Wprowadzenie RODO przez Unię Europejską w wielu firmach zapoczątkowało zmianę w spojrzeniu na kwestię prywatności. Po pierwsze, za przykładem UE idą kolejne kraje i stany, a po drugie - wzrosła świadomość konsumentów w zakresie prywatności i ochrony danych. Przykłady? Forrester podaje, że 43% amerykańskich konsumentów skłonnych jest zrezygnować z transakcji online, jeśli w zasadach prywatności znajdą coś, co im się nie podoba. Widzimy wyraźnie, że prywatność stała się głównonurtowym trendem, a Microsoft stara się na niego odpowiedzieć, dodając do swojej oferty kolejne narzędzia.
Uproszczone zarządzanie zgodnością i prywatnością
W przypadku Microsoft 365 służy do tego centrum zgodności (compliance center). Jest to specjalistyczna przestrzeń robocza, w której możemy zyskać dostęp do rozwiązań, pozwalających oszacować ryzyko związane ze zgodnością poprzez narzędzie Compliance Manager, chronić dane dzięki funkcjom, takim jak Data Governance, i odpowiadać na wezwania regulacyjne z Data Subject Requests. Narzędzia te dedykowane są specjalistom od zgodności i bezpieczeństwa i służą do centralnego zarządzania usługami Microsoft 365. Nowe doświadczenie centrum zgodności udostępniane jest od dzisiaj.
Nieustanna ochrona wrażliwych danych na różnych platformach
Są to możliwości spod szyldu Microsoft Information Protection, które pozwalają użytkownikom klasyfikować zawartość i dodawać etykiety do dokumentów i e-maili bezpośrednio z aplikacji Office na komputerach Mac (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) i mobilnych aplikacji Office (Word, PowerPoint, Excel na iOS i Androida). Przykładowo, jeśli użytkownik na komputerze Mac doda etykietę "wysoce poufny" do dokumentu Word, nad którym pracuje, to aplikacja zastosuje odpowiednie dla tej klasy zasady ochrony, takie jak dodanie szyfrowania, ograniczenia dostępu i/lub wizualne oznakowanie.
Wglądy i drobiazgowa kontrola nad ładem danych
Microsoft rozszerza analitykę etykiet, pozwalając klientom analizować i szacować, w jaki sposób wrażliwe i ograniczające etykiety są używane w danych zarówno z Office 365, jak i z zewnątrz. Nowe możliwości analityczne udostępniane są na razie w wersji preview. Inne zmiany pod szyldem Advanced Data Governance obejmują migrowanie konfiguracji zasad do Office 365.
Redukcja ryzyka dzięki wbudowanym możliwościom eDiscovery
Mając do czynienia ze sporami i dochodzeniami, utrzymywanie na miejscu większej ilości treści może pomóc zredukować koszta i ryzyko powiązane z obsługą wrażliwych danych. Nowe możliwości w obszarze Advanced eDiscovery pomogą użytkownikom w komunikacji (np. z pracownikami związanymi ze sprawą lub dochodzeniem), izolacji zawartości związanej ze sprawą do formy statycznego zestawu danych czy używaniu nowych możliwości redagowania i przeglądu, by zmodyfikować wrażliwe części dokumentów przed ich wyeksportowaniem.
Nadzorowanie zgodności w Microsoft Teams
Branże prowadzące działalność regulowaną, np. usługi finansowe, potrzebują możliwości monitorowania i audytowania komunikacji dla specyficznych ról w organizacji. Teraz funkcja Supervision obsługuje zawartość z Microsoft Teams i daje dodatkowe możliwości flagowania wrażliwych typów danych i ofensywnych klasyfikatorów językowych. Dla klientów z USA Microsoft dodał zestaw zapewniający zgodność z regulacją SEC 17a-4.
Microsoft ze swoimi usługami był zgodny z RODO na długo przed jego wprowadzeniem i z wyprzedzeniem udostępnił klientom narzędzia, które pozwalają również im uzyskać taką zgodność. RODO to oczywiście dopiero początek, a podobne regulacje będą powoli powstawać w wielu innych regionach.
