Aplikacja Microsoft Teams posiada rozbudowaną sekcję Pliki. Jest ona zasadniczo podzielona na dwa panele. Pierwszy z nich zawiera wyszukiwarkę plików, opcje widoków oraz magazyny w chmurze. Drugi to niejako menedżer plików posiadający opcje sortowania i oferujący narzędzia do podglądu, edycji oraz wykonywania podstawowych działań na plikach znajdujących się na dyskach w chmurze. Poniżej przedstawimy najważniejsze sekcje i ich możliwości w kontekście pracy z plikami.
Wyszukiwarka w Microsoft Teams
Zaczniemy od wyszukiwarki. W polu Wyszukiwanie możemy wpisać fragment nazwy pliku, który pamiętamy, np. "reklamy". Możemy też skorzystać z dodatkowych filtrów, klikając ikonę Filtr. Znajdziemy tam opcje, takie jak Zespół, Typ pliku oraz Zmodyfikowane przez. W naszym przypadku pamiętamy, że był to plik tekstowy, dlatego też wybieramy taki typ pliku i klikamy Filtr. Nasz plik pojawił się na liście.
Rezultaty wyszukiwania można kliknąć, by od razu otworzyć plik. W przypadku dokumentów Office można je otwierać i edytować bezpośrednio w tym samym oknie Microsoft Teams. Inne pliki (jak np. dokumenty txt) zostaną otwarte w osobnych aplikacjach, jak np. Notatnik.
Widoki
Microsoft Teams oferuje nam kilka widoków plików.
- Ostatnie - są to ostatnio modyfikowane lub otwierane przez nas pliki.
- Microsoft Teams - pliki do których mamy dostęp.
- Pobrane - lista plików pobranych na nasz komputer lub znajdujących się w trakcie pobierania. Gdy chcemy pobrać plik znajdujący się w Microsoft Teams, ten zapisuje się domyślnie w systemowym folderze Pobrane, do którego prowadzi też widoczny w tym widoku przycisk.
Każdy z widoków pozwala sortować pliki według typu, nazwy, daty modyfikacji oraz lokalizacji. By zastosować któryś z tych sposobów sortowania, wystarczy kliknąć jego nazwę.
Magazyn w chmurze
W sekcji tej wyświetlane są wszystkie nasze dyski w chmurze połączone z Microsoft Teams. Domyślnie znajduje się tam tylko nasz OneDrive dla Firm, jednak możemy dodać kolejne dyski - w tym celu klikamy przycisk Dodawanie miejsca w chmurze. Po jego kliknięciu wybieramy dostawcę dysku w chmurze. W naszym przypadku będzie to Google Drive.
Otworzy się wówczas okienko logowania do magazynu w chmurze, który chcemy dodać do Microsoft Teams. Jako że dodajemy Google Drive (Dysk Google), wprowadzamy nasz adres e-mail lub telefon i klikamy Dalej.
Następnie wprowadzamy hasło i znów klikamy Dalej.
Ostatnim krokiem jest zezwolenie naszej aplikacji Microsoft Teams na wyświetlanie plików na Dysku Google i zarządzanie nimi. Klikamy teraz przycisk Zezwól.
Nasz Dysk Google został już podpięty do Microsoft Teams i możemy zacząć pracę z zapisanymi na nim plikami.
Praca z plikami
Zasadniczą częścią niniejszego poradnika jest praca z plikami. Microsoft Teams sprawuje się świetnie nie tylko jako centrum plików pozwalające eksplorować i wyszukiwać treści pochodzące z naszych zespołowych i prywatnych źródeł, ale także je uruchamiać i edytować. By wyświetlić listę akcji dla wybranego pliku, klikamy znajdującą się obok niego ikonę wielokropka (Więcej opcji).
Jako że zaznaczyliśmy plik będący dokumentem Excela, mamy do wyboru kilka opcji:
- Edytuj w aplikacji Microsoft Teams - pozwala edytować plik bezpośrednio w oknie aplikacji:
- Otwórz w aplikacji Excel Online - otwiera plik w przeglądarkowej aplikacji Excel Online:
- Otwórz w aplikacji Excel - otwiera plik w aplikacji Excel zainstalowanej na dysku komputera:
- Pobierz - pobiera plik do katalogu Pobrane:
- Pobierz link - pozwala uzyskać bezpośredni link do tego pliku:
Dodatkowo, kiedy znajdujemy się w widoku dysku w chmurze, po kliknięciu ikony wielokropka możemy wykonać na pliku takie operacje, jak otwarcie w macierzystej usłudze (np. Microsoft OneDrive, Google Drive itd.), pobieranie, przeniesienie, kopiowanie, usuwanie i zmiana nazwy.
