazwę lub adres e-mail link można udostępnić jeszcze na dwa inne sposoby:
- Kopiuj link: kliknięcie tego przycisku wygeneruje link (adres URL), który następnie możemy skopiować i wkleić w dowolnym miejscu, np. w Skype, na Facebooku czy w osobnym oknie klienta poczty.
- Program Outlook: kliknięcie tego przycisku otworzy z kolei na nowej karcie przeglądarki aplikację Outlook z wklejonym do treści wiadomości linkiem. Teraz wystarczy w polu Do wpisać adres/adresy mailowe współpracowników i kliknąć Wyślij.
Poradnik ten dotyczył różnych możliwości udostępniania plików osobom spoza firmy w OneDrive dla Firm. W naszym dziale porad dla Office 365 na portalu CentrumXP możecie też sprawdzić, jak za pomocą tego samego narzędzia udostępniać pliki współpracownikom.
