Planując spotkania w Kalendarzu w usłudze Exchange, mamy możliwość zapraszania innych uczestników, a jeżeli jest to spotkanie fizyczne, to także możemy zarezerwować pomieszczenie, w którym chcemy je przeprowadzić. Zwykle aplikacja Outlook wymaga od nas znajomości nazwy sali lub pomieszczenia, których chcemy użyć do spotkania. Nie zawsze i nie każdy jednak zna z nazwy wszystkie pokoje w naszych biurach. Warto w takiej sytuacji skonfigurować funkcję Wyszukiwanie pokojów (Room Finder), za pomocą której każdy będzie mógł w łatwy sposób przejrzeć wszystkie pomieszczenia we wszystkich budynkach, które skonfigurujemy. W tym poradniku pokazujemy zatem, jak krok po kroku utworzyć nowy budynek i dodać do niego pokoje oraz sale konferencyjne.
Jak utworzyć nowy budynek/listę pomieszczeń i dodać do niej pokoje w Exchange Online?
- W pierwszej kolejności uruchamiamy PowerShell na prawach administracyjnych.
- Następnie wywołujemy następujące polecenie:
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement - Gdy wyświetli się zapytanie, wpisujemy literę Y oraz naciskamy klawisz Enter.
- W kolejnym kroku wywołujemy instrukcję Import-Module ExchangeOnlineManagement.
- Teraz musimy się zalogować jako administrator globalny:
wpisujemy zatem polecenie
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName nazwa.uzytkownika@domena.pl
W miejsce nazwa.uzytkownika@domena.pl wpisujemy pełny login administratora. - Po potwierdzeniu klawiszem Enter pojawi się klasyczne okienko logowania, w którym należy podać hasło do konta.
- Teraz tworzymy nową grupę dystrybucyjną, która będzie listą pokoi (budynkiem):
New-DistributionGroup 'NazwaListyPokoi' -RoomList -Members $Members
W miejsce NazwaListyPokoi wpisujemy dowolną nazwę, która wyświetlana będzie w Outlooku użytkownikom. - Na koniec przypisujemy odpowiednie pokoje do wyżej wymienionej listy:
Add-DistributionGroupMember 'NazwaListyPokoi' -Member pokoj@domena.pl
W miejsce NazwaListyPokoi wpisujemy nazwę użytą podczas tworzenia listy.
W miejsce pokoj@domena.pl wpisujemy adres e-mail skrzynki pocztowej pokoju lub sali konferencyjnej. - Jeżeli do budynku/listy chcemy dodać więcej pokoi, to powtarzamy krok 8, podając adres e-mail kolejnego pokoju.
- Po zakończeniu dodawania pokoi zamykamy PowerShell. Zmiany w Outlook będą widoczne po kilkunastu godzinach, niekiedy konieczne jest odczekanie nawet 72 godziny.
Jak utworzyć nową salę konferencyjną lub pokój w Microsoft 365?
Szczegółowo i krok po kroku opisaliśmy tę czynność w poradzie: Jak utworzyć salę konferencyjną w Microsoft 365?
Jak wyszukać pomieszczenia za pomocą funkcji Room Finder w Outlooku?
- Otwieramy aplikację Outlook i przechodzimy do Kalendarza.
- Klikamy przycisk Nowe zdarzenie.
- Wypełniamy wszystkie szczegóły wydarzenia, a następnie u dołu klikamy pole Wyszukaj pokój lub lokalizację (w aplikacji desktopowej klikamy pole Lokalizacja).
- Z rozwiniętej listy podpowiedzi wybieramy polecenie Przeglądaj za pomocą wyszukiwania pomieszczeń.
- Właśnie teraz po prawej stronie wyświetlona zostanie funkcja Room Finder. Za pomocą pola Budynek możemy odszukać wcześniej utworzony budynek/listę pokoi.
- Po wybraniu budynku, u dołu wyświetlone zostaną wszystkie sale i pomieszczenia, które do niego przypisaliśmy.
