Excel wypełniony jest ciekawymi funkcjami, które tylko czekają na użycie. W tym artykule zebraliśmy dla Was piątkę takich, które na pewno okażą się przydatne. Postawiliśmy na dwie cechy - komunikatywność i praktyczność. Innymi słowy funkcje te pozwolą nam uzyskać lepszy (nowy i dodatkowy) wgląd w istniejące dane i uprościć sobie życie, jednym czy dwoma kliknięciami załatwiając to, co normalnie zajęłoby nam dużo więcej czasu.
Wykresy przebiegu w czasie
Wykresy przebiegu w czasie to miniwykresy umieszczone w pojedynczych komórkach. Funkcja ta zadebiutowała w Excelu 2010, dostarczając prostą wizualizację trendów w pojedynczym arkuszu. Z założenia nie są one tak duże, jak standardowe wykresy, ale właśnie ta oszczędna, lakoniczna forma jest ich znakiem rozpoznawczym. Wykresy przebiegu w czasie dają szybki wgląd wszędzie tam, gdzie przez dany okres pojawiają się zmienne wyniki, np. sprzedaży określonego produktu. Co najważniejsze, ich użycie jest banalnie proste i z pewnością urozmaici wygląd naszego arkusza.
Jak wstawić taki wykres? Zaznaczamy komórkę, w której ma się on znajdować, i ze wstążki Wstawianie wybieramy jedną z trzech opcji w sekcji Wykresy przebiegu w czasie. Może to być wykres liniowy (na naszym zrzucie ekranu), kolumnowy lub zysk/strata. Następnie wprowadzamy zakres danych i ewentualnie dostosowujemy wygląd wykresu, w tym jego styl, wyświetlane punkty i kolory.
Formatowanie warunkowe
Tej funkcji na pewno nie mogło zabraknąć w takim zestawieniu. Formatowanie warunkowe umożliwia przedstawienie trendów danych i wyróżnienie ważnych wartości za pomocą pasków, kolorów i ikon. Tabela nie musi do nas przemawiać samymi cyferkami. Dzięki formatowaniu warunkowemu możemy błyskawicznie stworzyć "mapy ciepła", które uwidaczniają względnie niskie i wysokie wartości. Dzięki temu tabela staje się pełną kolorów planszą, na której z łatwością możemy odkrywać trendy - nawet bez patrzenia na liczby. Oprócz kolorów możemy też użyć pasków, których długość symbolizuje wartość, oraz ikon - kierunków, kształtów i wskaźników.
Aby spersonalizować w ten sposób nasze dane, zaznaczamy pożądany obszar i ze wstążki Narzędzia główne wybieramy Formatowanie warunkowe. Z menu, które się wysunie, wybieramy Paski danych, Skale kolorów lub Zestawy ikon. Każda z tych sekcji ma gotowe proponowane ustawienia, które możemy podejrzeć na żywo, najeżdżając na nie wskaźnikiem myszy. Co więcej, na każdą komórkę można nanosić więcej niż jeden typ formatowania, choć z tym lepiej nie przesadzać, bo trudniej będzie uzyskać jasny wgląd.
Tabela przestawna
Tabela przestawna to narzędzie analityczne arkusza kalkulacyjnego, które pozwala nam wybierać i filtrować dane, przestawiać kolumny oraz wiersze z danymi, aby uzyskać bardziej przejrzysty i użyteczny układ, ale bez konieczności naruszania źródłowego zakresu danych. Tabele przestawne umożliwiają uzyskanie informacji, które w skomplikowanym i wielowymiarowym zakresie danych są niewidoczne lub trudne do wyciągnięcia.
Dzięki tabeli przestawnej możemy sprawdzić zależności między poszczególnymi kolumnami. W naszym przykładzie zobaczymy, jaka była wartość szkoleń, czemu były one poświęcone oraz jacy szkoleniowcy je prowadzili.
Funkcja JEŻELI
Funkcja JEŻELI pozwala nam porównać logicznie wartości z postawionym warunkiem. Jak sama nazwa wskazuje, jeżeli dana wartość będzie zgodna z warunkiem (np. będzie większa od innej wartości), wówczas zostanie to potwierdzone. Jeśli nie - otrzymamy zaprzeczenie. Warunki mogą być bardzo złożone, a także możemy je łączyć - również dla wielu komórek jednocześnie. Możliwości wykorzystania funkcji JEŻELI są naprawdę ogromne. Dziś skupimy się na jednym przykładzie w połączeniu z funkcją ORAZ.
W naszym przykładzie wcielamy się w rolę sprawdzającego egzaminy i tworzymy listę dla studentów. Przeprowadziliśmy dwa testy i aby uzyskać zaliczenie, student musiał w obu uzyskać wynik wyższy niż 30. Oczywiście moglibyśmy to sprawdzać ręcznie i tak też wpisywać ZALICZONE/NIEZALICZONE w zależności od wyniku. Gdy jednak lista studentów jest długa, a egzaminów również spora ilość, Excel zrobi to za nas. Dla pierwszego wiersza wpisujemy więc w pasku formuły =JEŻELI(ORAZ(B2>30;C2>30); "ZALICZONE"; "NIEZALICZONE"). B2 i C2 to wyniki testu pierwszego ucznia. Oba jednocześnie muszą być większe niż 30 i wtedy wyświetli się "ZALICZONE". Gdy oba te warunki nie zostaną spełnione, wyświetli się "NIEZALICZONE". Oczywiście możemy dowolnie zmieniać warunki. Zatwierdzamy przyciskiem Enter i przeciągamy formułę w dół na pozostałe komórki.
Wklejanie specjalne
Excel już na długo przed zapanowaniem mody na AI działał na swój sposób inteligentnie. Kiedy zaznaczymy obszar komórek z aktywnymi formułami, skopiujemy go i wkleimy w innym miejscu, nowe formuły zostaną zaktualizowane - dane o komórkach zmienią się dynamicznie, przez co nie będą się ciągle odwoływać do początkowych adresów. Z drugiej strony podczas zwykłego kopiuj/wklej nie zostaje skopiowana szerokość kolumn źródłowych i musimy zmieniać ją ręcznie. Na szczęście te i wiele innych opcji wklejania możemy dopasować ad hoc.
Gdy już skopiowaliśmy jakąś zawartość, klikamy strzałkę w dół pod przyciskiem Wklej na karcie Narzędzia główne. Do wyboru mamy wiele opcji wklejania, np. samych wartości (nie będą one obliczane dynamicznie, ale zapisane na sztywno), z zachowaniem formatowania lub z wprowadzeniem transpozycji, co niejako obraca tabelę o 90 stopni.
Jak zdobyć aplikację Excel?
Program Excel jest częścią pakietu Office i planów Microsoft 365 dostępnych w Sklepie CentrumXP:
